Trong những năm qua, Agribank đã có sự quan tâm đúng mức, xây dựng, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh, đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh và phát triển sản phẩm dịch vụ hiện đại, là chìa khóa đột phá nhằm thúc đẩy sự phát triển đối với hoạt động kinh doanh và quản trịđiều hành, đem lại tiện ích, dịch vụ tốt nhất, hài lòng nhất cho khách hàng. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần phải có biện pháp khắc phục trong thời gian tới như:
Các hệ thống máy móc và công nghệ mà Agribank sử dụng hiện tại khá phức tạp với số lượng người dùng lớn. Trong khi đó, phòng điện toán tại chi nhánh tỉnh hiện nay chỉ có ba cán bộ phụ trách, với nguồn nhân lực hạn chế như thế sẽ không đáp ứng được khối lượng công việc quá lớn, không đáp ứng được nhu cầu xây dựng các ứng dụng trong quản lý, điều hành. Vì vậy, thời gian tới Agribank Tiền Giang nên xem xét tăng cường nhân sự cho mảng này, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt, ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong tác nghiệp.
Cần tiến hành hệ thống hóa lại các văn bản quy định, tài liệu nghiệp vụ và các văn bản có liên quan đến các nghiệp vụ, tránh tình trạng cùng một nội dung lại có nhiều văn bản hướng dẫn gây khó khăn trong việc tác nghiệp của cán bộ ngân hàng, trong đó việc xây dựng ứng dụng quản lý và tra cứu văn bản, hệ thống tác nghiệp nội bộ là rất cần thiết.
Xây dựng kịch bản xử lý truyền thông nội bộ, truyền thông bên ngoài phù hợp quy định của pháp luật và của Agribank, thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống Agribank Tiền Giang, trong đó chú trọng công tác truyền thông bên ngoài cần phải được giám sát chặt chẽ để không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Xây dựng hoặc triển khai ngay các dịch vụ, tiện ích hỗ trợ việc kiểm tra tính chính xác, đúng đắn đối với các giao dịch, thông tin tài khoản đến tất cả các khách hàng tiền gửi của ngân hàng. Qua đó, khách hàng có thể tự kiểm tra, kiểm soát từng giao dịch cũng như tài sản mình tại ngân hàng thông qua việc đăng ký dịch vụ tin nhắn biến động số dư (Mobile banking), dịch vụ tin nhắn tiền gửi tiết kiệm (SMS Saving) hoặc đăng ký ứng dụng E-Banking, Internet Banking,…
Phối hợp thống nhất giữa các kênh thông tin báo cáo từ trên xuống và từ dưới lên, đảm bảo mọi thông tin hoạt động đều được nắm bắt kịp thời, thống nhất và nội dung thông tin được kiểm soát chặt chẽ thông qua các ứng dụng khai thác thông tin truyền thông nội bộ. Đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ, tăng cường ý thức nhận biết rủi ro trong toàn hệ thống.
Trong thời gian tới Agribank Tiền Giang nói chung và Agribank Châu Thành nói riêng cần có kế hoạch xây dựng và phát triển đồng bộ hệ thống nhận diện thương hiệu thông qua việc đào tạo, trẻ hóa đội ngũ giao dịch viên, đội ngũ chăm sóc khách hàng; xây dựng lại trụ sở các chi nhánh/ phòng giao dịch trực thuộc đã quá củ kỹ, lạc hậu; thiết kế, bày trí các quầy giao dịch thống nhất chung trong toàn đơn vị, tạo môi trường thân thiện, thoáng mát, sự thoải mái cho khách hàng khi đến giao dịch.
3.2.5. Tăng cường hoạt động Hậu kiểm
Mặc dù Agribank đã ban hành các văn bản và hướng dẫn quy trình nghiệp vụ và tổ chức thực hiện hậu kiểm khá chặt chẽ, bước đầu đã mang lại hiệu quả
tốt, hạn chế được những sai sót, tuy nhiên để công tác này đạt chất lượng theo yêu cầu đặt ra, Argribank Châu Thành cần hoàn thiện bộ phận hậu kiểm, tập trung vào một sốđiểm sau:
Có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao chuyên trách làm công tác hậu kiểm, có thể chọn lọc từ những cán bộ nổi trội, có năng lực, có nhiệt huyết để đưa đi đào tạo chuyên sâu chuyên đề kiểm tra KSNB và hậu kiểm nhằm đảm bảo cán bộ làm công tác hậu kiểm có đầy đủ kiến thức, chuyên môn, bản lĩnh đáp ứng với yêu cầu và cũng là để tạo nguồn nhân sự kế thừa trong tương lai.
Đổi mới và kiện toàn bộ phận hậu kiểm, bổ sung cán bộ hậu kiểm chuyên trách, tách bạch bộ phận hậu kiểm với bộ phận giao dịch vì hiện tại bộ phận hậu kiểm chủ yếu là kiêm nhiệm hoặc hậu kiểm chéo giữa các giao dịch viên nên chất lượng của công tác này chưa thật sự hiệu quả do áp lực công việc, năng lực hạn chế và mang tính hình thức chạy theo thời gian.
Đổi mới phương pháp hậu kiểm, đối với công tác hậu kiểm tổng hợp nên chú trọng thêm đến việc kiểm soát ý nghĩa số liệu trên các tài khoản kế toán, đồng thời khai thác hết chức năng của các báo cáo hậu kiểm trong việc phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Khi phát sinh sai sót, chênh lệch, việc xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục phải thực hiện nghiêm túc tránh tâm lý dễ dãi, nể nang dẫn đến sự bỏ qua hoặc không xử lý nghiêm khắc đối với một số sai phạm. Đối với công tác hậu kiểm chi tiết cần tuân thủ hoàn toàn quy trình công tác hậu kiểm theo quy định, hậu kiểm không chỉ tập trung kiểm tra các thông tin trên bề mặt chứng từ mà còn phải chú trọng đến tính hợp lý của giao dịch, nhất là đối với các giao dịch có tính chất phức tạp.
Từ các quy định, quy trình thực hiện chung của Agribank về công tác hậu kiểm, Agribank Châu Thành cần nghiên cứu và có hướng dẫn cách thực hiện thống nhất, cụ thể, rõ ràng, và phù hợp với quy mô và điều kiện kinh doanh của đơn vị, tránh tình trạng cùng một vấn đề tại từng chi nhánh có cách hiểu và cách làm khác nhau. Ví dụ như tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng không hoạt động trên 6 tháng, tài khoản này sẽ ở trạng thái không hoạt động, khi khách hàng muốn sử dụng lại thì theo quy định của nghiệp vụ tiền gửi buộc khách hàng
phải đến chi nhánh mở tài khoản yêu cầu mở lại tài khoản sẽ gây khó khăn cho khách hàng, và trong quy định về nghiệp vụ hậu kiểm cũng có hướng dẫn khi cần thiết bộ phân giao dịch có thể làm đề xuất và thực hiện mở lại tài khoản cho khách hàng. Và thực tế là có chi nhánh buộc khách hàng đến mới thực hiện mở lại tài khoản, có chi nhánh tự đề xuất mở lại tài khoản, gây tâm lý không tốt, không thống nhất, thiếu tính chuyên nghiệp.
3.2.6. Phối hợp hiệu quả với hoạt động kiểm toán nội bộ
Việc xây dựng năng lực, kỹ thuật kiểm toán nội bộ cho bộ phận Kiểm toán nội bộ và Kiểm tra kiểm soát nội bộ đểđáp ứng yêu cầu hiện tại là cần thiết, bao gồm phát triển năng lực kỹ thuật, chính sách, thủ tục, chương trình kiểm toán và đào tạo cán bộ. Bên cạnh đó, bộ phận Kiểm toán nội bộ nên xây dựng các chương trình kiểm toán nghiệp vụ cụ thể theo phương pháp kiểm toán dựa trên rủi ro thay vì kiểm toán tuân thủ như hiện tại và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị.
Đối với báo cáo kiểm toán, cần thảo luận và thống nhất các vấn đề ghi nhận trong quá trình kiểm toán, cũng như phân hạng rủi ro của các vấn đề này với đối tượng kiểm toán; cần xây dựng hệ thống chuẩn mực báo cáo đểđảm bảo các báo cáo kiểm toán được trình bày súc tích và chú trọng đến các vấn đề ghi nhận có tính rủi ro cao. Các vấn đề ghi nhận trong quá trình kiểm toán cần được ghi lại ngay lập tức và cần được trao đổi với các bên liên quan để có giải pháp khắc phục hợp lý; cần đưa ra các khuyến nghị có tính thực tế và nêu rõ thời gian dự định hoàn thành các kế hoạch hành động và thời gian hoàn thành các công việc theo khuyến nghị.
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Kiến nghị đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chi nhánh tỉnh Tiền Giang
Là cơ quan chuyên trách quản lý Nhà nước trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng, Ngân hàng Nhà nước cần thực hiện những giải pháp để nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống giám sát Ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước, hệ thống Kiểm tra, kiểm soát nội bộ, bộ máy Kiểm toán nội bộ của các ngân hàng Thương mại.
Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Tiền Giang cần tăng cường thanh tra, giám sát hoặc phối hợp với Cơ quan Thanh tra, giám sát NHNN trong việc thanh tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của Agribank Tiền Giang trong đó có Agribank Châu Thành, có đánh giá đúng thực chất hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của Chi nhánh , từ đó tham vấn, phối hợp với bộ phận kiểm toán nội bộ của chi nhánh, đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Chi nhánh. Trong quá trình kiểm tra, giám sát, nếu phát hiện sai phạm cần hướng dẫn, phối hợp chặt chẽ với Chi nhánh để tìm phương án và cách thức xử lý phù hợp, giảm thiểu rủi ro cho hệ thống.
3.3.2. Kiến nghị đối với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam – chi nhánh Tỉnh Tiền Giang
Để nâng cao kỷ cương, kỷ luật trong chỉ đạo điều hành, tăng cường việc giám sát nội bộ nhằm phát hiện, ngăn chặn, xử lý kịp thời các tồn tại sai phạm trong hoạt động, Agribank chi nhánh tỉnh Tiền Giang cần yêu cầu các Chi nhánh huyện, phòng giao dịch trực thuộc nghiêm túc thực hiện những nội dung sau:
- Quán triệt và yêu cầu tất cả cán bộ nhân viên phải nâng cao đạo đức nghề nghiệp, tuân thủ pháp luật, chấp hành nghiêm quy trình nghiệp vụ, kỷ cương kỷ luật trong thực hiện chức trách, nhiệm vụđược giao.
- Chấp hành nghiêm túc chỉ đạo của Agribank về thực hiện Chỉ thị số 07/CT-NHNN ngày 11/10/2017 của Thống Đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc tăng cường phòng chống, ngăn ngừa vi phạm pháp luật trong lĩnh vực tiền tệ và Ngân hàng, đảm bảo an ninh, an toàn hoạt động ngân hàng.
- Công tác kiểm tra, giám sát phải được tiến hành thường xuyên, liên tục; nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với tất cả các hoạt động: tín dụng, giao dịch gửi, rút tiền, giao dịch thanh toán, an toàn kho quỹ, quản lý User, Password…; kiểm soát chặt chẽ các giao dịch, nghiệp vụ hàng ngày theo đúng quy chế, quy trình nghiệp vụ; phát hiện kịp thời và ngăn chặn ngay các tồn tại sai phạm, gian lận trong tác nghiệp, xử lý nghiêm minh đối với cán bộ liên quan.
Ngoài việc giám sát về nghiệp vụ, Ban Giám Đốc các chi nhánh phải giám sát các hành vi bất thường trong mối quan hệ, sinh hoạt và các biểu hiện khác…
của cán bộ có liên quan đến mảng công việc, lĩnh vực nghiệp vụ mà cán bộ đó đảm nhiệm.
Để đảm bảo tính hợp lý, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của các Chi nhánh huyện, Agribank chi nhánh tỉnh Tiền Giang cần:
Tiếp tục nghiên cứu quy định về mô hình KSNB phù hợp, thống nhất nội dung, phạm vi trách nhiệm của các bộ phận liên quan, nhằm đảm bảo mô hình hoạt động thông suốt, an toàn và hiệu quả, tuân thủ pháp luật, đảm bảo tính minh bạch, công khai; nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng năng suất lao động.
Hoàn thiện cơ chế, quy trình nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả theo hướng đơn giản hoá thủ tục, chứng từ phải đơn giản, dễ hiểu nhưng đầy đủ, quy trình xử lý nghiệp vụ nhanh chóng nhưng chính xác, tất cả các khâu trong quy trình đều có sự giám sát chặt chẽ, hạn chế tạo ra kẽ hở trong quy trình nghiệp vụ đảm bảo “kịp thời, đơn giản và nhất quán”. Cụ thể, chứng từ nghiệp vụ tiền gửi còn nhiều mẫu biểu (giấy lĩnh tiền, giấy rút tiền, phiếu chi tiền, chứng từ giao dịch,…) và buộc khách hàng phải viết trực tiếp lên các chứng từ dễ gây nhầm lẫn, phiền hà cho khách hàng, giao dịch viên dễ bị sai sót khi không kiểm tra kỹ các thông tin.
Rà soát lại mô hình tổ chức của các đơn vị thành viên và chế độ luân chuyển, đánh giá cán bộ; duy trì và thực hiện cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, quản lý kinh doanh một cách rõ ràng và hiệu quả. Xây dựng phương án điều hành nhân sự từ xa, thông qua hệ thống các ứng dụng công nghệ thông tin để có thể chủ động cảnh báo và nhận diện các trường hợp sai phạm trong công tác tổ chức cán bộ.
Xây dựng và triển khai chương trình hỗ trợ lập chứng từ giao dịch cho khách hàng nhằm hạn chế các sai sót cơ bản các yếu tố trên chứng từ khi ghi chép bằng tay và đây cũng là yếu tố để thu hút khách hàng tiền gửi vì sự thuận tiện, nhanh chóng trong giao dịch.
Tiếp tục tổ chức và hoàn thiện quy trình tuyển dụng tập trung theo hướng ưu tiên đãi ngộ nhân tài, trí thức trẻ, sinh viên loại ưu vào làm việc lâu dài cho Agribank, công tác tuyển dụng phải khách quan, chuyên nghiệp để chuẩn hóa trình độđầu vào của cán bộ nhân viên, cải thiện môi trường kiểm soát.
ngờ, báo cáo rủi ro tác nghiệp, báo cáo sai/ lỗi của toàn hệ thống... đểđảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ; phát hiện nhanh các sai sót, gian lận; đôn đốc Chi nhánh giải trình và khắc phục các sai phạm. Ngoài ra, cũng cần tăng cường công tác kiểm tra giám sát bao gồm cả kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất các phòng giao dịch đểđảm bảo các nghiệp vụđang được tiến hành an toàn và hiệu quả. Đặc biệt chú trọng công tác khắc phục lỗi sau kiểm tra để tránh tình trạng lỗi tái diễn nhiều lần, qua nhiều kỳ kiểm tra vẫn chưa khắc phục được, xây dựng hệ thống báo cáo theo dõi sát sao tình hình khắc phục lỗi này.
Tăng cường tổ chức các khóa đào tạo về nghiệp vụ, pháp lý để giúp cán bộ nhân viên trong hệ thống nắm được quy trình nghiệp vụ, tránh sai sót khi hạch toán và bảo vệ mình trước các hành vi gian lận của khách hàng. Ngoài ra, cũng cần chú trọng việc đào tạo chuyên sâu đối với cán bộ kiểm soát nội bộ để khai thác hiệu quả các báo cáo, phát hiện nhanh và chính xác các hành vi gian lận, sai sót. Bên cạnh đó, công tác kiểm tra trình độ chuyên môn của cán bộ cũng cần được chú trọng để duy trì chất lượng đội ngũ lao động dưới hình thức kiểm tra trực tuyến tại Chi nhánh và kiểm tra tập trung đối với các nghiệp vụ phức tạp hoặc chức vụ cao hơn như nghiệp vụ kiểm soát nội bộ hoặc chức vụ lãnh đạo Phòng/ Chi nhánh.
Xây dựng hệ thống quản trị rủi ro và sổ tay quản trị rủi ro và các kịch bản để xử lý đối với các loại rủi ro như: rủi ro thanh khoản, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro tín dụng, rủi ro tỷ giá hối đoái,….
Quản trị rủi ro thông qua giám sát và kiểm soát việc tuân thủ khung sổ tay quản trị rủi ro trong thực tiễn thay cho quản lý rủi ro thông qua báo cáo tình hình.
Tích cực nghiên cứu để nâng cao trình độ công nghệ thông tin của toàn hệ thống, thông qua nhiều chương trình, chiến lược phát triển công nghệ thông tin nhằm đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin tuân thủ các thông lệ quốc tế, bám sát định hướng, chiến lược kinh doanh, xu thế phát triển công nghệ thông tin. Đảm bảo duy trì hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời. Tổ chức nhiều chương trình thu hút sáng kiến công nghệ