và Phát triển Việt Nam
Nhìn chung, hệ thống kiểm soát nội bộ tại BIDV hoạt động khá hiệu quả, được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện trong mọi khâu, tại tất cả các bộ phận. Điều này đã giúp Ban lãnh đạo điều hành thông suốt, an toàn nghiệp vụ tiền gửi; phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các gian lận và sai sót; thực hiện tốt các chỉ tiêu huy động vốn và cung cấp thông tin báo cáo tiền gửi trung thực, chính xác.
1.4.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố sau được BIDV đặc biệt chú ý:
Tính trung thực và giá trị đạo đức, năm 2007 BIDV đã ban hành Bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp. Bộ quy chuẩn là cơ sở cho mọi chính sách, chỉ dẫn và chương trình hành động của BIDV nhằm tạo môi trường hoạt động chính trực, minh bạch và thân thiện và là một phần không thể tách rời trong trách nhiệm công việc của cán bộ BIDV.
Đảm bảo về năng lực, đảm bảo nhân viên có đủ năng lực, trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức đáp ứng nhu cầu công tác, BIDV đã ra Quyết định số 2368/QĐ-HĐQT của BIDV về việc ban hành Quy chế tuyển dụng lao động ngày 11/12/2013, đặt ra những tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể đối với từng vị trí công việc; đảm bảo tính công khai, minh bạch, chuyên nghiệp trong công tác tuyển dụng. Tất cả nhằm hướng đến việc bố trí nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của tổ chức, giúp hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và hữu hiệu.
Đảm bảo về cơ cấu tổ chức, theo quy định Nghiệp vụ tiền gửi 6440/QĐ- NHBL ngày 14/10/2014 của BIDV, nghiệp vụ tiền gửi tại BIDV được tổ chức thực hiện tại các phòng giao dịch khách hàng bởi các giao dịch viên và kiểm soát viên với chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể từng cá nhân, bộ phận trong việc hoàn thành các mục tiêu về tiền gửi.
Chính sách nhân sự phù hợp, hiệu quả đảm bảo đủ về số lượng và chất lượng, ngày 16/04/2014 BIDV đã ban hành Quyết định số 828/QĐ-HĐQT về luân chuyển, điều động, biệt phái cán bộ trong hệ thống BIDV, trong đó quy định một số điều nhằm phòng ngừa và phát hiện rủi ro về nhân sự như không luân chuyển, điều động, biệt phái cùng một lúc tất cả các cán bộ liên quan trực tiếp với nhau trong cùng một quy trình nghiệp vụ để tiếp tục làm việc trực tiếp liên quan với nhau ở cùng một quy trình nghiệp vụ khác.
1.4.2.2. Đánh giá rủi ro
BIDV ban hành Quy định số 4555/QĐ-QLRRTT ngày 01/08/2013 về Quản lý rủi ro, trong đó quy định: “Rủi ro hoạt động là rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động do yếu tố con người, sự yếu kém trong hệ thống công nghệ thông tin, sự sơ hở, yếu kém trong các quy định nội bộ hoặc từ những yếu tố bên ngoài làm ảnh hưởng tiêu cực đến lợi ích của BIDV”. Đây chính là những rủi ro thường xảy ra đối với nghiệp vụ tiền gửi, được BIDV quan tâm phòng ngừa, phát hiện và khắc phục.
BIDV đã thiết lập quy trình quản lý rủi ro bao gồm các bước: nhận diện, đánh giá, xác định rủi ro; đo lường rủi ro; phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro; theo dõi, kiểm soát và báo cáo.
1.4.2.3. Hoạt động kiểm soát
Nhằm đảm bảo nghiệp vụ tiền gửi được thực hiện hiệu quả, đúng quy định, Ban lãnh đạo BIDV đã thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát bao gồm:
Các biện pháp kiểm soát phòng ngừa thông qua các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ của BIDV và chi nhánh về nghiệp vụ tiền gửi và kiểm soát nội bộ nhằm hướng dẫn cho các phòng nghiệp vụ hạch toán, kiểm soát nghiệp vụ tiền gửi đúng tính chất, đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng.
Các biện pháp kiểm soát phát hiện nhằm hạn chế sai sót và gian lận trong nghiệp vụ tiền gửi tại các bộ phận, BIDV thực hiện hậu kiểm chứng từ, kiểm tra các báo cáo kế toán, quản lý rủi ro, làm rõ các biến động bất thường, dấu hiệu gian lận, sai sót, kiểm quỹ hoặc kiểm tra chứng từ, ấn chỉđột xuất...
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn của nghiệp vụ tiền gửi, BIDV đã tiến hành nhiều biện pháp kiểm soát quá trình xử lý thông tin như kiểm soát tốt hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần mềm hệ thống, quyền truy cập và kiểm soát việc bảo trì, phát triển các hệ thống ứng dụng nhằm đảm bảo nghiệp vụ diễn ra thông suốt và bảo mật, ngăn ngừa việc truy cập và sử dụng trái phép các thông tin tiền gửi khách hàng, việc kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, chỉ cho phép người dùng được tiếp cận với những ứng dụng cần thiết cho công việc của họ.
1.4.2.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin được trang bịđầy đủ, hiện đại theo chuẩn quốc tế, có hiệu suất sử dụng cao, đảm bảo hoạt động liên tục, an toàn và ổn định cơ bản đáp ứng được các yêu cầu hoạt động kinh doanh hiện tại của BIDV.
Hệ thống mạng nội bộ đã kết nối toàn bộ các đơn vị của BIDV. Hệ thống mạng truyền thông tại các chi nhánh đạt tiêu chuẩn cao, đảm bảo tốc độ kết nối và tính bảo mật. Từ năm 2015, BIDV đã triển khai ứng dụng Văn phòng điện tử, cho phép tất cả các nhân viên khi đăng nhập sẽ có thể thao tác trên “bàn làm việc điện tử” của riêng mình. Ứng dụng cho phép nhân viên tiếp nhận đầy đủ, chính xác các chỉ thị từ cấp trên, nắm được phân công nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng và cập nhật trạng thái xử lý công việc.
1.4.2.5. Hoạt động giám sát
Đểđánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi, Ban lãnh đạo đã tổ chức thực hiện các đợt giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ nhằm rà soát các báo cáo hoạt động tiền gửi, phát hiện các biến động bất thường, tìm hiểu nguyên nhân đểđưa ra phương án khắc phục.
Ngoài ra, các ý kiến đóng góp của khách hàng cũng là kênh thông tin quan trọng nhằm đánh giá việc thực thi chính sách, quy trình nghiệp vụ của cán bộ
nhân viên.