3.2.2.1. Đảm bảo về cơ sở vật chất làm việc, văn hóa công sở, phong cách lãnh đạo
Xây dựng cơ sở vật chất, hạ tầng tạo điều kiện cho công việc của người công chức. Đầu tư trang thiết bị, công cụ, dụng cụ làm việc phù hợp cho UBND các xã: Đây là việc cần làm thường xuyên, tuy nhiên ngay một lúc đòi hỏi thanh lý toàn bộ hệ thống máy tính cũ, trang bị máy tính mới thì sẽ rất khó khăn, trang bị mới dần trong các năm tới, trước mắt có thể lựa chọn lĩnh vực cấp bách nhất để thực hiện. Triển khai ứng dụng những tiến bộ của công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, điều hành công việc. Thường xuyên kiểm tra sửa chữa cải thiện cơ sở vật chất, chẳng hạn như bàn, ghế hỏng cần được sửa, máy vi tính,... Áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc để tiết kiệm thời gian và công sức cho công chức như: Phần mềm chấm công, phần mềm quản lý đào tạo...
Về văn hóa công sở cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức trong đội ngũ công chức về văn hóa công sở và tầm quan trọng của nó. Chú trọng đến công tác tuyên truyền miệng, gắn với công tác giáo dục chính trị tư tưởng, thực hiện hiệu quả việc học tập và làm theo tấm gương, đạo đức Hồ Chí Minh và phong trào thi đua xây dựng người cán bộ công chức “trung thành - tận
tụy - sáng tạo - gương mẫu”. Phát huy hiệu quả vai trò, trách nhiệm của cấp ủy và các tổ chức đoàn thể trong công tác tuyên truyền, vận động, giáo dục công chức. Bên cạnh đó các cơ quan, đơn vị cần xây dựng, hoàn thiện các quy định về văn hóa công sở, bao gồm: Quy định về trang phục, lễ phục, đeo thẻ chức danh công chức; quy định về văn hóa ứng xử nơi công sở, thái độ, tác phong giao tiếp trong đơn vị; quy định về tiếp và giải quyết công việc của công dân; quy định về kỷ luật, hội họp, hội thảo,… Đề cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong xây dựng và thực hiện văn hóa công sở. Cán bộ lãnh đạo, quản lý cần thường xuyên quan tâm, gương mẫu và nghiêm túc trong tổ chức thực hiện văn hóa cơ sở của cơ quan, đơn vị mình. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện văn háo công sở trong cơ quan, đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Chú trọng công tác biểu dương, khen thưởng, động viên công chức thực hiện tốt văn hóa công sở. Bổ sung việc thực hiện văn hóa công sở vào tiêu chí bình xét thi đua hằng năm.
Duy trì tốt công tác giao lưu văn hóa, văn nghệ, thể thao giữa các cơ quan. Đây là những hoạt động thiết thực trong nghỉ ngơi và tái tạo lại sức lao động của người công chức, mặt khác còn giúp học hỏi kinh nghiệm và tôn vinh nghề nghiệp qua các cuộc thi thuộc từng khối ngành, các cuộc thi về đạo đức nghề nghiệp, các vở diễn, các bài hát liên quan đến nghề nghiệp... góp phần hiểu biết lẫn nhau giữa các công chức, sự chia sẻ, cảm thông và hiểu biết lẫn nhau, giúp tạo ra một môi trường làm việc thân thiện. Người công chức khi cảm thấy ở nơi làm việc cũng như ở nhà sẽ cảm thấy yên tâm hơn trong công việc. từ đó tái tạo sức lao động tốt hơn, giúp họ sẵn sàng mang sức lực, trí tuệ để làm việc và cống hiến.
Xây dựng phong cách lãnh đạo công bằng, dân chủ, đây là một trong yếu tố tác động lớn tới hành vi của công chức. Thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với công chức, tôn trọng công chức, làm cho công chức thấy họ thực sự được quan tâm, thông qua các lời khen ngợi, động viên, khuyến khích, những lời thăm hỏi về cá nhân và gia đình. Người lãnh đạo là người sẽ duy trì, điều tiết mọi mối
quan hệ trong cơ quan, do lãnh đạo vừa là công việc vừa là nghệ thuật, cần phải nắm bắt được tâm lý của nhân viên, hoàn cảnh gia đình, trình độ chuyên môn từ đo có những ứng xử hợp lý trong công việc cũng như cuộc sống với nhân viên của mình Bên cạnh đó người lãnh đạo cũng cần mở rộng thêm những buổi giao lưu giữa cấp trên với cấp dưới, trao đổi những tâm tư nguyện vọng chính đáng thông qua những phản ánh trực tiếp, gián tiếp, qua đó giúp thỏa mãn được phần nào những mong muốn của đội ngũ công chức, thẳng thắn nhìn nhận những điểm mạnh, điểm yếu từ đó rút ra những chính sách quản trị nhân lực hợp lý. Cần luôn rộng lượng, gương mẫu thể hiện sự quan tâm đến nhân viên của mình, thường xuyên hỗ trợ họ hoàn thành tốt công việc được giao. Từ đó công chức khi được quan tâm sẽ có cảm giác gần giũ, tin tưởng ban lãnh đạo, họ sẽ nỗ lực làm việc và cống hiến hết mình cho cơ quan. Điều đó tạo ra những nhân viên không chỉ có trình độ chuyên môn cao mà còn là những người biết trân trọng các giá trị của cuộc sống.
3.2.2.2. Tiêu chuẩn hóa công chức cấp xã
Công chức cấp xã có vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền, vận động, tổ chức cho nhân dân thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước. Nâng cao năng lực đội ngũ công chức cấp xã sẽ quyết định đến bộ máy chính quyền cơ sở vận hành hiệu quả. Do đó việc xây dựng, thực hiện tiêu chuẩn hóa các chức danh công chức cơ sở là căn cứ cơ bản, chỗ dựa chủ yếu để triển khai các nhiệm vụ xây dựng đội ngũ công chức cấp xã, đáp ứng yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa.
Tiêu chuẩn hóa các chức danh công chức. Xuất phát từ tình hình thực tế, ban hành tiêu chuẩn công chức xã, với yêu cầu cao hơn về trình độ chuyên môn nghiệp vụ (khác với Quyết định số 04/2004/QĐ-BNV ngày 16/01/2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành quy định tiêu chuẩn cụ thể đối với cán bộ, công chức phường, xã).
Cần xác định rõ yêu cầu của địa phương mình, sau đó xây dựng kế hoạch cụ thể về từng chức danh, đưa ra các tiêu chí chuẩn hóa về trình độ cũng như phẩm
chất đạo đức cần phấn đấu đạt được từ đó hướng đội ngũ công chức tới mục tiêu mà huyện đề ra, để họ có động lực phát triển. Việc chuẩn hóa cần tiến hành từng bước không ồ ạt đề cao chất lượng để hướng tới sự đồng đều trong đội ngũ này. Tiêu chuẩn đưa ra ít nhất là phải bằng so với quy định nhưng cần cao hơn tiêu chuẩn như vậy mới có thể kích thích người công chức tiến lên.
3.2.2.3. Thực hiện đánh giá công chức
Phân loại và đánh giá công chức là khâu quan trọng đầu tiên của công tác tổ chức, đồng thời đó cũng là việc làm thường xuyên khi thực hiện các khâu khác nhau như quy hoạch, bố trí, bổ nhiệm, đào tạo, khen thưởng và kỷ luật công chức.
Việc đánh giá công chức dựa trên sự phân loại đội ngũ công chức đương chức một cách rõ ràng nhằm nắm chắc thực lực và làm cơ sở cho việc sắp xếp, bố trí hay đào tạo lại, bổ sung công chức. Do đó, muốn quy hoạch tốt phải đánh giá đúng công chức.
- Phân loại đánh giá công chức hành chính Nhà nước. + Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
+ Hoàn thành tốt nhiệm vụ
+ Hoàn thành nhiệm vụ nhưng còn hạn chế về năng lực
Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc tỉ mỉ và đầy đủ hơn. Bản hệ thống đánh giá thực hiện công việc sẽ phát huy tốt vai trò của nó nếu được trình bày dưới dạng các văn bản cụ thể với những thông tin mang tính định lượng, rõ ràng. Tuy nhiên không phải với bất kỳ một công việc nào trong bộ máy hành chính người ta đều có thể định lượng được các yêu cầu và chất lượng thực hiện công việc. Các công việc mang tính tác nghiệp có thể đưa ra được yêu cầu định lượng, song các công việc quản lý, điều phối thì rất khó đưa ra được yêu cầu định lượng. Để việc đánh giá thực hiện công việc được chính xác, các tiêu chuẩn được đưa ra dưới dạng văn bản viết, mức độ định lượng của các tiêu chuẩn tùy thuộc và nội dung, bản chất công việc của công chức. Yêu cầu chung đối với tất cả các tiêu chuẩn là đạt mức độ định lượng cao nhất nếu có thể. Để đánh giá
thực hiện công việc, cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá bao gồm các nội dung sau:
- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc bao gồm tiêu chuẩn đánh giá: Tương đối, tuyệt đối và tập trung đánh giá. Khi đánh giá phải đảm bảo hai yêu cầu: Các tiêu chuẩn gắn với công việc của từng công chức và những tiêu chuẩn đó phải thuộc phạm vi điều chỉnh cá nhân.
+ Đánh giá tương đối là so sánh kết quả đạt được của người này với kết quả đạt được của người khác trong cùng bộ phận. Dựa vào đó để biết ai là người thực hiện tốt nhất, ai là người thực hiện kém nhất.
+ Đánh giá tuyệt đối là so sánh kết quả đạt được của công chức với mục tiêu đặt ra. + Tập trung đánh giá là tùy thuộc vào đặc điểm công việc và loại hình của tổ chức mà tiêu chuẩn đánh giá có thể tập trung vào một trong ba yếu tố:
Thứ nhất, tập trung vào đặc tính người công chức như: Xem xét phẩm chất đạo đức người công chức đó như thế nào, người công chức đó có trung thành hay không..
Thứ hai, tập trung đánh giá vào hành vi của người công chức như: Ý thức chấp hành kỷ luật, thực hiện các quy định của tổ chức.
Thứ ba, tập trung vào kết quả thực hiện công việc như số lượng, chất lượng công việc.
- Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn: Đó chính là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ “tốt” hay “kém” trong việc thực hiện công việc của người công chức. Nói một cách cụ thể hơn, đó chính là việc ấn định một con số hay một thứ hạng để phản ánh mức độ thực hiện công việc của người công chức theo đặc trưng hoặc các khía cạnh đã được xác định trước của công việc. Trong toàn bộ tổ chức, cần xây dựng được một công cụ đo lường khoa học và nhất quán cho tất cả mọi người để duy trì được những tiêu chuẩn đánh giá và có thể so sánh được. Xác định các khía cạnh cần đánh giá của việc thực hiện công việc và các tiêu thức đánh giá là vấn đề của việc thiết kế các phiếu đánh giá với từng phương pháp lựa chọn, tùy thuộc vào bản chất của công việc và mục đích của đánh giá.
3.2.2.4. Bố trí, phân công, sử dụng công chức hợp lý
Sinh thời Bác Hồ từng nói: “Dụng nhân như dụng mộc”. Câu nói của Bác nhắc chúng ta phải sử dụng, bố trí công chức theo đúng sở trường, năng lực của họ. Thực trạng hiện nay là một bộ phận khá đông làm việc không đúng với chuyên môn được đào tạo. Để sử dụng, bố trí đúng công chức, cơ quan sử dụng phải phân tích công việc, mô tả công việc, nói cách khác là tiêu chuẩn hóa công việc cho từng vị trí, chức danh một cách khoa học. Đây là cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, bố trí, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ.
Việc sự dụng công chức ở bất kỳ vị trí công việc nào cũng cần dựa trên năng lực của họ bởi năng lực là cơ sở nền móng của mọi việc, những người có năng lực, là người thường có những phát kiến sáng tạo, có ý tưởng, việc làm độc đáo, mới lạ được xã hội công nhận và tôn vinh. Việc phát hiện và sử dụng đúng công chức là hết sức khó, đòi hỏi người làm công tác quản lý phải có tư tưởng cầu thị, khuyến khích những sáng kiến dù là nhỏ, tạo điều kiện để họ được thể hiện những suy nghĩ, ý tưởng của họ, đồng thời có chế độ đãi ngộ thỏa đáng để khỏi bị chảy máu chất xám đồng thời phát huy hết những thế mạnh của người công chức xã.
3.2.2.5. Thực hiện luân chuyển công chức có hiệu quả.
Việc luân chuyển có ý nghĩa nhất định trong việc tạo động lực làm việc cho đội ngũ công chức, cần phải hoàn thiện việc luân chuyển để công chức có thể yên tâm công tác. Trước khi luân chuyển cần:
Xác định các tiêu chí đánh giá cán bộ trước khi luân chuyển: Các tiêu chí đánh giá cán bộ trước và sau khi luân chuyển là một bước cụ thể hóa các mục tiêu công tác quy hoạch và luân chuyển cán bộ. Nó phải trả lời được câu hỏi: Cán bộ này đã đủ tiêu chuẩn được đưa vào diện luân chuyển hay không các bộ này có thể giữ được chức danh cán bộ gì. Luân chuyển cán bộ đó đến đâu là phù hợp nhất. Nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ gì...Như vậy ngoài một số tiêu chí chung cho công chức thuộc diện luân chuyển, chúng ta cần xác định các tiêu chí riêng cho từng loại cán bộ cụ thể.
Mở rộng đối tượng luân chuyển: Trên cơ sở xác định rõ ý nghĩa, mục tiêu của luân chuyển, căn cứ vào các văn bản đã ban hành qua thực tiễn thực hiện công tác luân chuyển thời gian qua, hiện nay ngoài diện luân chuyển theo Nghị quyết 11, chúng ta một mặt mở rộng diện luân chuyển cán bộ chủ chốt, như Bí thư, phó bí thư Đảng ủy, chủ tịch, phó chủ tịch UBND... mặt khác tiến hành luân chuyển cán bộ công chức đang giữ các chức danh, chú trọng luân chuyển công chức trong các lĩnh vực nhạy cảm như: Địa chính, tài chính - kế toán...
Hoàn thiện hệ thống chính sách đối với cán bộ luân chuyển: Hiện nay công tác luân chuyển cán bộ lãnh đạo quản lý, công chức ở các cấp xã đang được triển khai thực hiện mạnh mẽ và ngày càng sâu rộng. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống chính sách này là những vấn đề cấp thiết ảnh hưởng đến hiệu quả luân chuyển cán bộ.