7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện về hệ thống chứng từ
Hoàn thiện hệ thống chứng từ là nội dung cần thiết và cấp bách hiện nay tại đơn vị. Ngoài danh mục chứng từ bắt buộc đƣợc quy định trong Thông tƣ 107/2017/TT-BTC, BHXH Việt Nam đang từng bƣớc hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, nội dung nghiệp vụ phát sinh trong toàn hệ thống theo Thông tƣ 102/2018/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/11/2018.
78
- Chứng từ Lệnh thanh toán về cấp kinh phí chi BHXH cần phải bổ sung nội dung thể hiện rõ chi tiết cấp kinh phí từng loại trợ cấp nhƣ: Cấp kinh phí chi ốm đau; thai sản; dƣỡng sức; BHXH 1 lần hay chi trực tiếp khám chữa bệnh BHYT. Việc chi tiết rõ từng nguồn kinh phí chi BHXH, BHYT giúp cho Bảo hiểm xã hội huyện chủ động cân đối từng mục chi, phân tích, thuyết minh khi phát sinh số liệu thực chi cao hơn dự toán đƣợc giao đề nghị cấp bổ sung kịp thời khi chi trả cho ngƣời thụ hƣởng.
- Chứng từ kế toán sau khi đƣợc kiểm tra và phân loại cần tiến hành tổ chức lƣu trữ chứng từ, đơn vị cần phân loại chứng từ theo thời gian lƣu: 5 năm, 10 năm, 20 năm hay vĩnh viễn; cần phải lập sổ theo dõi thời gian lƣu của chứng từ kế toán để từ đó xác định mức độ lƣu trữ của từng loại chứng từ. Mẫu chứng từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc để hƣ hỏng, mục nát, séc và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền.
Chứng từ kế toán trƣớc khi đƣa vào lƣu trữ phải phân theo từng lĩnh vực thu, chi BHXH, BHYT, BHTN, chi quản lý bộ máy và đánh số theo thứ tự hoặc theo báo cáo hàng tháng, quý, năm.
- Đối với khâu lập chứng từ:
Tại đơn vị nên quy định bằng văn bản hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng. Đối với những chứng từ bắt buộc, Nhà nƣớc tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phƣơng pháp lập chứng từ nên khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Còn đối với các chứng từ quy định trong nội bộ đơn vị thì nên thống nhất sử dụng trong toàn đơn vị và phổ biến, hƣớng dẫn đầy đủ đến tất cả các
79
phòng/ban trong đơn vị để biết và thực hiện. Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần đƣợc ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tƣợng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tƣợng kế toán. Quy định rõ chứng từ thu BHXH, BHYT, BHTN phải bao gồm danh sách các đối tƣợng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, các chứng từ chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN đối với mỗi loại chế độ nên quy định riêng từng biễu mẫu để tiện cho việc theo dõi. Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
- Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Để hạn chế đến mức tối đa những sai
sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cƣờng kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu BHXH, BHYT, BHTN và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN trong đơn vị; chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ, kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ thì kế toán còn phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của Mục lục ngân sách Nhà nƣớc hay không.
- Đối với khâu luân chuyển chứng từ: Đơn vị quy định rõ do đặc thù
của Ngành là thực hiện chi trả trợ cấp thƣờng xuyên, liên tục thì khâu trình ký chứng từ theo quy định nên thực hiện đầy đủ sau khi lập phiếu chi, khi có đầy đủ theo đúng quy định thì mới chuyển đến thủ quỹ chi tiền tránh tình trạng thiếu sót chữ ký, cùng một nội dung chi cho nhiều lần, nhằm hạn chế tối đa sai sót của chứng từ. Cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ
80
riêng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thƣờng xuyên liên tục để có thể xác định quyền lợi cũng nhƣ trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến nghiệp vụ, kế toán phụ trách mảng nghiệp vụ kế toán nào thì xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ cho mảng kế toán đó đó nhƣ: mảng chi trả các chế độ BHXH, mảng chế độ BHYT, mảng chi trả BHTN, mảng kế toán thanh toán... Cần quy định rỏ nội dung luân chuyển chứng từ phải chi tiết cho từng bƣớc công việc nhƣ từ khâu lập, kiểm tra, ghi sổ và lƣu trữ chứng từ, cần xác định rỏ đối tƣợng thực hiện, các bƣớc công việc thực hiện, cách thức, thời gian ghi sổ kế toán và tổ chức lƣu trữ, các chứng từ đƣợc lƣu trữ tại đâu, ai là ngƣời chịu trách nhiệm lƣu trữ để đảm bảo thống nhất thực hiện nhƣng phải theo đúng quy định của Luật Kế toán.