3.1.2 Giới thiệu tổng quát về Công tyBảo Việt Vĩnh Long
3.1.2.4 Cơ cấu tổ chức
Bảo Việt Vĩnh Long là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt với cơ cấu tổ chức gồm 01 giám đốc và 01 phó giám đốc cùng tham gia điều hành và quản lý 10 phòng ban chức năng
Sơ đồ 3.1 Bộ máy tổ chức của Công ty Bảo Việt Vĩnh Long
- Bảo Việt Vĩnh Long có 10 phịng chức năng.
- Giám đốc: là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt về các hoạt động kinh doanh của công ty cũng nhƣ là ngƣời trực tiếp ký kết các hợp đồng bảo hiểm của công ty.
- Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về các nội dung cơng việc đƣợc phân cơng
Giám đốc Phó Giám đốc Phịng nghiệp vụ Phịng tài chính –tổng hợp Phịng quản lý đại lý Phịng bảo hiểm Khu vực Long Hồ Phịng bảo hiểm Khu vực Mang Thít Phòng bảo hiểm Khu vực Vũng Liêm Phòng bảo hiểm Khu vực Bình Minh Phịng bảo hiểm Khu vực Bình Tân Phịng bảo hiểm Khu vực Tam Bình Phịng bảo hiểm Khu vực Trà Ơn Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
và những công việc đƣợc giám đốc ủy quyền.
- Phịng Tài chính – Tổng hợp: Nhiệm vụ tham mƣu giúp việc cho Giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về cơng tác tài chính, kế tốn: có nhiệm vụ hạch tốn tồn bộ q trình kinh doanh của cơng ty theo ngày, tháng, quý, năm. Quản lý toàn bộ số vốn tài sản của công ty, đảm bảo chế độ nộp ngân sách nhà nƣớc. Lập kế hoạch hoạt động kinh doanh của cơng ty nhằm mang lại lơi ích tối đa cho cơng ty, có sự tham mƣu về chiến lƣợc kinh doanh để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Bên cạnh đó, Phịng Tài chính –Tổng hợp kiêm luôn nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về công tác tổ chức, quản lý lao động, tiền lƣơng và cơng tác hành chính. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản trị nhân sự và hành chính trong Cơng ty.
- Phịng nghiệp vụ: Có nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc Cơng ty về công tác phát triển sản phẩm bảo hiểm, phù hợp với đặc điểm địa bàn. Ký duyệt những hợp đồng, hồ sơ bồi thƣờng theo phân cấp đƣợc phân công. Xây dựng kế hoạch tập huấn nghiệpvụ cho cán bộ công nhân viên khi Tổng công ty triển khai nghiệp vụ mới.
- Phịng Quản lý đại lý: Có nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc Công ty về công tác phát triển đại lý, mở rộng phạm vi khai thác bảo hiểm, công tác phát triển sản phẩm. Ký duyệt hợp đồng, hồ sơ bồi thƣờng theo phân cấp đƣợc phân công. Xây dựng kế hoạch tập huấn nghiệp vụ cho đại lý, xây dựng kế hoạch đào tạo đại lý mới và đào tạo lại khi Tổng công ty triển khai nghiệp vụ mới. Quản lý tình hình khai thác và số lƣợng đại lý tăng giảm trong kỳ báo cáo cho công ty và Tổng công ty
- Các phòng bảo hiểm khu vực: Trong mỗi phịng bảo hiểm khu vực đều có Trƣởng hoặc phó trƣởng phịng quản lý, kèm theo 1-2 đại lý trực phòng và khai thác bảo hiểm hỗ trợ cho Trƣởng hoặc phó trƣởng phịng. Các phịng bảo hiểm khu vực có nhiệm vụ triển khai và bán những sản phẩm bảo hiểm mà công ty cung cấp, tiếp nhận hồ sơ bồi thƣờng và chi trả tiền bảo hiểm theo phân cấp đƣợc giao.
Với hình thức tổ chức theo mơ hình này, Giám đốc có sự chỉ đạo xun suốt tới các phịng ban về cơng tác quản lý cũng nhƣ về nghiệp vụ. Ban lãnh đạo Công ty
là ngƣời trực tiếp đƣa ra các quyết định liên quan tới hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Trong đó những quyết định về chất lƣợng dịch vụ bảo hiểmcó ý nghĩa hết sức quan trọng. Các quyết định đó sẽ đƣợc chuyển cho các Phịng nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp triển khai, báo cáo cũng nhƣ đánh giá kết quả đạt đƣợc. Mơ hình tổ chức bộ máy quản trị của Công ty là một nhân tố ảnh hƣởng lớn tới việc cung cấp dịch vụ bảo hiểm tới khách hàng. Qua đó chúng ta có thể đánh giá đƣợc chất lƣợng dịch vụ khách hàng bằng hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức đó.