7. Kết cấu của đề tài
1.5.1. Chuẩn bị phân tích
Chuẩn bị phân tích hay còn gọi là lập kế hoạch cho phân tích là một khâu vô cùng quan trọng ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, thời hạn và tác dụng của phân tích kinh doanh đối với việc cải tiến và hoàn thiện chế độ quản lý kinh doanh. Chuẩn bị phân tích là bước đầu tiên của tổ chức phân tích kinh doanh nhằm tạo ra tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiến hành phân tích kinh doanh. Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu của doanh nghiệp mà xác định nội dung cần phân tích, thời gian tiến hành phân tích, nhân sự tham gia, và tài liệu chuẩn bị cho phân tích. Trong giai đoạn chuẩn bị phân tích, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số vấn đề sau:
Có nhiều loại hình phân tích kinh doanh khác nhau tùy vào mục tiêu phân tích và nội dung phân tích cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chỉ ra và lựa chọn được loại hình phân tích phù hợp.
Dựa vào thời điểm phân tích, phân tích kinh doanh bao gồm ba loại hình thức: Phân tích trước, phân tích hiện hành và phân tích sau. Phân tích trước là việc phân tích khi mà quá trình kinh doanh chưa diễn ra và thường được sử dụng để phân tích các dự án, các kế hoạch hay phân tích các dự toán, định mức. Phân tích hiện hành là việc phân tích được tiến hành đồng thời với quá trình kinh doanh nhằm thực hiện chức năng kiểm tra, giá sát tình hình thực hiện kế hoạch và nhiệm vụ kinh doanh. Phân tích sau là việc phân tích diễn ra khi kết thúc quá trình kinh doanh, nhằm giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch hay mục tiêu đề ra, xác định được nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến kết quả và hiệu quả kinh doanh đạt được.
Dựa vào kỳ phân tích, phân tích kinh doanh có thể chia làm ba loại: Phân tích thường xuyên được tiến hành thường xuyên hàng ngày, hàng tuần nhằm đánh giá sơ bộ tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, đầu tư và tài chính; Phân tích định kỳ được tiến hành theo thời hạn xác định trước, không phụ thuộc vào thời hạn và tiến độ kinh doanh; Phân tích đột xuất được xuất hiện đột xuất, không xác định trước nhằm phục vụ nhu cầu thông tin cho nhà quản lý.
Dựa vào chủ thể tiến hành phân tích, phân tích kinh doanh bao gồm hai loại hình: Phân tích bên trong – do các nhà phân tích trong nội bộ doanh nghiệp tiến hành nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị nội bộ; Phân tích bên ngoài – do các nhà phân tích bên ngoài doanh nghiệp tiến hành nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý chung.
- Xác định phạm vi phân tích: Cần phải xác định rõ phạm vi phân tích là phân tích bộ phận hay phân tích tổng thể. Việc khoanh vùng phạm vi phân tích sẽ là cơ sở để nhà phân tích lựa chọn và thu thập số liệu phân tích.
- Xác định nội dung phân tích: Nội dung phân tích cũng khác nhau giữa các đợt hay các đối tượng phân tích nên tùy thuộc vào mục đích phân tích từng đợt mà trong kế hoạch xác định rõ nội dung phân tích. Nội dung phân tích có thể là phân
tích toàn bộ hoạt động mà doanh nghiệp tiến hành hay phân tích một nội dung hoạt động cụ thể.
- Tiến hành thu thập, xử lý thông tin để phân tích: Tùy vào nội dung phân tích mà tiến hành thu thập và xử lý thông tin. Tài liệu chuẩn bị cho phân tích có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau: Báo cáo tài chính, các báo cáo của kế toán, thống kê, sản xuất – kinh doanh và các tài liệu phi tài chính khác... Các tài liệu này cần được kiểm tra tính chính xác, hợp pháp và hợp lý để đảm bảo chất lượng thông tin. Trên cơ sở nguồn tài liệu thu thập được, các nhà phân tích sẽ tiến hành xử lý, tính toán các chỉ tiêu phục vụ cho công tác phân tích.