“Hiệu quả hoạt động” là một cụm từ được sử dụng phổ biến trong thực tiễn cũng như trong nghiên cứu khoa học. Xét về bản chất, hiệu quả hoạt động chính là kết quả của một hay nhiều hoạt động đích thực nào đó.
Từ khái niệm chung đó, có thể hiểu khái niệm hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ ngân hàng như sau:
Hiệu quả hoạt động Kiểm toán nội bộ ngân hàng là kết quả của quá trình kiểm tra, đánh giá một cách độc lập tính hiệu lực, tính hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như chất lượng thực thi trong những trách nhiệm được giao.
Khái niệm trên có thể được làm rõ bằng những giải thích như sau:
Quá trình kiểm tra: là những hành vi tác nghiệp của các kiểm toán viên nội bộ trong ngân hàng nhằm xem xét, đối chiếu, đánh giá và nhận xét về tính tuân thủ của bất kỳ một hành động, một nghiệp vụ, một quyết định, một chính sách nào so với luật và các cơ quan quản lý Nhà nước, so với các chiến lược, chính sách, các quy trình, quy định hay các quyết định của các cấp có thẩm quyền. Hoạt động kiểm tra được tiến hành bằng nhiều hình thức khác nhau và tại mọi đơn vị, bộ phận trong ngân hàng.
Đánh giá một cách độc lập: Việc kiểm tra độc lập là xem xét một cách khách quan, thận trọng và liên tục các thủ tục kiểm soát có được thực hiện đầy đủ không. Thủ tục kiểm soát thường được xem như là quá trình kiểm soát độc lập hoặc thẩm tra nội bộ. Người thực hiện thủ tục kiểm tra và đánh giá kết quả kiểm tra này phải độc lập với nghiệp vụ được kiểm tra, nghĩa là người mà trước đó không thực hiện nghiệp vụ này.
Tính hiệu lực, tính hiệu quả: Một trong những mục tiêu mà các nhà quản lý ngân hàng mong muốn là các chính sách mà họ đưa ra phải được đảm
bảo về tính hiệu lực và tính hiệu quả. Nghĩa là đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực của ngân hàng, kể cả nguồn nhân lực một cách tối ưu, đảm bảo sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động ngân hàng; đảm bảo việc bảo vệ tài sản; thực hiện thành công các chính sách, hoàn thành các mục tiêu hoạt động của ngân hàng.
Hệ thống kế toán: Hệ thống thông tin trong một ngân hàng bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận đặc biệt quan trọng. Hệ thống kế toán hiệu quả xét trên góc độ là một bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và phải thỏa mãn tất cả các mục tiêu bao gồm:
- Các nghiệp vụ chỉ có thể được thực hiện nếu được sự đồng ý chung hoặc cụ thể của Ban lãnh đạo.
- Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ và chính xác vào tài khoản phù hợp trong kỳ kế toán. Trên cơ sở đó cho phép việc lập báo cáo tài chính theo những quy định và những chuẩn mực xác định.
- Các tài sản theo dõi trên sổ kế toán được so sánh, đối chiếu với các tài sản thực một cách định kỳ và trong trường hợp có sự chênh lệch, không khớp đúng giữa số kế toán và tài sản thực tế sẽ đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp. Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị bao gồm cơ chế kiểm tra nội bộ và hoạt động, trong đó cơ chế kiểm tra nội bộ là các hệ thống thủ tục kiểm tra được cài đặt vào quy trình nghiệp vụ của ngân hàng để ngăn ngừa rủi ro xảy ra trong quy trình hoạt động; còn hoạt động là những hoạt động độc lập với quy trình hoạt động của ngân hàng nhằm kiểm tra thường xuyên quy mô, hiệu lực, tính kinh tế của cơ chế kiểm tra nội bộ.
Chất lượng thực thi trong những trách nhiệm được giao: là việc kiểm tra một cách độc lập việc thực hiện nhiệm vụ của một đơn vị trên các mặt: tổ
chức, quản lý, điều hành, sử dụng các nguồn lực và các biện pháp hành chính, kỹ thuật nghiệp vụ để đánh giá chất lượng thực thi nhiệm vụ được giao.
Hiệu quả được hiểu là việc sử dụng tối thiểu các nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu đặt ra. Điều đó có nghĩa là kết quả tạo ra nhiều hơn so với mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng vẫn sử dụng đúng nguồn lực đã được xác định, hoặc kết quả tạo ra đúng như mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng nguồn lực sử dụng ít hơn.
Như vậy, tính hiệu quả liên quan mật thiết giữa yếu tố đầu vào (nguồn lực sử dụng) và kết quả đầu ra (mục đích của hoạt động). Một hoạt động được coi là hiệu quả nếu nó đảm bảo được đồng thời 2 điều kiện: (1) Đạt được mục tiêu đề ra; và (2) Tiết kiệm các nguồn lực (thời gian, nhân lực và chi phí).
Hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ là đảm bảo đạt được các mục tiêu của ngân hàng đặt ra khi thiết lập và duy trì bộ phận kiểm toán nội bộ đồng thời tối thiểu hóa nguồn lực sử dụng cho kiểm toán nội bộ. Cụ thể hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ thể hiện ở mức độ đạt được mục tiêu của các nhiệm vụ và tiết kiệm các nguồn lực mà nó sử dụng trong quá trình thực hiện công việc.
Nói đến hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ là phải xem xét hai khía cạnh: nguồn lực đầu vào và kết quả đầu ra của hoạt động kiểm toán nội bộ.