6. Bố cục của luận văn
2.3.3.2. Khó khăn trong việc ứng dụng ERP
Ngoài vấn đề lớn nhất là vốn đầu tư cho ERP rất lớn, thì các khó khăn về sự khác biệt của hệ thống kế toán, trình độ của nhà tư vấn, triển khai giải pháp ERP, nguồn nhân lực có kiến thức chuyên môn về ERP, thời gian triển khai dự án ERP lâu và thường kéo dài khiến cho việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam còn hạn chế.
(1) Chi phí đầu tư cho hệ thống ERP rất lớn: Đây là có lẽ là vấn đề đầu tiên các doanh nghiệp quan tâm và cũng là cản trở dễ thấy nhất. Các hệ thống ERP có lịch sử và bề dày thành công trên thế giới đều rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển
khai phần mềm. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao. Đối với doanh nghiệp cỡ trung ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP có chất lượng cao rẻ nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Đây không phải là 1 món đầu tư nhỏ đối với doanh nghiệp. Hiện nay chi phí có thể là khó khăn và rào cản lớn nhất.
Song, đó là câu chuyện của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp chưa có nhu cầu thực sự vì hệ thống hiện tại của họ vẫn đáp ứng tốt với quy mô kinh doanh của công ty. Chỉ khi hệ thống không thể đáp ứng được nhu cầu, gây ra lỗi hoặc thậm chí thất thoát, lúc đó công ty sẽ biết được đã đến lúc đổi sang 1 hệ thống mới. Đối với doanh nghiệp lớn, câu chuyện lại hoàn toàn khác hẳn. Chi phí cho hệ thống ERP là rất cao, nhưng doanh nghiệp lớn hoàn toàn có khả năng chi trả, và giá của hệ thống ERP này cũng chưa bằng các thất thoát vô cùng lớn của công ty nếu không áp dụng ERP. Nếu hệ thống quản lý cũ gặp trục trặc và gây ra ngưng trệ, thậm chí sai sót, hơn ai hết, ban lãnh đạo công ty biết rằng việc này ngốn rất nhiều doanh thu. Nếu không có một hệ thống tốt, chẳng mấy chốc mà doanh thu không bù nỗi chi phí, lợi nhuận sẽ bị thay thế bằng thua lỗ. ERP là giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược và có tầm nhìn xa.
(2) Khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm
Điều thứ hai các doanh nghiệp thường cân nhắc là hệ thống kế toán. Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một module quan trọng là module kế toán tổng hợp. Thường thì module kế toán nhận rất nhiều dữ liệu từ các modules khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán tự động. Điều các doanh nghiệp lo lắng là sự khác nhau còn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế toán, các quy trình xử lý và quản lý tài chính kế toán như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh... giữa chuẩn kế toán Việt Nam và kế toán trên phần mềm. Băn khoăn này sẽ được các nhà tư vấn triển khai loại bỏ. Họ sẽ đảm bảo tất cả những sự tương thích này sau khi đã được nhà sản xuất phần mềm chuyển giao công nghệ về phần mềm ERP sẽ triển khai.
ERP là phần mềm rất lớn và phức tạp. Nắm được các chi tiết về cách xử sự của phần mềm trong các chức năng và các hoàn cảnh tác nghiệp đã là một việc khó khăn. Biến đổi phần mềm sao cho phù hợp với những yêu cầu nảy sinh hoặc áp vào một doanh nghiệp đặc biệt nào đó lại càng khó khăn hơn. Vì vậy, thông thường nhà cung cấp hệ thống ERP sẽ cung cấp luôn những tư vấn, triển khai cho doanh nghiệp. Tương tự với vấn đề tương thích của kế toán Việt Nam và kế toán phần mềm, nhà cung cấp hệ thống ERP sẽ có dịch vụ tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu và bản chất của doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo khó khăn rất lớn khi bắt buộc phải thay đổi một số quy trình hoạt động cơ bản hoặc nền tảng nào đó trong hệ thống.
Để làm được điều này, các nhà tư vấn triển khai các sản phẩm ERP cần phải có trình độ nghiệp vụ và tin học rất cao. Vì vậy khi triển khai ERP, đôi khi doanh nghiệp phải thay đổi chính mình để phù hợp với phần mềm. Điều này đôi khi tốt cho doanh nghiệp vì có thể đưa vào doanh nghiệp các quy trình quản lý mới nhưng cũng nhiều khi gây khó khăn rất nhiều cho doanh nghiệp không phù hợp với thói quen, cách tổ chức công việc... Vì vậy, để tìm được nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp có trình độ mới chính là yếu tố tiên quyết để tận dụng tối đa đầu tư vào ERP chứ không phải là giá cả.
Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam chỉ mơ hồ rằng "Cần phải tin học hoá doanh nghiệp", hoặc đi theo trào lưu hội nhập nên sốt sắng trong việc nâng cấp hệ thống quản lý của mình bằng việc mua phần mềm ERP. Trong khi ERP thực sự là một hệ thống phức tạp có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đang có nhu cầu nhiều hơn về dịch vụ tư vấn ERP. Hiện tại trong lĩnh vực này thì "cung" đang thấp hơn nhiều so với "cầu" vì không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.
(4) Thiếu nhân sự triển khai ERP:
Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu. Hầu hết tất cả các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng tại Việt Nam khi triển khai ERP đều gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự. Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các
cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán – tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất, và nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT, nhân sự của cả hai nhóm này hầu như đều thiếu kiến thức chuyên môn ERP.
(5) Thời gian triển khai và sử dụng ERP kéo dài hơn so với dự định:
Có thể do quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp,… khiến cho việc triển khai ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam thường kéo dài.
Tóm lại, chính với những lợi ích to lớn như trên, mặc dù phải đối mặt rất nhiều thách thức, rủi ro khi triển khai dự án ERP, rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng đã và đang sẵn sàng đầu tư cho triển khai ERP ở doanh nghiệp mình. Do đó, vấn đề quan trọng ở đây là các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng cần nhận diện những thách thức và rủi ro đó để có những phương pháp tiếp cận phù hợp khi triển khai ERP.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP BÁN LẺ HÀNG TIÊU DÙNG TẠI VIỆT NAM