7. Kết cấu của đề tài
2.1.6. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty
Bộ máy quản trị tại Bidiphar được tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng. Mô hình quản lý của Công ty được thể hiện như sau:
(Nguồn: http://www.bidiphar.com)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
Công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng, với chức năng và nhiệm vụ cơ bản của từng bộ phận cụ thể như sau:
- Hội đồng quản trị: Họp thảo luận các vấn đề liên quan đến chiến lược phát
triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, chính sách chi trả cổ tức và các vấn đề quan trọng khác của công ty; tổ chức họp định kì hàng quý nhằm đánh giá kết quả hoạt động từng quý của công ty và thảo luận những vấn đề thuộc thẩm quyền.
- Ban giám đốc:
Tổng giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong việc điều hành mọi hoạt
động của công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trước luật pháp, tham gia quan hệ giao dịch, ký hợp đồng, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể công nhân viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh: Tham mưu cho Tổng giám
đốc trong công tác kế hoạch kinh doanh, chiến lược bán sản phẩm; kiểm tra giám sát, tổ chức thực hiện. Trực tiếp phụ trách phòng Marketing, phòng Kinh doanh, phòng Xuất nhập khẩu…
Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính: Theo dõi tình hình tài chính của
công ty và tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý hoạt động đầu tư, tình hình tài chính… Trực tiếp phụ trách phòng Kế toán – Tài chính và tổ công nghệ thông tin.
Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất: Theo dõi tình hình sản xuất của
công ty, đảm bảo phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000, GMP và tham mưu cho Tổng giám đốc. Trực tiếp phụ trách phòng Kỹ thuật nghiên cứu, phòng Kế hoạch – Tổng hợp, phòng Kiểm nghiệm, phòng Đảm bảo chất lượng và các phân xưởng.
- Ban kiểm soát: Giám sát Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc
quản lý, điều hành công ty và thực hiện các nhiệm vụ theo quy định pháp luật, điều lệ của công ty.
- Phòng kinh doanh: Xây dựng các phương án thực hiện mạng lưới kinh
doanh trên toàn quốc và đảm bảo phù hợp với từng địa bàn. Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng quý, hàng năm, năm năm và kế hoạch phát triển cho từng mặt hàng. Xây dựng danh mục các mặt hàng công ty sản xuất theo dạng điều trị, tác dụng; có mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng mặt hàng phù hợp thực tế kinh doanh cho từng thời kỳ; lập kế hoạch tiếp thị, giới thiệu thuốc của công ty sản xuất, đề ra chương trình mục tiêu phải đạt được cho từng tháng, quý, năm.
- Phòng marketing: Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại
và dài hạn của công ty. Tổ chức các sự kiện;xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công ty. Thu thập các ý kiến đóng góp trong nội bộ và bên ngoài sau đó chuyển đến các bộ phận liên quan để giải quyết. Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với mục tiêu kinh doanh. Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số. Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ưu thế trên thị trường.
- Phòng xuất nhập khẩu: Đây là bộ phận hết sức quan trọng giúp đảm bảo
đầu vào và đầu ra của công ty. Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
- Phòng trang thiết bị y tế: Giúp cho Ban lãnh đạo trong việc sản xuất trang thiết bị y tế, lập kế hoạch sản xuất hằng năm, hàng quý, liên hệ mua sắm vật tư, hóa chất, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Đội vận tải: Giúp cho ban lãnh đạo thực hiện công tác chuyên chở, thực hiện việc đăng ký phương tiện giao thông vận tải, theo dõi kiểm tra đôn đôc, chỉ đạo an toàn trong công tác vận tải của công ty.
- Phân xưởng cơ điện: Bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị điện, nước, máy móc
phục vụ sản xuất.
- Phòng quản lí chất lượng: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn, phương pháp
kiểm nghiệm và chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm theo tiêu chuẩn đã được xây dựng nhằm đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu cầu GMP và ISO 9001 – 2000.
- Phòng kĩ thuật công nghệ: Xây dựng các quy trình sản xuất, các hướng dẫn
công việc cho các phân xưởng. Theo dõi các quy trình sản xuất, chủ trì giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong sản xuất. Thiết lập định mức vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất, đảm bảo việc đưa ra thị trường các sản phẩm chất lượng.
- Phòng hành chính – nhân sự: Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng và những thông tin có liên quan đến công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,….Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự; tổ chức tuyển dụng và đào tạo; bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất; triển khai và đảm bảo thực hiện nội quy lao động của công ty. Lập bảng báo cáo định kỳ về tình hình biến động nhân sự. Phối hợp với phòng kế toán thực hiện các quy định về quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động.
- Phòng kế toán – tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ về thu chi tài chính
của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động của công ty. Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có; lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty; thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước; lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban lãnh đạo. Chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, tổng hợp số liệu, thông tin kinh tế tài chính và phân tích tình hình thực tế của công ty. Qua đó, đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo trong việc sắp xếp cơ cấu tổ chức của công ty phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Tổ công nghệ thông tin: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Tổng giám đốc
về lĩnh vực công nghệ thông tin của toàn công ty và tổ chức thực hiện các hoạt động đó theo quyền hạn, nhiệm vụ được giao nhằm tối ưu hóa hệ thống quản lí thông tin (cập nhật, lưu trữ, truyền tải thông tin). Đồng thời nâng cao hệ thống bảo mật dữ liệu, hệ thống bảo an, hệ thống giao dịch, hệ thống truyền thông,…
- Các phân xưởng: Tổ chức sản xuất theo đúng kế hoạch, đúng quy trình và
các quy định về vệ sinh dược phẩm. Tổ chức các hoạt động của phân xưởng theo quy định của GMP và ISO 9001:2008.