Nhằm bảo đảm tuân thủ các quy định, quy trình nghiệp vụ Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang đã xây dựng và tổ chức thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Các biện pháp kiểm soát phòng ngừa: thực hiện theo hệ thống các văn bản về cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ về nghiệp vụ và kiểm soát nội bộ nhằm hướng dẫn cho các phòng nghiệp vụ hạch toán, kiểm soát nghiệp vụ đúng tính chất, đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng.
- Các biện pháp kiểm soát phát hiện: Nhằm phát hiện nhầm lẫn và gian lận trong nghiệp vụ, Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang yêu cầu bộ phận hậu kiểm phải thực hiện hậu kiểm 100% chứng từ, kiểm tra các báo cáo kế toán, làm rõ các biến động bất thường, dấu hiệu gian lận, sai sót, thường xuyên kiểm quỹ hoặc kiểm tra chứng từ, ấn chỉ, tài sản, giấy tờ có giá trong kho đột xuất để phát hiện các dấu hiệu bất thường.
Bên cạnh đó, Ban Giám đốc Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang cũng sử dụng linh hoạt các biện pháp kiểm soát theo chức năng như:
- Soát xét của người quản lý cấp cao: Định kỳ vào ngày 06 tây hàng tháng, toàn chi nhánh đều tổ chức họp giao ban, đánh giá kết quả thực hiện từng chỉ tiêu kinh doanh của tháng so với kế hoạch đề ra. Trong đó, các chỉ tiêu tiền gửi được đặc biệt quan tâm với các thông số về quy mô và cơ cấu huy động vốn. Mọi sự biến động trong kỳđều phải được đánh giá, nêu rõ nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục. Trên cơ sởđánh giá các chỉ tiêu kinh doanh và mức độ tuân thủ quy trình nghiệp vụ, Chi nhánh sẽđánh giá và xếp loại mức độ hoàn thành của từng bộ phận, cá nhân.
Nhìn chung, Ban lãnh đạo đã có sự quan tâm, đề ra giải pháp tăng cường hoạt động huy động vốn, tuy nhiên vẫn chưa có một chế tài, khen thưởng phù hợp, chưa phân định trách nhiệm cụ thể từng bộ phận hoặc cá nhân gắng với từng chỉ tiêu được giao do hoạt động kinh doanh của Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang những năm qua khá thuận lợi, luôn là đơn vị thừa vốn, chỉ tiêu huy động vốn hàng năm đều đạt trên 105% kế hoạch giao, trong thời gian tới Ban lãnh đạo cần có biện pháp và chế tài phù hợp hơn để thích ứng với diễn biến nền kinh tế ngày càng đa dạng và tiềm ẩn nhiều rủi ro như hiện nay.
- Quản trị hoạt động: để Ban Giám đốc Chi nhánh có cơ sởđánh giá mức độ hoàn thành chung của Chi nhánh, trước hết từng phòng nghiệp vụ có liên quan sẽ soát xét các báo cáo về mức độ hoàn thành các chỉ tiêu huy động vốn và thống kê
các lỗi tác nghiệp của từng cá nhân định kỳ hàng tháng, lồng ghép vào cơ chế khoán tiền lương, nếu giao dịch viên phạm nhiều lỗi hoặc hủy nhiều bút toán thì sẽ bị trừđiểm, đồng nghĩa với việc bị trừ tiền lương. Điều này làm cho GDV chú ý hơn, cẩn trọng hơn trong quá trình thực hiện giao dịch.
- Phân chia trách nhiệm hợp lý: Nhằm phát hiện và giảm thiểu các cơ hội dẫn đến nhầm lẫn và gian lận quá trình thực hiện nghiệp vụ, Ban giám đốc đã thực hiện phân chia trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận liên quan. Hầu hết các giao dịch đều được thực hiện theo nguyên tắc “2 tay”, tức là giao dịch viên thực hiện giao dịch thì phải có kiểm soát viên phê duyệt thì mới hoàn tất giao dịch. Tuy nhiên, trong một hạn mức nhất định, đối với một số giao dịch nộp tiền và rút tiền giao dịch viên vẫn có hạn mức tự phê duyệt mà không qua KSV.
- Theo quy định hiện hành của Agribank, việc phân chia trách nhiệm cho các cá nhân hay bộ phận thường kèm theo việc phân chia quyền hạn xét duyệt. Đối với các giao dịch nghiệp vụ tiền gửi, Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang đều quy định hạn mức giao dịch, hạn mức giao dịch tiền mặt, hạn mức tồn quỹđối với từng giao dịch viên. Theo đó, hạn mức giao dịch tiền mặt tối đa cho một giao dịch viên quầy loại 2 là 700 triệu đồng trở xuống, và các giao dịch có giá trị trên 700 triệu đồng trở lên phải được thực hiện từ quầy giao dịch loại 1. Với cách quy định hạn mức như vậy, phần nào giúp kiểm soát và hạn chế thiệt hại gây ra trong trường hợp có gian lận. Trường hợp có xảy ra rủi ro thì thiệt hại cũng không quá lớn, khả năng khắc phục thiệt hại là có thể.
Việc tách bạch các chức năng kế toán, phê duyệt và bảo quản tài sản là phương cách tốt nhất, tuy nhiên do đặc thù mô hình tổ chức giao dịch tại Chi nhánh vẫn có một số sự kiêm nhiệm như sau: Với một số giao dịch tiền mặt trong hạn mức, giao dịch viên vẫn có thể tự hạch toán và tự phê duyệt. Theo mô hình giao dịch một cửa đang tổ chức tại chi nhánh, giao dịch viên là người hạch toán kế toán đồng thời cũng là người thu chi tiền mặt và quản lý các sổ tiết kiệm của khách hàng (cấp mới, thu hồi lại). Do vậy, vẫn tồn tại khả năng có thể gian lận, chiếm đoạt tài sản của khách hàng.
- Kiểm soát vật chất: Đểđảm bảo nguồn tiền huy động được kiểm soát một cách chặt chẽ, định kỳ cuối mỗi ngày, toàn bộ tiền mặt, các chứng chỉ, sổ tiền gửi
đều được bảo quản tại kho tiền của Chi nhánh (trừ một số phòng giao dịch ở xa, được để tồn quỹ một số tiền nhất định). Ban quản lý kho của Chi nhánh kiểm tra đối chiếu tiền mặt thực tế với số dư trên tài khoản tiền mặt tại các báo cáo, ấn chỉ quan trọng, sổ tiền gửi,… phải đảm bảo khớp đúng giữa sổ sách và thực tế.