Phát triển Nông thôn Việt Nam chi nhánh Huyện Châu Thành Tỉnh Tiền Giang
2.2.4.1. Những kết quảđạt được
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang giai đoạn 2017 – 2019 đã được cải thiện đáng kể, hoạt động khá hiệu quả, đạt được yêu cầu mà lãnh đạo chi nhánh đề ra. Hoạt động kiểm soát nội bộ đã đạt được một số kết quảđược ghi nhận như sau:
- Về môi trường kiểm soát:
Đã xây dựng và tổ chức thực hiện nghiệp vụđúng quy định và có hiệu quả, phát huy vai trò, chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đã thiết lập cơ cấu tổ chức và cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm, phân cấp ủy quyền hợp lý, cụ thể, rõ ràng từ khâu tiếp nhận khách hàng, tác nghiệp đến hậu kiểm.
Chuẩn mực đạo đức, văn hóa Agribank, kỹ năng chăm sóc khách hàng được xây dựng và phổ biến đến toàn bộ cán bộ. Đội ngũ nhân viên được tuyển dụng, đào tạo đảm bảo những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Đặc biệt, nhân sự kiểm soát nội bộ đa phần là những cán bộ có kinh nghiệm công tác, phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu nghiệp
vụ, có thể kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, gian lận của các bộ phận tác nghiệp.
Chính sách tuyển dụng, đánh giá, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật nhân sự cũng được thiết kế hợp lý đảm bảo về năng lực, công bằng, khách quan tạo tiền đề tốt cho việc cải thiện chất lượng môi trường kiểm soát.
- Vềđánh giá rủi ro:
Các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động nghiệp vụđều được nhận dạng, đo lường, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý thích hợp.
Trong từng giai đoạn, Ban lãnh đạo cụ thể hóa các mục tiêu chung của Chi nhánh thành các chỉ tiêu kinh doanh cụ thể và phổ biến đến từng bộ phận. Các báo cáo rủi ro của Chi nhánh (Báo cáo giao dịch nghi ngờ, Báo cáo rủi ro tác nghiệp, Báo cáo lỗi/sai, Báo cáo xử lý trách nhiệm,...) được thực hiện đúng tiến độ, công khai, minh bạch, cảnh báo được những sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ của các bộ phận và đưa ra được mức xử lý thích đáng để hạn chế sai phạm.
- Về hoạt động kiểm soát:
Thực hiện tốt việc tổ chức cả hai thể thức kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện thông qua việc ban hành và phổ biến các quy trình, quy định, chỉ thị liên quan đến nghiệp vụ đến các bộ phận và tổ chức công tác hậu kiểm toàn bộ chứng từ giao dịch nhằm kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, quy định; ngăn ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận.
Xét về chức năng, việc soát xét của người quản lý cấp cao và quản trị hoạt động của các cấp trung gian, phân tích rà soát đều được thực hiện định kỳđể tìm ra sự chênh lệch và nguyên nhân của sự khác biệt giữa kết quả thực tế với dự đoán, dự báo hay kỳ trước để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin được thực hiện hiệu quả, đảm bảo tính bảo mật, an toàn, hệ thống thông tin hoạt động liên tục và ổn định. Kiểm soát vật chất được tiến hành đầy đủ bao gồm cả kiểm soát định kỳ và kiểm soát đột xuất, nhằm đảm bảo tiền mặt, ấn chỉ tiền gửi được quản lý một cách chặt chẽ.
- Về Thông tin và truyền thông:
Hệ thống Thông tin và truyền thông được tổ chức hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Mọi thành viên của chi nhánh đều tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ công việc của mình và mối quan hệ với các thành viên khác thông qua hệ thống mạng nội bộ.
Hệ thống công nghệ thông tin ngày càng hiện đại hóa đáp ứng yêu cầu kinh doanh, được giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật, đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục.
- Về hoạt động giám sát:
Ban lãnh đạo thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; phát hiện các tồn tại, bất cập của hệ thống để báo cáo kịp thời với cấp quản lý.
Việc giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ được thực hiện liên tục thông qua nhiều kênh đa dạng như hòm thư góp ý, chương trình khảo sát ý kiến khách hàng, Tổng đài chăm sóc khách hàng và mạng xã hội; và qua các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán định kỳ.
- Về công tác hậu kiểm:
Chi nhánh đã chủ động, bám sát quy trình hậu kiểm của Agribank, tại chi nhánh và PGD trực thuộc đều thành lập tổ hậu kiểm và tổ chức thực hiện tốt công tác hậu kiểm có hiệu quả, đúng quy trình, hậu kiểm 100% các giao dịch nghi ngờ, các giao dịch hủy, các giao dịch lùi ngày, hoặc các giao dịch có dấu hiệu gian lận, kiểm tra 100% chữ ký của khách hàng giao dịch tiền gửi.
Qua công tác hậu kiểm đã phát hiện và khắc phục sửa chữa kịp thời những sai sót, công tác hậu kiểm không còn mang tính hình thức mà ngày càng được chú trọng hơn về số lượng lẫn chất lượng. Cán bộ làm công tác hậu kiểm được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm, có trình độ, năng lực tốt, đáp ứng yêu cầu công tác hậu kiểm.
Bộ phận hậu kiểm đã hỗ trợ cho bộ phận nghiệp vụ nắm bắt cơ chế xử lý của hệ thống và triển khai các hoạt động tác nghiệp đảm bảo các bộ phận nghiệp
vụ tuân thủ các quy trình tác nghiệp và tuân thủ các quy định về hạch toán kế toán, chứng từ kế toán. Kết quả khảo sát tại Chi nhánh cho thấy hầu hết lãnh đạo Chi nhánh, lãnh đạo và cán bộ các phòng nghiệp vụđược khảo sát đánh giá công tác hậu kiểm là cần thiết và rất cần thiết.
- Về công tác kiểm toán nội bộ:
Bộ phận kiểm toán nội bộ đã xây dựng chương trình kiểm toán nội bộ với các nội dung chủ yếu là kiểm toán tuân thủ quy trình giao dịch, quy định về hạn mức, cách tổ chức thực hiện, kiểm tra hiệu suất và hiệu quả hoạt động. Các vấn đề ghi nhận trong quá trình kiểm toán góp phần phản ánh được tổng thể về hoạt động kinh doanh và hiệu quả hoạt động kinh doanh mang lại. Điều này đã làm hạn chếđược nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm soát - tức là báo cáo kiểm toán chưa phát hiện hoặc không phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn và chưa đưa ra được biện pháp ngăn chặn và xử lý rủi ro phù hợp.
Hoạt động kiểm toán nội bộ cũng đưa ra được những cảnh báo về mức độ an toàn của nghiệp vụ, về công tác quản lý rủi ro và hiệu quả hoạt động kinh doanh, đồng thời đưa ra các biện pháp chấn chỉnh nhằm bảo vệ an toàn nguồn vốn và tài sản của khách hàng, đã giúp cho Ban lãnh đạo ngân hàng có những điều chỉnh kịp thời, hiệu quả, hài hòa giữa quy mô của đơn vị với diễn biến của thị trường nguồn vốn. Đối với tất cả các nghiệp vụ, hệ thống kiểm soát nội bộ phát huy tốt vai trò hướng dẫn, hỗ trợ bộ phận giao dịch trong xử lý nghiệp vụ an toàn, hiệu quả.
2.2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang
Trong những năm qua, mặc dù đã có sự quan tâm, đầu tư cho việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Châu Thành vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định sau đây:
- Môi trường kiểm soát còn hạn chế, chất lượng cán bộ giao dịch chưa đáp
ứng yêu cầu:
Quy trình nghiệp vụ còn phức tạp, cứng nhắc, còn thủ công dễ dẫn đến sai sót, gây khó khăn cho khách hàng, chưa đơn giản hóa theo hướng ứng dụng
CNTT trợ giúp khách hàng, chẳng hạn khâu lập chứng từ còn phải yêu cầu khách hàng tự viết, tự lập bảng kê tiền gây phiền hà cho khách hàng.
Cán bộ giao dịch vẫn còn mắc nhiều lỗi cơ bản, vẫn còn sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ bao gồm: bất cẩn, thiếu tập trung, đánh giá hay ước lượng sai, thao tác sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên. Điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng giao dịch, gây ra nhiều phiền hà cho khách hàng, làm ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu và làm tổn thất cho ngân hàng (mất khách hàng, suy giảm nguồn vốn huy động). Một phần nguyên nhân là do chủ quan, thiếu kinh nghiệm, tâm lý thiếu tự tin, hay bản thân cán bộ chưa chủ động học tập, nghiên cứu chế độ, nghiệp vụ dẫn đến thiếu kiến thức khi thực hiện các nghiệp vụ mới hoặc phức tạp. Phần khác là do công tác đào tạo cán bộ của Chi nhánh còn hạn chế, chưa sâu sát, chưa cập nhật kịp thời theo những thay đổi mới của nghiệp vụ dẫn đến sự thiếu thông tin và yếu kém kỹ năng nghiệp vụ.
Chất lượng nhân sự bộ phận kiểm soát nội bộ chưa đồng đều, một số cán bộ kiểm soát nội bộ chưa qua giao dịch thực tế với khách hàng, thiếu kinh nghiệm thực tế dẫn đến hiện tượng chỉ kiểm soát bề mặt chứng từ mà không nắm bản chất giao dịch nên khó phát hiện các sai sót, rủi ro tiềm ẩn. Nhiều cán bộ hậu kiểm có kinh nghiệm lại thường xuyên được điều động, hỗ trợ cho các bộ phận giao dịch nên công tác hậu kiểm bị gián đoạn, mất tập trung dẫn đến kém hiệu quả. Mặt khác, do thiếu nhân sự chuyên trách làm công tác hậu kiểm, đa phần cán bộ hậu kiểm là kiêm nhiệm nên chất lượng hậu kiểm chưa cao, còn mang nặng hình thức, chạy đua theo thời gian quy định nên những sai sót dể bị bỏ qua hoặc không được phát hiện hoặc phát hiện không kịp thời.
Công tác tổ chức nhân sự, luân chuyển cán bộ theo yêu cầu kiểm soát nội bộ đôi khi mang tính chất đối phó, chỉ luân chuyển khi đến hạn, với mức thời gian tối thiểu, rồi lại sắp xếp nhân sự như cũ, điều này tạo điều kiện cho việc cấu kết giữa các cán bộ hoặc với khách hàng để trục lợi tài sản của ngân hàng. Nguyên nhân là do tâm lý e ngại việc luân chuyển cán bộ quá thường xuyên sẽ dẫn đến sự xáo trộn, bất ổn định trong cơ cấu tổ chức hoặc do không đủ nhân sự để luân chuyển do tính chất của nghiệp vụ và trình độ của cán bộ kiểm soát không đồng đều, không bao quát, chỉ biết rõ về một số ít nghiệp vụ nên việc luân
chuyển dể dẫn đến rủi ro trong quá trình tác nghiệp.
Do áp lực về cơ chế khoán thu nhập, trong đó việc đánh giá về chất lượng cán bộ, việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ, tính lỗi tác nghiệp, khiến các cá nhân và bộ phận kiểm soát e ngại hoặc cẩn trọng thái quá trong việc thực hiện nghiệp vụ tiền gửi dẫn đến hệ lụy làm giảm hiệu quả hoạt động huy động vốn. Rõ ràng, việc cân bằng các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ là tính tuân thủ và tính hiệu quả trong thực tếđôi khi rất khó đạt được.
- Công tác nhận diện, đánh giá, phân tích rủi ro còn hạn chế, cơ chế phòng ngừa chưa hiệu quả:
Do hầu hết cán bộ kiểm tra đa số là những kế toán viên, cán bộ tín dụng đã có nhiều năm trong nghề, được phân công làm công tác kiểm tra, nên chủ yếu là phát huy khả năng kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ kế toán và tín dụng; còn các lĩnh vực khác như kinh doanh ngọai hối, thẻ, POS…cũng như các yêu cầu khác của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ như nhận diện và đánh giá các rủi ro trong họat động để đề xuất các biện pháp đối phó thì chưa đáp ứng được yêu cầu.
- Hoạt động kiểm soát còn kẽ hở và dễ bị lợi dụng:
Việc tuân thủ về bảo mật và an toàn thông tin chưa được thực hiện nghiêm túc, chưa tuân thủ theo quy định, quá trình xử lý thông tin tồn tại nhiều bất ổn, nguy cơ mật khẩu bịđánh cắp, lợi dụng để thực hiện các giao dịch, gây thất thoát tài sản ngân hàng rất cao, nguyên nhân là do cán bộ còn chủ quan, chưa ý thức được hết nguy cơ và mức độ thiệt hại khi xảy rủi ro về bảo mật thông tin, đa số các cán bộ chỉđổi mật khẩu khi có yêu cầu từ hệ thống và thường sử dụng các mật khẩu phổ biến, dễđoán, thậm chí là không thay đổi mật khẩu mặc định, chưa có sự tự giác cao trong việc bảo mật mật khẩu cá nhân, còn tồn tại việc nể nang, cả tin trong thực hiện giao dịch như cho mượn máy tính, muợn user, mật khẩu,...Ngoài ra việc kiểm soát chưa chặt chẽ trong việc cấp phát và thu hồi người sử dụng trong hệ thống giao dịch vô tình tạo ra kẽ hở, dễ lợi dụng, gian lận gây ra thiệt hại cho ngân hàng như không tạm khoá User của các nhân viên nghỉ chếđộ, nghỉ không lương trong thời gian dài, không thu hồi User kịp thời đối với nhân viên thôi việc hoặc chuyển công tác.
Việc quy định hạn mức tự phê duyệt và mô hình giao dịch một cửa là cải tiến về chất lượng phục vụ khách hàng, tuy nhiên lại tiềm ẩn rủi ro thất thoát tài sản đối với ngân hàng. Theo quy định của NHNN, một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một người thực hiện và một người kiểm soát giao dịch. Tuy nhiên việc quy định hạn mức giao dịch và cho phép giao dịch viên tự phê chuẩn trong hạn mức này (tức là giao dịch không qua kiểm soát viên) đối với một số giao dịch tiền gửi dễ dẫn đến tình trạng lợi dụng, cố ý làm sai hoặc sai sót mà không được phát hiện kịp thời. Tuy rằng việc áp dụng hạn mức tự phê duyệt này đã được NHNN thông qua nhưng không thể phủ nhận những rủi ro tiềm ẩn xung quanh hạn mức tự phê duyệt này vì hạn mức là có giới hạn nhưng số lần hạch toán thì không giới hạn, nên nếu muốn trục lợi tài sản khách hàng, GDV vẫn có thể chia nhỏ giao dịch và thực hiện ý đồ của mình. Hơn nữa, theo mô hình giao dịch một cửa thì GDV là người chịu trách nhiệm hạch toán kế toán đồng thời cũng là người thu chi tiền mặt và quản lý ấn chỉ tiền gửi. Việc kiêm nhiệm như vậy dễ tạo khe hở cho các GDV thao túng toàn bộ quy trình.
Việc kiểm soát vật chất, hạn mức tồn quỹ cũng tạo khe hở có thể gây thất thoát tài sản. Hiện tại, hạn mức tồn quỹ tại các Phòng giao dịch trực thuộc có đủ điều kiện về cơ sở vật chất là tương đối cao, tối đa lên đến 08 tỷđồng tùy vào nhu cầu giao dịch, quy mô, điều kiện an ninh. Tuy các biện pháp kiểm tra và giám sát vẫn được thực hiện nhưng rõ ràng, chính hạn mức tồn quỹ này đang tạo lỗ hổng cho các cán bộ Phòng giao dịch nếu muốn có thể cấu kết với nhau để chiếm đoạt số tiền tồn quỹ này trong một thời gian nhất định.
Còn tồn tại tâm lý ỷ lại của một số giao dịch viên do hầu hết các chứng từ giao dịch đều qua kiểm soát và được kiểm soát lại dẫn đến sự chủ quan trong