Nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống KSNB, coi đây là một trong những giải pháp mang tính chiến lược lâu dài, đồng thời xác định môi trường kiểm soát là nhân tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, vì thế Ban lãnh đạo Chi nhánh đặc biệt chú trọng nhân tố này nhằm đảm bảo từng cá nhân trong đơn vị nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, luôn có ý thức tuân thủ pháp luật, quy định, quy trình nội bộ để hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ của mình.
đầy đủ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ từđó mà họ luôn quan tâm thích đáng đến việc thiết kế, vận hành các quy định, chính sách các bước và thủ tục kiểm soát ở mọi khâu, mọi cấp, mọi phòng ban trong chi nhánh.
Cơ cấu tổ chức:
Bộ máy tổ chức của chi nhánh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của chi nhánh. Bộ máy tổ chức của chi nhánh là một cổ máy vận hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh. Do đó, để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng của chi nhánh thì bộ máy tổ chức phải được bố trí phù hợp, từng cán bộ ở từng vị trí phải có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ Bộ máy tổ chức.
Cần phải có sự quy định chức năng quyền hạn giữa các phòng để tránh việc chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các phòng ban. Tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan.
Chính sách đào tạo nhân sự
Đào tạo cán bộ và công tác tổ chức cán bộ: con người luôn là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của chi nhánh, quan tâm đến chất lượng cán bộ tại chi nhánh là một việc mang tính chiến lược của chi nhánh. Trong thời gian qua công tác đào tạo cán bộ tại chi nhánh rất được ban lãnh đạo chi nhánh quan tâm. Chi nhánh đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng như thường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, kế toán ngân quỹ cuối mỗi khoá học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra làm căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ để đề bạt chức vụ và tuyển dụng cán bộ. Bên cạnh đó thường xuyên có các buổi học ngoại khoá, tham quan giao lưu học tập với các đơn vị bạn, trao đổi các chuyên đề với các cán bộ chi nhánh, cử các cán bộđi học các lớp đào tạo ngắn hạn, bổ túc kiến thức, tạo điều kiện cho các cán bộ chi nhánh đi học sau đại học.
Đặc biệt đối với cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì đòi hỏi phải đào tạo về kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, có khả năng phân tích dự báo. Xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác KSNB vừa có tâm, vừa có chuyên môn,
có năng lực, có tinh thần trách nhiệm, đặc biệt là đối với cán bộ trẻ, chuyên gia giỏi có tâm huyết, có nguyện vọng cống hiến và làm việc lâu dài cho Agribank Châu Thành. Cụ thể, nhân sự của bộ phận KSNB nên là các cán bộ có trình độ chuyên môn cao được đào tạo đúng chuyên ngành thông qua tuyển dụng hoặc tuyển chọn từ các cán bộ của chi nhánh để phát huy hết khả năng của họ thay vì chọn cán bộ có kinh nghiệm làm công tác chuyên môn lâu năm như hiện nay.
Để làm được điều này, chi nhánh cần xây dựng kế hoạch công việc theo từng vị trí công việc cụ thể: yêu cầu về trình độ chuyên môn, tiêu chuẩn đạo đức theo vị trí công việc ở từng bộ phận; quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của từng vị trí công việc ở từng bộ phận; mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát giữa các vị trí công việc. Thường xuyên mở các lớp đào tạo, khóa huấn luyện, các hội thảo, chuyên đề nhằm bổ sung, cập nhật kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, về bảo mật an ninh hệ thống, an toàn dữ liệu cho người lao động và thống nhất cách thực hiện các quy trình nghiệp vụ cụ thể, đặc biệt là khi có những quy định mới hoặc có sự thay đổi trong chính sách pháp luật của Nhà nước và của Agribank nhằm tăng cường sự đảm bảo về năng lực. Hàng năm, ngoài các lớp tập huấn cho cán bộ mới tuyển dụng, Agribank Châu Thành cần tập huấn toàn diện cho cán bộ làm nghiệp vụ theo phương pháp mới như thuyết trình, giao lưu nói chuyện cùng các chuyên gia về các chuyên đề và các kỹ năng tiếp xúc khách hàng, kinh nghiệm và các bài học về phòng ngừa rủi ro và gian lận trong nghiệp vụ, kinh nghiệm và phương pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả,….
Kế hoạch công việc là căn cứ để từng cá nhân thực hiện công việc của mình, là tài liệu để hướng dẫn, huấn luyện nhân viên mới; là cơ sởđể xác định quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân.
Đào tạo cán bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận và vận hành các phần mềm tin học IPCAS. Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng của phần mềm trong kiểm soát. Cần tiếp tục quan tâm công tác kiểm tra trình độ chuyên môn, khung năng lực của từng cán bộ theo định kỳ để có kế hoạch đào tạo, tập huấn hoặc bố trí kịp thời nhằm đảm bảo chất lượng đội ngũ lao động đặc biệt là các cán bộ làm công tác KSNB, các giao dịch viên trực tiếp làm nghiệp vụ và các kiểm soát viên bằng cách xây dựng phần mềm ứng dụng kiểm tra trực
tuyến, tập trung trên hệ thống mạng nội bộ để tất cả các cán bộ từ lãnh đạo đến nhân viên đều phải tham gia. Vì chỉ khi toàn bộ cán bộ nhân viên am hiểu nghiệp vụ, nắm rõ quy định thì mới có thể tuân thủ và thực hiện đúng, đầy đủ quy trình, quy định, giảm số lượng sai sót, nhầm lẫn mắc phải và nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.
Công tác bồi dưỡng, giáo dục tư tưởng, đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ phải được thực hiện thường xuyên bằng nhiều hình thức nhằm hạn chế rủi ro về đạo đức cán bộ. Trong đó, chú ý phát huy tốt vai trò của cẩm nang văn hóa của Agribank, kỹ năng chăm sóc khách hàng, không chỉ thông qua tuyên truyền ban đầu khi mới ký hợp đồng lao động mà còn phải thường xuyên nhắc nhở cán bộ nhân viên về những quy tắc, quy chuẩn này trong suốt quá trình công tác bằng nhiều hình thức như tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp, các cuộc thi tài năng thanh lịch hàng năm để cán bộ ôn lại những giá trị đạo đức cốt lõi, nâng cao ý thức tôn trọng và thực hiện đầy đủ, có trách nhiệm các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của Agribank, hạn chế tối đa tư tưởng, mưu đồ gian lận, trục lợi cá nhân.
Nghiên cứu đổi mới công tác đánh giá, luân chuyển, quy hoạch, bổ nhiệm và đào tạo cán bộ, hoàn thiện chính sách đối với người lao động, thúc đẩy sự sáng tạo và cạnh tranh trên nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh nhằm chiêu mộ, khai thác và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao theo hướng bố trí đúng người, đúng việc, đúng sở trường và năng lực, ưu tiên cán bộ giỏi, cán bộ trẻ có năng lực phải được quan tâm, đào tạo để làm cán bộ nguồn trong tương lai.
Để đáp ứng yêu cầu hội nhập, Chi nhánh cần tích cực hơn trong việc hoàn thiện, đổi mới hệ thống đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đối với các cá nhân; xây dựng các chính sách đãi ngộ về lương, tiền thưởng tương xứng theo vị trí công việc, mức độđóng góp và hiệu quả làm việc của người lao động; tiếp tục cải thiện môi trường làm việc chuyên nghiệp và mang đến lợi ích xứng đáng cho mọi nhân viên. Bên cạnh đó cũng cần đưa ra các chế tài nghiêm khắc, cụ thểđối với các hành vi vi phạm để nâng cao ý thức của cán bộ nhân viên trong việc tuân thủ pháp luật, chấp hành các quy trình, quy định của Agribank.
luân chuyển để đảm bảo yêu cầu về kiểm soát nội bộ, tránh tình trạng vị nể cá nhân, hoặc các lý do khác không có trong quy định về không được luân chuyển. Theo đó, tại các vị trí nghiệp vụ nhạy cảm liên quan đến tiền, tài sản của đơn vị như thủ kho tiền, thủ quỹ, kiểm ngân, GDV... cần được luân chuyển thường xuyên theo đúng thời gian quy định hoặc đột xuất theo yêu cầu kinh doanh của Chi nhánh. Để tạo điều kiện cho công tác kiểm soát nội bộ, có thể tăng cường việc cho cán bộ nghỉ đột xuất để kiểm tra, đối chiếu số dư tồn quỹ tiền mặt, ấn chỉ, hiện trạng các công việc đang thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện gian lận.
Ngoài ra, cần đổi mới phương pháp kiểm tra, kiểm toán nội bộ, chú trọng giám sát từ xa qua hệ thống CNTT như kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ qua hệ thống camera quan sát là phương pháp khá hiệu quả, có thể kiểm tra lại bất kỳ thời gian nào thay vì kiểm tra trực tiếp. Bên cạnh đó là cần tăng cường kiểm tra đột xuất, bất thường, kiểm tra chuyên đề liên quan đến nghiệp vụ. Song song đó, chi nhánh cần chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực và vật lực thích hợp để sẵn sàng với sự thay đổi cơ cấu tổ chức bộ phận KSNB phù hợp hơn, cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận thay đổi theo hướng tách bạch, rõ ràng, không kiêm nhiệm, không chồng chéo công việc lẫn nhau.