7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.2. Thực trạng tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
* Nội dung và mẫu chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng tại Bảo hiểm xã hội huyện thực hiện theo đúng nội dung, phƣơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán năm 2003 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nƣớc, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định theo Thông tƣ số: 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017; Thông tƣ số: 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018.
* Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh, gồm:
- Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính;
- Chứng từ kế toán ban hành theo Thông tƣ theo Thông tƣ số: 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017; Thông tƣ số: 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018.
Danh mục chứng từ kế toán (Phụ lục số 2.1)
* Lập chứng từ kế toán
41
xã hội huyện đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ làm căn cứ để thanh quyết toán chế độ BHXH, hoàn trả tiền đã đóng BHXH, BHYT tự nguyện của đối tƣợng tham gia... đƣợc chuyên viên các bộ phận lập; đối với hoạt động thƣờng xuyên phát sinh tại Bảo hiểm xã hội huyện do bộ phận hành chính phụ trách thực hiện làm đề nghị thanh toán một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chuyên viên kế toán xác định loại chứng từ kế toán phù hợp để lập chứng từ trên máy vi tính.
Nội dung chứng từ rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Sau khi lập chứng từ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán in ra và lƣu cùng với chứng từ gốc đi kèm của nghiệp vụ kinh tế tài chính đó. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc kế toán phản ánh bằng Việt Nam đồng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do bộ phận hành chính văn phòng Bảo hiểm xã hội huyện lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bƣớc sau:
- Bƣớc 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị, kế toán phải lập chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi số kế toán Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
42
lần cho mối nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác lập chứng từ đã giúp cho việc lập chứng từ kế toán tại Bảo hiểm xã hộ huyện Vĩnh Thạnh tƣơng đối thuận lợi, hạn chế đƣợc sai sót không đáng có của việc lập chứng từ bằng tay, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán đƣợc sử dụng đảm bảo theo đúng quy định.
- Bƣớc 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Kế toán viên, kế toán trƣởng tiếp nhận chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các thông tin trên chứng từ, nếu đảm bảo, kế toán ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt theo quy định. Tuy nhiên vẫn còn nhiều trƣờng hợp ngƣời đề nghị thanh toán trực tiếp mang chứng từ kế toán trình chuyên viên, kế toán trƣởng sau đó trình tiếp Giám đốc ký xong nộp về phòng kế toán.
- Bƣớc 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Kế toán viên khi nhận chứng từ gốc, sắp xếp chứng từ kế toán theo Phiếu thu, Phiếu chi, Chuyển khoản,...và phân loại theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ: Chứng từ tiền mặt; chứng từ chuyển khoản; chứng từ chuyển BHXH, BHYT, KPCĐ, lao động, tiền lƣơng... theo thứ tự, thời gian, thực hiện định khoản và ghi sổ kế toán. Chứng từ thuộc mỗi phần hành kế toán đƣợc nhập dữ liệu bằng cách định khoản vào phần mềm kế toán. Khi nhập máy để ghi sổ đều đƣợc mã hóa theo từng phần hành đó.
- Bƣớc 4: Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Việc lƣu trữ và bảo quản chứng từ kế toán do bộ phận kế toán đảm nhận. Các chứng từ kế toán trên cơ sở đã phân loại, sau khi đã đƣợc in ra, có chữ ký đầy đủ theo quy định của pháp luật thì đƣợc đóng thành tập và đƣợc đƣa vào lƣu trữ, bảo quản theo quy định của chế độ kế toán. Tuy nhiên, phòng kế toán chƣa bố trí đƣợc kho để lƣu chứng từ kế toán.
43
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chê độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Giám đốc biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
* Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán
Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và bổ sung 37 chứng từ kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính, hƣớng dẫn kế toán áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam và các văn bản pháp luật khác.
Mẫu chứng từ in sẵn đƣợc bảo quản cẩn thận, không để hƣ hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá đƣợc quản lý nhƣ tiền.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn, thì có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhƣng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định trong chế độ kế toán BHXH.
Có thể nói, số lƣợng chứng từ kế toán của cơ quan đã phản ánh đƣợc nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Hệ thống danh mục chứng từ kế toán đƣợc ban hành theo đúng chế độ kế toán và các quy định
44
hiện hành và đƣợc đơn vị áp dụng đầy đủ theo đúng quy định.
* Trình tự luân chuyển chứng từ một số nghiệp vụ tại BHXH huyện Vĩnh Thạnh.
- Trình tự luân chuyển chứng từ trong công tác thu :
+ Trình tự luân chuyển chứng từ thu BHXH bắt buộc của các đơn vị thuộc BHXH huyện quản lý
Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ thu BHXH bắt buộc
Nguồn: BHXH huyện Vĩnh Thạnh
Hàng tháng đơn vị thực hiện đối chiếu tăng, giảm, số phải đóng với cán bộ quản lý đơn vị tại tổ thu mẫu D02-TS sau đó đơn vị nộp số tiền phải đóng BH vào TK chuyên thu của BHXH huyện mở tại các Ngân hàng, Kho bạc theo quy định hàng ngày kế toán phụ trách hạch toán tiền thu BHXH căn cứ giấy báo có của ngân hàng gửi đến kế toán kiểm tra đúng nội dung nộp tiền BHXH của đơn vị, mã đơn vị thuộc BHXH huyện quản lý kế toán thực hiện hạch toán vào phần mềm kế toán (TCKT) (chi tiết theo mã đơn vị), sau đó chuyển dữ liệu sang phần mềm thu (TST) để đƣợc xác nhận thông báo cho đơn vị kết quả đóng (Mẫu C12-TS) đã đóng BHXH kết thúc quá trình nhập thu kế toán thực hiện lƣu chứng từ.
+ Trình tự luân chuyển chứng từ thu BHXH tự nguyện và BHYT hộ gia đình:
45
Sơ đồ 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ thu BHXH, BHYT tự nguyện
Nguồn: BHXH huyện Vĩnh Thạnh
Hàng tháng ngƣời tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình đến đại lý thu nộp tiền tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình Đại lý thu tiến hành ghi biên lại (mẫu C68-HD) thu tiền và cuối ngày lập (mẫu C17- TS)và (Mẫu 05a-TS) Danh sách tham gia BHXH TN chuyển tiền vào TK chuyên thu của BHXH huyện mở tại các Ngân hàng, Kho bạc theo quy định, hoặc trực tiếp nộp tiền mặt tại BHXH huyện ,lập (Mẫu C66-HD) đề nghị trích thù lao đại lý tổ tiếp nhận và trả kết quả nhận danh sách đại lý thu chuyển về (Mẫu C17-TS) và Danh sách (Mẫu 05a-TS) đối chiếu Kế toán thu BHXH, BHYT căn cứ vào mẫu (Mẫu D05a-TS),(Mẫu C17-TS)đối chiếu đồng thời hạch toán số tiền vào phần mềm(TCKT)(chi tiết theo mã đại lý), chi tiền thù lao cho đại lý (TST) tổ quản lý thu đối chiếu mẫu (Mẫu D05a-TS), (Mẫu B05-TS), (Mẫu C17-TS)ghi nhận quá trình đóng BHXH kết thúc quá trình nhập thu BHXH TN kế toán thực hiện lƣu chứng từ.
- Trình tự luân chuyển chứng từ trong công tác chi:
+ Trình tự luân chuyển chứng từ chi chế độ BHXH ốm đau, thai sản cho các đơn vị thuộc BHXH huyện quản lý:
46
Sơ đồ 2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ chi chế đồ ốm đau, thai sản
Nguồn: BHXH huyện Vĩnh Thạnh
Căn cứ dữ liệu Nhận bàn giao chứng từ Chi ốm đau thai sản danh sách C70b - HD từ phầm mềm TCS (phần mềm giải quyết chế độ BHXH) do tổ Chế độ BHXH chuyển, Đối chiếu với Biên bản giao nhận chứng từ ốm đau thai sản giữa hai tổ Kế toán chi thực hiện kiểm tra, căn cứ xác nhận kết quả đóng BHXH của đơn vị trên phần mềm thu; Nếu đơn vị đã thực hiện đóng đủ tiền tính đến thời điểm chi trả chế độ BHXH cho NLĐ tại đơn vị, kế toán chi thực hiện viết Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào TK của ngƣời hƣởng (Nếu đơn vị chƣa đóng đủ tiền thì chƣa thực hiện chi tiền chế độ BHXH) Khi nhận đƣợc giấy báo nợ của ngân hàng xác định số tiền nợ đơn vị đã chuyển, kế toán thực hiện hạch toán theo quy định kết thúc quá trình chi chế độ BHXH kế toán thực hiện lƣu chứng từ.