6. Bố cục của luận văn
1.3.1. Đặc điểm của hệ thống quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp bán lẻ hàng
lẻ hàng tiêu dùng
1.3.1. Đặc điểm của hệ thống quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng lẻ hàng tiêu dùng
Các giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP có thể được ứng dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ có hệ thống kênh phân phối như chuỗi siêu thị, chuỗi cửa hàng, showroom ở các lĩnh vực: Điện máy, máy tính, hàng tiêu dùng, nội thất, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, sách và văn hóa phẩm, thời trang, … Đặc điểm của các giải pháp ERP trong doanh nghiệp bán lẻ có khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất, cũng như khác biệt so với việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ như sau:
Chức năng quản lý tổng thể và tự động hóa toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ hàng tiêu dùng với mô hình Trụ sở chính, các chi nhánh, và chuỗi các siêu thị, cửa hàng, showroom trực thuộc Trụ sở chính hoặc các chi nhánh. Các module của hệ thống gồm: Quản lý mua hàng & cung ứng, Quản lý bán hàng phân phối, dự án, Quản lý chuỗi bán lẻ, Quản lý kho, Quản lý tài chính kế toán, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý chăm sóc khách hàng, Quản lý bảo hành, Quản lý nhân sự tính lương, Trung tâm cảnh báo nhắc việc và Hệ thống. Các chức năng này được tích hợp với nhau theo những quy trình chặt chẽ đảm bảo thông tin liền mạch giữa các bộ phận.
Quản lý theo luồng công việc: Công việc được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ chuẩn, thông suốt trong toàn doanh nghiệp, có các bước kiểm tra, phê
duyệt chặt chẽ. Ngoài ra, với sự hỗ trợ của chức năng Trung tâm cảnh báo các sự kiện quan trọng, Nhà quản lý có thể theo dõi một cách hiệu quả sự tiến triển và tình trạng của các luồng công việc quan trọng.
Hệ thống hoàn toàn tích hợp, chia sẻ thông tin chung: các Module được tích hợp rất chặt chẽ, giúp quản lý một cách hiệu quả toàn bộ công việc nghiệp vụ của doanh nghiệp và chuỗi siêu thị, chuỗi cửa hàng trực thuộc. Hệ thống ERP cho doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ ở cả 2 mảng Front office và Back office trên cùng một hệ thống và một cơ sở dữ liệu duy nhất. Các bộ phận phòng ban, các chi nhánh, các siêu thị, các điểm bán hàng làm việc dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp cho việc chia sẻ thông tin được thực hiện dễ dàng, đồng thời có thể áp đặt chính sách bán hàng, đặt hàng chung cho toàn hệ thống siêu thị, điểm bán hàng.
Giải pháp ERP cho doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng không đơn thuần là 1 sản phẩm phần mềm mà là 1 bộ giải pháp bao gồm các tri thức và kinh nghiệm quản lý trong lĩnh vực bán lẻ hàng tiêu dùng nhằm xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý cũng như các giải pháp hữu hiệu khác trong việc thiết lập và phát triển hệ thống bán lẻ hàng tiêu dùng cho khách hàng.
Điểm khác biệt lớn nhất của ERP cho ngành bán lẻ là sự kết hợp giữa Front Office (F.O – xử lý các nghiệp vụ tại các điểm bán lẻ) và Back Office (B.O – hỗ trợ hoạt động trung tâm như mua sắm tập trung, bán buôn, lập kế hoạch hàng tồn kho, phân phối hàng hóa cho các điểm bán lẻ…). Vì vậy, ngoài hệ thống B.O hoạt động giống như một giải pháp ERP thông thường thì còn đặt ra yêu cầu kết nối với F.O. Sự kết nối này giúp F.O có thể tự động đặt yêu cầu bổ sung hàng hóa, bán sỉ và B.O có thể quản lý mã hàng, chính sách giá, khuyến mãi, lập kế hoạch bổ sung hàng cho từng địa điểm bán lẻ. Chẳng hạn, khi ở các điểm bán lẻ có yêu cầu bổ sung hàng, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu vào F.O, hệ thống sẽ tự động chuyển yêu cầu này đến B.O. Nhân viên phụ trách ở phần B.O sẽ thực hiện kế hoạch giao hàng theo đúng yêu cầu.
Ngoài ra, đặc thù kinh doanh của ngành phân phối, bán lẻ là không ngừng mở rộng: thêm cửa hàng, thêm sản phẩm. Do đó, ERP cho ngành này cũng phải có
tính linh hoạt, có khả năng mở rộng, để đáp ứng các hoạt động đa dạng. Chẳng hạn, một doanh nghiệp (DN) đang bán đồ gia dụng, nay muốn mở rộng sang lĩnh vực viễn thông hay may mặc thì giải pháp ERP phải có thêm các mô-đun để quản lý những loại hàng hóa, dịch vụ mới với những đặc điểm riêng. Hay một DN có chuỗi siêu thị muốn mở thêm hoạt động chế biến và phân phối thực phẩm, giải pháp ERP phải tích hợp được thêm môđun sản xuất…
Một điểm tưởng như không liên quan nhưng lại có quan hệ rất chặt chẽ với ngành bán lẻ, là việc quản lý bất động sản. Các DN trong ngành này thường phải quản lý rất nhiều cửa hàng, siêu thị, có cửa hàng do họ sở hữu, có cửa hàng thuê với diện tích vừa đủ, lại có cửa hàng chỉ sử dụng một phần rồi cho thuê lại. Những vấn đề này rất cần một môđun quản lý riêng.
Do vậy, các doanh nghiệp bán lẻ cần ứng dụng ERP để nâng cao phương thứ c quản tri ̣, sự ổn định của nguồn hàng, chất lượng hàng hóa và dịch vụ, đồng thời cắt giảm lãng phí do hê ̣ thống quản tri ̣ rời ra ̣c và thông tin thiếu ki ̣p thời… Sức ép này cũng là di ̣p để các doanh nghiê ̣p xem la ̣i mô hình kinh doanh của mình, chủ đô ̣ng phát triển theo hướng chuyên nghiê ̣p và nâng cao năng lực ca ̣nh tranh. Ứng dụng hệ thống ERP trong công tác quản tri ̣ giờ đây đã trở thành mô ̣t xu thế tất yếu. Tham gia một thi ̣ trường ngày càng khốc liê ̣t, doanh nghiê ̣p càng cần phải trang bi ̣ những phương thức quản tri ̣ tiên tiến, công cu ̣ hiện đại để giúp loại bỏ lãng phí và thừ a hưởng những kinh nghiệm thực tiễn thành công (best-practice) trong ngành nhằm hướ ng tới sự phát triển bền vững.