Hoạt động kiểm soát là các hành động cần thiết nhằm đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý về việc thực hiện có hiệu quả các mục tiêu của ngân hàng đề ra. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ của đơn vị.
Về mục đích, có thể chia thành hai loại là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát được thiết kế trước khi nghiệp vụ bắt đầu nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn, gian lận; ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Trong khi đó, kiểm soát phát hiện được thiết kế nhằm phát hiện nhầm lẫn và gian lận sau khi nghiệp vụđã được thực hiện.
Về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến trong NHTM bao gồm
- Soát xét của người quản lý cấp cao: Là việc soát xét của lãnh đạo cấp cao trong đơn vị so sánh kết quả thực tế với dự đoán, dự báo, kết quả kỳ trước hay với các đơn vị khác.
- Quản trị hoạt động: Người quản lý các cấp trung gian sẽ soát xét các báo cáo về hiệu quả của bộ phận mà mình phụ trách so với kế hoạch đề ra.
- Phân chia trách nhiệm hợp lý: Phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu các nguy cơ dẫn đến nhầm lẫn và gian lận trong quá trình tác nghiệp. Việc phân chia trách nhiệm hợp lý yêu cầu không để cho một cá nhân hay một bộ phận nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc mà phải tách biệt các chức năng xét duyệt, phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt, phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng kế toán.
soát ứng dụng. Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng đểđảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng quy trình cụ thể. - Kiểm soát vật chất: là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị như tiền mặt, ấn chỉ tiền gửi được bảo vệ một cách chặt chẽ, an toàn. - Phân tích rà soát: là việc so sánh giữa kết quả thực tế với số liệu dự toán nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để nhà quản lý có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chủ yếu sau đây
Thứ nhất: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm.
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụđó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thểđược áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.