7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.2. Những tồn tại và hạn chế
- Về tổ chức bộ máy kế toán
* Ƣu điểm: Qua kết quả phỏng vấn cho thấy việc tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị đƣợc xây dựng trên cơ sở biên chế đƣợc duyệt của Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định; viên chức đƣợc bố trí làm công tác kế toán đảm bảo trình độ đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ và tƣơng đối phù hợp với tính chất công việc giao phụ trách nên đã đáp ứng một phần yêu cầu quản lý chung của đơn vị.
64 * Tồn tại
-Bộ phận kế toán chƣa thực hiện luân chuyển công việc định kỳ cho các
kế toán viên dẫn đến trƣờng hợp một ngƣời làm ở một vị trí quá lâu sẽ có thể gây ra gian lận, hoặc gây ra tính chủ quan trong công việc.
-Bộ phận kế toán ít tổ chức các cuộc họp nội bộ, vì vậy giữa kế toán
trƣởng và các kế toán viên, giữa các kế toán viên ít có cơ hội để trao đổi chung với nhau, cùng nhau tìm ra các giải pháp cải tiến công việc, tăng thêm sức mạnh đoàn kết trong nội bộ, mà thay vào đó chỉ có những cuộc trao đổi riêng lẻ mà thôi.
- Về công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ làm công tác kế toán tuy đƣợc quan tâm nhƣng chƣa thƣờng xuyên nên khi tiếp cận với những thay đổi, quy định mới về chế độ kế toán tài chính thì nắm bắt chƣa kịp thời, còn lún túng, xử lý chậm.
- Về tổ chức chứng từ kế toán
* Ƣu điểm: Theo kết quả phỏng vấn cho thấy công tác lập, luân chuyển chứng từ kế toán của đơn vị cơ bản thực hiện theo đúng hƣớng dẫn của Bộ Tài chính và Chế độ kế toán Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các lĩnh vực đều đƣợc đều đƣợc phản ánh đầy đủ trên chứng từ kế toán; đơn vị đã có sự phối hợp chặt chẽ trong khâu kiểm tra chứng từ đảm bảo tính họp lý, hợp lệ của bƣớc đầu tiên trong tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị.
* Tồn tại
- Giấy báo cấp kinh phí chi BHXH, BHYT do Bảo hiểm xã hội tỉnh cấp về chỉ theo dõi chung nguồn BHXH và nguồn BHYT chứ không theo dõi cụ thể nguồn cấp chi tiết về ốm đau, thai sản, nghĩ dƣỡng sức, hƣu trí, tử tuất.., hay về chi tiết khám chữa bệnh BHYT.
65
dụng cụ, văn phòng phẩm.., chƣa đƣợc thực hiện theo mẫu thống nhất, các bộ phận nghiệp vụ tự làm theo mẫu riêng theo mỗi nội dung đề nghị thanh toán khác nhau và trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt thanh toán rồi chuyển kế toán làm thủ tục thanh toán.
- Về công tác lƣu trữ chứng từ còn hạn chế, chƣa có khoa học. Chứng từ kế toán quy định lƣu trữ thời gian tối thiểu 5 năm, thậm chí vĩnh viễn nhƣng tại đơn vị vẫn chƣa có hệ thống chống ẩm, mốc chứng từ và cột chứng từ bằng dây nhựa lƣu theo từng hộp hồ sơ theo quy trình ISO của ngành. Qua thời gian vài năm thì dây cột chứng từ bị mục, đứt, mực trên chứng từ bị nhòe và mờ do bị ẩm, gây khó khăn cho công tác soát xét hồ sơ sau này khi cần.
- Về hệ thống tài khoản kế toán
* Ƣu điểm: Tại thời điểm nghiên cứu, Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC và Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính và Chế độ kế toán BHXH; đơn vị tổ chức vận dụng và định khoản đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản.
* Tồn tại
- Một số khoản chi đặc thù của ngành chƣa mở chi tiết trên phần mềm kế toán để theo dõi, quản lý thống nhất chung nhƣ thù lao thu BHXH, BHYT, chi lập danh sách cho ủy ban nhân dân xã và chi phí thuê mƣớn khác
- Còn tồn tại TK theo dõi tạm ứng nhƣng chƣa chi tiết cho từng loại đối tƣợng cụ thể, trong khi đó ngành BHXH là đơn vị hay tạm ứng các khoản chi cho đối tƣợng nhƣ: Tạm ứng mai táng phí, tử tuất, tạm ứng các khoản chi cho hoạt động đơn vị v.v..
- Về hệ thống sổ sách kế toán
* Ƣu điểm: Đơn vị Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh sử dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái; việc tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ
66
thống sổ kế toán đƣợc đảm bảo và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác kế toán của đơn vị
* Tồn tại
- Sổ kế toán tài sản chƣa mở sổ theo dõi tài sản cố định và công dụng cụ tại nơi sử dụng theo theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Những mẫu sổ này chƣa có trong phần mềm kế toán và ngành BHXH vẫn chƣa xem xét để thiết lập, bổ sung các loại sổ này để hoàn thiện hơn. Hiện nay chỉ theo dõi đƣợc giá trị tài sản trên tài khoản 211, tài khoản 213 mà không phản ánh đƣợc trên Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu B04-BH).
- Sổ chi tiết quỹ khen thƣởng, phúc lợi không đƣợc tách riêng để theo dõi cho từng nguồn mà vẫn dùng chung cho 2 loại quỹ một sổ (Mẫu S87-BH).
- Về hệ thống báo cáo tài chính
* Ƣu điểm: Đơn vị thực hiện báo cáo quyết hàng quý và báo cáo quyết toán năm, ngoài ra còn báo cáo hàng tháng đối với các lĩnh vực mang tính chất thƣờng xuyên phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát nhƣ: Báo cáo thu BHXH, BHYT, chi trả lƣơng hƣu hàng tháng, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, chi trả BHXH 1 lần, tử tuất, mai tang phí.... Các biểu mẫu quy định lập báo cáo tài chính đƣợc thực hiện đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính và chế độ kế toán BHXH cũng nhƣ việc cung cấp thông tin phục vụ cho công tác báo cáo tài chính.
* Tồn tại
- Đơn vị lập Báo cáo tài chính hàng quý, năm theo quy định của Nhà nƣớc nhƣng thời gian lập, nộp Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán các khoản thu, chi BHXH, BHYT, QLBM gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh chậm hơn so với thời gian quy định.
- Hệ thống biểu mẫu báo cáo trên phần mềm kế toán của ngành BHXH, cụ thể tại BHXH huyện Vĩnh Thạnh vẫn còn thiếu, kế toán phải làm tay để
67
đảm bảo công tác lập báo cáo quyết toán nhƣ: Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu B04-BH), thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B04/BCTC).
Nguồn kinh phí chi BHYT không đƣợc quyết toán kịp thời vào niên độ cuối năm mà phải chờ số liệu đa tuyến từ các tỉnh gửi về nên sổ sách và báo cáo quyết toán phải sửa đổi lại theo đúng số chi BHYT của năm.
- Số liệu trên Báo cáo chi chế độ bảo hiểm xã hội Mẫu M4-CBH thì không thể hiện số kinh phí chi để đóng BHYT cho ngƣời hƣởng BHXH hàng tháng và Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi bảo hiểm xã hội (Mẫu B08a-BH) thì thể hiện số kinh phí chi để đóng BHYT cho ngƣời hƣởng BHXH hàng tháng.
- Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B04/BCTC) của đơn vị còn sơ sài, mới chỉ dừng lại ở mặt lƣợng mà chƣa có sự phân tích về mặt chất; chủ yếu thuyết minh các khoản tiền mặt, tiền gửi, số phải thu, phải trả, tình hình thu chi quỹ khen thƣởng phúc lợi.., chƣa đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng kinh phí cụ thể; phân tích những khoản chi, mục chi phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị; đặc biệt là các khoản chi đặc thù của ngành nhƣ chi thanh toán thù lao cho đại lý thu, chi thu BHXH, BHYT, chi hỗ trợ UBND xã lập danh sách tăng giảm, chi tuyên truyền, chi rà soát bàn giao sổ BHXH cho ngƣời lao động…
- Về lập, chấp hành và quyết toán dự toán
* Ƣu điểm: Bảo hiểm xã hội huyện Vĩnh Thạnh thực hiện nguồn kinh phí thu, chi BHXH, BHYT cũng nhƣ hoạt động quản lý bộ máy theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định, nên việc lập và chấp hành dự toán dự trên Quy chế chi tiêu để xây dựng. Việc phê duyệt chi tiêu đƣợc thực hiện theo đúng nguyên tắc và theo các định mức chi. Các khoản chi đã đƣợc cập nhập thƣờng xuyên vào chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán, chi đúng nguồn, đúng kỳ theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ.
68 * Tồn tại
- Bảo hiểm xã hội huyện lập dự toán thƣờng chậm so với quy định; chƣa xây dựng đƣợc quy trình lập dự toán và phân công trách nhiệm rõ ràng; sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn trong việc ƣớc tính số liệu để thống nhất đôi lúc chƣa khớp đúng dẫn đến việc tổng hợp kiểm tra, báo cáo dự toán không kịp thời.
- Một số chỉ tiêu đôi lúc chƣa đảm bảo đƣợc dự toán thu, chi BHXH, BHYT là do yếu tố khách quan nhƣ thay đổi về mức lƣơng cơ sở, lƣơng tối thiểu vùng, giá dịch vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật, cơ cấu tiền giƣờng bệnh, giá tiền lƣơng…, làm ảnh hƣởng không nhỏ đến việc lập dự toán và thực hiện dự toán,
- Số liệu thuyết minh dự toán đôi lúc chƣa cụ thể, chính xác; đối tƣợng tham gia BHXH, BHYT tăng, giảm liên tục do tác động bởi tình hình kinh tế khó khăn, các công ty, doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, trốn đóng BHXH, BHYT cho ngƣời lao động. Từ đó dẫn đến việc thực hiện dự toán chƣa đảm bảo, luôn có sự chênh lệch và ít sát với số thực tế.
- Tổ chức kiểm tra kế toán
Đơn vị chƣa thực hiện tốt việc kiểm tra kế toán, công tác kiểm tra còn buông lỏng, không mang tính thƣờng xuyên và đồng bộ, chƣa xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán và tổ chức kiểm soát nội bộ tại đơn vị nên đã không phát huy đƣợc vai trò tích cực của công tác kiểm tra đối với quá trình tổ chức, thực hiện công tác kế toán cũng nhƣ công tác quản lý tài sản và tình hình sử dụng kinh phí hoạt động của đơn vị
Công tác tự kiểm tra, quyết toán hàng tháng, quý của đơn vị hầu nhƣ chƣa tổ chức tự kiểm tra thƣờng xuyên, chờ đến khi xét duyệt quyết toán hàng quý mới phát hiện sai sót, chấn chỉnh nên dẫn đến công tác quản lý theo dõi các nguồn thu, chi chƣa kịp thời.
69
Hàng năm, Bảo hiểm xã hội tỉnh tổ chức kiểm tra nội bộ 1 lần bao gồm các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn, trong đó có bộ phận nghiệp vụ kế toán, nhƣng thực tế kiểm tra còn chung chung, chƣa hiệu quả; chủ yếu là kiểm tra các nguồn chi thể hiện trên báo cáo tài chính chứ chƣa thật sự chi tiết cụ thể từng mục, quá trình ghi chép trên các chứng từ cũng nhƣ cách ghi sổ sách kế toán, thời hạn lập báo cáo.., nên vẫn còn xảy ra trƣờng hợp số liệu kế toán phản ánh sai, thiếu khách quan, ghi chép không chính xác, gây khó khăn cho việc lập báo cáo tài chính hàng quý, năm.
- Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán:
Hệ thống máy tính và hệ thống mạng ở bộ phận kế toán của BHXH huyện Vĩnh Thạnh chƣa đồng bộ, cấu hình còn yếu. Phần mềm kế toán chƣa cập nhật kịp thời các nghiệp vụ phát sinh mới, nên ảnh hƣởng đến tính kịp thời và chính xác của số liệu.
- Công tác đào tạo tin học và ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán chƣa đƣợc quan tâm đúng mức; hệ thống máy vi tính dùng cho công tác kế toán cũng nhƣ các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ hạch toán trong phần mềm kế toán không đồng bộ, hệ thống mạng đôi lúc còn chậm, chƣa đáp ứng yêu cầu; kế toán viên chƣa đƣợc đào tạo bài bản, có hệ thống, thƣờng chỉ đƣợc đào tạo ngắn hạn về tin học văn phòng nên việc áp dụng tin học vào công tác kế toán còn gặp một số khó khăn nhất định.