6. Kết cấu luận văn
2.2.2 Công tác hoạch định nhân sự
Để xây dựng kế hoạch nhân sự, Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh dựa vào một số căn cứ chính sau:
Một là, kế hoạch sản xuất kinh doanh mà Ngân hàng TMCP An Bình (ABBANK) giao cho Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh gồm có:
- Kế hoạch phát triển quy mô, phát triển sản phẩm dịch vụ;
- Kế hoạch chi phí, đầu tư trang thiết bị cho Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh.
Hai là, hệ thống định mức nhân sự đang áp dụng tại Ngân hàng TMCP An
Bình - Chi nhánh Quảng Ninh. Kế hoạch nhân sự được thực hiện so với các chỉ tiêu mà Ngân hàng TMCP An Bình Việt Nam giao cho sẽ cho biết Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh cần bao nhiêu nhân sự với cơ cấu lao động tăng thêm bao nhiêu so với kế hoạch để phát triển Chi nhánh với trình độ tương ứng.
Ba là, thực tế sử dụng nhân sự tại chi nhánh của năm trước. Chi nhánh Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh có thể thu thập và phân tích số liệu đến ngày 31 tháng 12 của năm trước về quy mô lao động, cơ cấu lao động theo trình độ, giới tính, độ tuổi, chức năng theo hình thức hợp đồng, số lượng tuyển dụng trong năm, số lượng thuyên chuyển, nghỉ hưu…từ đó, Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh xác định được mức độ đáp ứng của số lượng hiện có đối với kế hoạch kinh doanh.
A. Quy trình lập và duyệt kế hoạch nhân sự
Quá trình hoạch định nhân sự trong ngân hàng cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chính sách kinh doanh chung của ngân hàng. Do đặc điểm về phân cấp quản lý trong công tác quản trị nhân sự cũng như trong tất cả các công tác kinh doanh khác, quy trình xây dựng kế hoạch nhân sự của Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh khá phức tạp, bao gồm các giai đoạn sau:
Vào tháng 10 hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn xây dựng kế hoạch của Ngân hàng TMCP An Bình, chi nhánh Quảng Ninh tiến hành xây dựng kế hoạch về nhân sự cho năm sau. Chi nhánh căn cứ vào phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ được hội sở chính giao cho như kế hoạch phát triển sản phẩm, dịch vụ mới; kế hoạch doanh thu; hệ thống định mức nhân sự và hệ thống tiêu chuẩn chức danh đang áp dụng tại ngân hàng để tính toán định biên lao động cho năm kế hoạch.
Trên cơ sở thống kê, phân tích số nhân viên hiện có Chi nhánh Quảng Ninh tính toán được số nhân sự tăng giảm trong năm và cân đối nhu cầu nhân sự để lập kế hoạch.
Về nội dung kế hoạch nhân sự tại Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh đã đang thực hiện các nội dung sau:
* Tính toán định biên lao động:
Số lượng lao động được tính toán cho từng loại công việc, từng loại chức danh, từng bộ phận căn cứ vào khối lượng công việc, định mức lao động, cân đối giữa lao động cần tăng thêm và lao động cần giảm đi.
Định biên nhân sự Chi nhánh Quảng Ninh được xác định bằng công thức: Tdb = Tcn + Tpv + Tql + Tbs
Trong đó:
Tdb: Định biên lao động của ngân hàng Tcn : Định biên lao động công nghệ
Tpv : Định biên lao động phục vụ và bổ trợ Tql : Định biên lao động quản lý
Tbs : Định biên lao động bổ sung căn cứ vào kế hoạch sản phẩm dịch vụ và doanh thu, kế hoạch phát triển mạng lưới mà Chi nhánh Quảng Ninh xác định định biên lao động ứng với từng bộ phận trên cơ sở nhu cầu, khối lượng công việc, đặc điểm tổ chức lao động.
Sau khi xác định được nội dung công việc của chức danh, Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh tiến hành phân loại các nội dung công việc theo thời gian: nội dung công việc làm hàng ngày, tuần, tháng….Căn cứ cơ chế quản lý, chế độ làm việc, quy trình quản lý, xác định được khối lượng làm việc trong năm, xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một lần nội dung công việc trong 1 năm.
Định biên lao động quản lý được tính toán theo công thức Tql = (∑ Tyc/nam)/Tn
Tql: Định biên lao động quản lý (tính cho từng chức danh)
Tyc: Tổng số giờ lao động yêu cầu các nội dung công việc của chức danh trong 1 năm
* Tính toán định biên lao động bổ sung:
Định biên lao động bổ sung để đảm bảo thực hiện chế độ ngày, giờ nghỉ theo quy định của Luật lao động bao gồm số ngày nghỉ phép, nghỉ việc riêng bình quân cho một định biên lao động (tính theo thống kê kinh nghiệm), số giờ rút ngắn cho nữ giới khi đang trong thời gian thai sản, thời gian hội họp, thời gian học tập…
* Xác định lao động tăng thêm trong năm kế hoạch:
Trên cơ sở những căn cứ xây dựng kế hoạch nhân sự như đã trình bày ở trên, Chi nhánh tiến hành xác định số nhân sự tăng thêm trong năm kế hoạch với những yêu cầu về trình độ, ngành nghề phù hợp với nhu cầu của Chi nhánh. Số nhân sự này là sẽ được tuyển mới.
* Xác định lao động giảm năm kế hoạch:
Xác định lao động giảm chủ yếu dựa vào số lao động đến tuổi nghỉ hưu, số lao động xin nghỉ việc hoặc thuyên chuyển.
* Xác định lao động bình quân năm kế hoạch:
Lao động bình quân năm kế hoạch được xác định theo công thức:
Lao động BQ năm kế hoạch = Lao động có đến 31/12 năm trước + Lao động tăng thêm năm kế hoạch - Lao động giảm năm kế hoạch
A.2 Giai đoạn 2: Xác định kế hoạch nhân sự cho các đơn vị trực thuộc. Trên cơ sở xem xét mức độ phù hợp và đúng đắn của các kế hoạch nhân sự với kế hoạch phát triển các Chi nhánh ở các huyện/ thị xã… bộ phận hành chính nhân sự sẽ tiến hành điều chỉnh lại kế hoạch nhân sự cho các đơn vị nếu cần
A.3 Giai đoạn 3: Bảo vệ kế hoạch ở Hội sở chính và giao kế hoạch nhân sự. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp các kế hoạch đã được duyệt thành kế hoạch chung của Chi nhánh và bảo vệ trước Ban kế hoạch của Hội sở chính ABBank. Sau khi được duyệt ABBank Quảng Ninh sẽ giao cho các đơn vị trực thuộc
A.4 Giai đoạn 4: Thực hiện kế hoạch: kế hoạch sẽ được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc trong suốt năm kế hoạch. Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh cụ thể mà các đơn vị có thể thực hiện đúng theo các kế hoạch hoặc có thêm chênh lệch so với kế hoạch.
A.5 Giai đoạn 5: Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. Việc kiểm tra được thực hiện dưới hình thức báo cáo. Hàng quý, các đơn vị trực thuộc sẽ báo lên Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh tình hình thực hiện kế hoạch nhân sự của đơn vị mình. Cuối năm kế hoạch, các đơn vị sẽ có báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch nhân sự cho Chi nhánh, đánh giá những mặt được, chưa được, nêu ra nguyên nhân và đề ra giải pháp khắc phục.
B. Nhận xét, đánh giá công tác lập kế hoạch nhân sự
Thứ nhất, về phương pháp xây dựng kế hoạch. Qua phân tích ở trên, có thể
thấy rằng, kế hoạch nhân sự được lập ra chưa sát với thực tế sử dụng nhân viên của Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nhánh Quảng Ninh. Sở dĩ như vậy vì:
- Cơ sở lập kế hoạch là định mức nhân sự. Nhưng hiện nay, một số định mức không còn phù hợp với thực tế. Bên cạnh đó một số sản phẩm, dịch vụ mới vẫn chưa có định mức rõ ràng, khiến cho việc xét duyệt nhân sự cũng gặp nhiều khó khăn để thẩm định.
- Việc đánh giá tình hình sử dụng nhân sự làm căn cứ kế hoạch nhân sự còn yếu, gần như không được đánh giá mà chỉ sử dụng số liệu thực tế lao động tại đơn vị một số năm trước để ước lượng nhân sự cho năm kế hoạch. Điều này ảnh hưởng tới việc xác định cầu nhân sự và cung nhân sự nội bộ ngân hàng là không chính xác.
- Việc lập kế hoạch nhân sự còn căn cứ vào các kế hoạch khác như kế hoạch tăng doanh thu nhờ huy động vốn, hoạt động cho vay,….nên khi các cơ sở này không được xây dựng tốt thì tất nhiên việc lập kế hoạch nhân sự sẽ không tốt. Sự phụ thuộc lẫn nhau đã làm cho các bộ phận tạo thành mắt xích liên kết, nếu một khâu yếu sẽ làm cho các bộ phận khác hoạt động không tốt.
Thứ hai, về quy trình lập và duyệt kế hoạch nhân sự. Quy trình lập và duyệt kế hoạch nhân sự nằm trong quy trình lập và duyệt hệ thống kế hoạch của ABBANK. Nhược điểm của quy trình này là phức tạp với thời gian xét duyệt lâu. Thực trạng này làm cho các đơn vị trực thuộc bị thụ động trong công tác hoạch định nhân sự, mất thời gian chờ đợi kế hoạch được duyệt, làm ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh của Chi nhánh.
Như đã đề cập ở trên, việc hệ thống định mức chưa hoàn thiện đã gây ra khó khăn cho công tác xét duyệt kế hoạch vì thiếu cơ sở để thẩm định. Bên cạnh đó, Chi nhánh khó nắm bắt và theo sát cụ thể tình hình kinh doanh của từng đơn vị trực thuộc.