7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2.6. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Công nghệ thông tin đã góp phần làm thay đổi toàn diện lĩnh vực kế toán, thể hiện rõ nhất ở phƣơng thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bƣớc nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trƣớc đây. Tƣơng tự nhƣ các hệ thống thông tin khác, mô hình hoạt động hệ thống
22 thông tin kế toán bao gồm 3 công đoạn.
- Thứ nhất, ghi nhận dữ liệu: Dựa vào sự kiện kinh tế, kế toán tiến hành
lập các chứng từ. Kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin với phần cứng, phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu sẽ cho phép ngƣời làm kế toán có thể nhập liệu qua bàn phím hay quét dữ liệu vào hệ thống.
- Thứ hai, xử lý và lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu kế toán sau khi đƣợc ghi
nhận, kế toán trong môi trƣờng thủ công tiến hành phân loại, sắp xếp, bóc tách ghi sổ nhật ký. Quy trình xử lý bao gồm: Lƣu trữ, tổ chức thông tin, phân tích và tính toán các thông tin tài chính, kế toán đƣợc thực hiện tự động hóa nhanh chóng, chính xác hơn thông qua các chƣơng trình đã đƣợc lập trình sẵn.
- Thứ ba, kết xuất báo cáo: Căn cứ vào kết quả xử lý dữ liệu kế toán
của giai đoạn xử lý, kế toán trong môi trƣờng ứng dụng công nghệ thông tin kết xuất một cách dễ dàng, nhanh chóng và đa dạng các loại báo cáo so với kế toán thủ công, điều này đƣợc biểu hiện cụ thể qua các: BCTC, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích… Công nghệ thông tin đƣợc hiểu là một ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lƣu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.
Vì vậy, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán là việc sử dụng máy tính và các phần mềm để thực hiện thu thập, chuyển đổi, xử lý, lƣu trữ, bảo vệ và cung cấp thông tin kế toán.
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán bao gồm các nội dung sau:
Một là, lựa chọn phần mềm chương trình kế toán.
Phần mềm chƣơng trình kế toán phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán; có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ đƣợc bút toán trùng lắp; đảm bảo bản quyền, khai thác, bảo mật thông tin của
23 kế toán.
Tính ƣu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công đƣợc thể hiện ở chỗ từ nhập dữ liệu chứng từ đầu vào qua bàn phím hoặc máy quét; tự động tính toán, phân bổ, ghi sổ, lập báo cáo kế toán theo chƣơng trình phần mềm; độ chính xác của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác của số liệu nhập đầu vào; tự động lƣu trữ dƣới dạng tệp tin có dung lƣợng lớn và kích thƣớc nhỏ hoặc có thể in ra để lƣu; tính cập nhật số liệu và thông tin, tính đa dạng theo yêu cầu quản trị; tìm thông tin và xử lý sai sót nhanh bằng máy; tự động kết xuất các báo cáo kế toán và truyền thông tin qua mạng gửi tới các nhà quản trị hoặc lƣu vào các loại đĩa; tính chuyên nghiệp cao.
Hai là, xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hoá đối tượng quản lý đầy đủ, khoa học và phù hợp.
Mã hóa là đặc trƣng của phần mềm kế toán nên phải xây dựng hệ thống mã hóa chi tiết nhất đến từng đối tƣợng quản lý.
Ba là, sử dụng chữ ký số để thực hiện khai báo và thực hiện các giao dịch điện tử.
Chữ ký số là cặp khóa đã đƣợc mã hóa dữ liệu gồm thông tin của đơn vị, mã số thuế của đơn vị, dùng để ký thay cho chữ ký thông thƣờng, là một con dấu để xác nhận văn bản là của một đơn vị sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà đơn vị giao dịch đặc biệt là với Cơ quan thuế và bảo hiểm.