6. Kết cấu luận văn
1.3.3 Phân tích công việc
Thực hiện phân tích công việc sẽ biết được doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên và các yêu cầu, tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên là gì. Từ phân tích công việc, tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. (Nguyễn Hữu Thân, 2008, tr.89)
Bản mô tả công việc là tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ công việc, các điều kiện làm việc.
Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn để xác định sự hoàn thành của công việc và các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu về trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực, đặc điểm cá nhân,… mà công việc đòi hỏi ở người đảm nhận. Đây là các thông tin quan trọng và là bằng chứng, cơ sở để tiến hành các hoạt động nhân sự. Để quá trình phân tích công việc được chuẩn xác, ngoài khả năng của chuyên viên phân tích đòi hỏi phải có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa chuyên viên phân tích công việc, nhà quản lý trực tiếp và bản thân nhân viên làm công việc đó.
Bước 1: Xác định mục tiêu sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Tiến hành thu nhập thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ nếu có.
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi phân tích các công việc như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích
công việc. Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tùy theo dạng hoạt động và tài chính có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin sau đây: quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Xác định mục tiêu sử dụng các thông tin phân tích công việc
Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân
tích công việc
Tiến hành thu thập thông tin
Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện
Sơ đồ 1.1 Quy trình phân tích công việc
(Nguồn: Nguyễn Hữu Thân, 2008, tr.98) B - Tác dụng của phân tích công việc:
- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra những yếu tố có lợi, có hại cho sức khỏe và an toàn của người lao động.
- Phân tích công việc giúp chỉ ra việc sắp xếp nhân sự, tuyển chọn đúng người đúng việc. Các nhà quản trị sử dụng thông tin này để lên kế hoạch tuyển dụng và kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý.
- Phân tích công việc chỉ ra những nội dung, chương trình cần đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân sự, cũng như để đánh giá công việc làm căn cứ để xác định mức thù lao lao động
- Qua phân tích và giám sát nhà quản trị tiến hành đánh giá chất lượng công việc; qua đó đánh giá kết quả lao động của người lao động đảm đương vị trí đó. Đưa ra những ưu điểm và khuyết điểm để họ có thể hoàn thành công việc tốt hơn.