6. Bố cục của luận văn
1.3.3.3. Triển khai dự án ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hay hệ thống thông tin quản trị về cơ bản sẽ thay đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tác động đến hai khối nguồn lực của doanh nghiệp: công nghệ và con người. Rất khó lượng hóa được tỷ lệ giữa con người và công nghệ trong triển khai ERP vì trong dự án loại này có sự kết hợp vừa phức tạp vừa tinh tế giữa phần cứng, phần mềm, người quản lý và người sử dụng. Trung bình một dự án ERP liên quan đến hàng nghìn đầu việc, dù triển khai một module hay nhiều module, sự thống nhất giữa các module đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và thống nhất để đảm bảo sự thành công của dự
án, do vậy, quy trình triển khai dự án ERP có thể bao gồm những bước sau (Nguyễn Văn Hồng và các tác giả, 2012):
Bước 1. Lên kế hoạch triển khai dự án ERP
* Xác định các điều kiện tiên quyết
- Yếu tố tiên quyết đối với thành công của dự án ERP là sự thống nhất và ưu tiên cho ERP trong toàn bộ tổ chức
- Nên ưu tiên cho một số hạng mục chính và thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ của dự án ở các cấp quản lý khác nhau
- ERP chỉ có thể thành công nếu được sự chấp thuận của tất cả các bộ phận trong tổ chức, nếu không khả năng thất bại sẽ rất khó tránh khỏi
* Lựa chọn người quản lý dự án
Người quản lý dự án
- Những người được lựa chọn tổ chức triển khai ERP cần là người có nhiều kinh nghiệm và uy tín trong toàn bộ tổ chức
- Dự án ERP không nên do phòng IT quản lý mà nên do một bộ phận chuyên trách có khả năng tập hợp được các bộ phận trong tổ chức
- Người quản lý dự án cần được đào tạo chuyên nghiệp về quản lý dự án * Nhóm quản lý dự án
- Chuyên trách tổ chức thực hiện ERP
- Các thành viên đến từ các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty - Sự phân chia công việc hợp lý giữa các thành viên sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của dự án
* Nguồn vốn
- Ban quản lý cần có kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng hạng mục của dự án trước khi tiến hành dự án
- Đặc biệt, cần dành một khoản ngân sách cho nhóm quản lý dự án để phục vụ việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện dự án
- Rất nhiều công ty không thể hình dung ra chi phí cho ERP lấy từ đâu và tại sao phải đầu tư vào ERP
- Trước khi yêu cầu báo giá (Request for Proposal), công ty nên ước tính chi phí tổ chức thực hiện ERP
- Tìm nguồn thu để có ngân sách tổ chức thực hiện ERP
Ví dụ: Căn cứ vào doanh số bán hàng của công ty. Kinh nghiệm triển khai ERP của các chuyên gia cho thấy các công ty thường dành trung bình khoảng 1% đến 3% doanh số bán để đầu tư vào hệ thống ERP. Ngân sách này dành cho cả phần mềm, phần cứng, chi phí triển khai và bảo dưỡng, phí bản quyền, chi phí cá biệt hóa và những chi phí khác. Nếu công ty hoạt động phụ thuộc nhiều vào công nghệ (ví dụ như bán hàng trên mạng) tỷ lệ đầu tư cho ERP trên doanh số có thể từ 3% đến 5% hoặc cao hơn. Việc ước tính chính xác chi phí và ngân sách dành cho ERP có vai trò quan trọng trong việc tránh thiếu hụt ngân sách trong quá trình triển khai
* Lập kế hoạch triển khai dự án
- Cần có đầy đủ chi tiết về tất cả các hoạt động liên quan trong công ty, đây là cơ sở để tổ chức quản lý dự án
- Kế hoạch triển khai dự án cần có thời gian và trách nhiệm của từng người tham gia một cách chi tiết và cụ thể
- Nên sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp về quản lý dự án để hỗ trợ như Microsoft Project hoặc tương đương.
Bước 2. Phân tích và lập báo cáo về các yêu cầu chức năng
Các yêu cầu chức năng
- Một điều kiện tiên quyết khi lựa chọn giải pháp ERP là lập báo cáo chi tiết về các yêu cầu chức năng của hệ thống và tác dụng của những chức năng này đối với tổ chức
- Báo cáo cũng cần xác định rõ những hoạt động chức năng hệ thống sẽ cải tiến hoặc đổi mới để đạt được các mục tiêu của tổ chức sau khi hoàn thành
- Những yêu cầu chức năng này sẽ là bộ phận lập thành hệ thống tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất
- Đối với những tổ chức chưa có kinh nghiệm lập báo cáo về yêu cầu chức năng, công việc này sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu, nghiên cứu. Phần sau đây sẽ giúp việc lập báo cáo yêu cầu chức năng thuận tiện hơn.
* Tập hợp các yêu cầu chức năng
- Nhóm quản lý dự án tự nghiên cứu và phân tích để xây dựng những yêu cầu chức năng ban đầu
- Tổ chức các buổi phỏng vấn sâu các chuyên gia trong công ty từ nhiều phòng ban bộ phận khác nhau để tìm hiểu những yêu cầu chức năng do các bộ phận đề xuất
- Nhóm quản lý dự án có thể mô tả vắn tắt dự án và yêu cầu các phòng ban bộ phận đề xuất các yêu cầu chức năng bằng văn bản
- Cho dù tổ chức một hoặc cả hai hình thức trên, những người được hỏi ý kiến đều cần có kiến thức về chuyên môn và ERP để đưa ra các yêu cầu chức năng hợp lý nhất
- Nếu trong công ty không thể đưa ra các yêu cầu chức năng phù hợp, cần tổ chức thuê tư vấn hoặc hỗ trợ từ các công ty bên ngoài.
* Hai loại yêu cầu chức năng chính
+ Những yêu cầu chức năng chung (hay yêu cầu chức năng chuẩn): Nhận đơn hàng; Phân phối; Marketing/Bán hàng; Dự báo nhu cầu; Quản trị nguồn nhân lực; Kế toán doanh nghiệp; Lịch trình đơn hàng; Kế hoạch và lịch trình thu mua hàng hóa; Kế hoạch và kiểm soát mua sắm; Quản lý lưu kho. Ví dụ:
- Kế toán: là một bộ phận quan trọng trong hệ thống ERP, tuy nhiên không cần liệt kê tất cả các chức năng hoạt động của kế toán trong yêu cầu hệ thống, chỉ cần liệt kê những chức năng cơ bản của hệ thống phần mềm kế toán.
- Mua sắm: phải đáp ứng các chức năng cơ bản như hợp đồng mua sắm, đặt hàng, xác nhận, quản lý các đơn hàng…
+ Những yêu cầu đặc thù
Liệt kê chi tiết những yêu cầu đặc thù của các đơn vị trong tổ chức
Ví dụ: Hệ thống phải có khả năng quản lý các sản phẩm theo mã, theo đơn hàng hay hệ thống phải có khả năng quản lý nhân sự, đánh giá chất lượng lao động
Bước 3. Nghiên cứu các hệ thống ERP phù hợp
* Lập danh sách các nhà cung cấp ERP
Có rất nhiều hệ thống trên thị trường, tuy nhiên số lượng hệ thống nên xem xét thường từ ba đến chín để đảm bảo khả năng nghiên cứu chi tiết. Nên sử dụng các nguồn sau để tìm các nhà cung cấp
* Yêu cầu thông tin từ nhà cung cấp - Request for Information (RFI): Chính thức yêu cầu các nhà cung cấp ứng dụng cung cấp thông tin về sản phẩm của họ.
* Lựa chọn các nhà cung cấp: Thu hẹp phạm vi lựa chọn xuống ba nhà cung cấp tiềm năng nhất.
Bước 4. Lựa chọn hệ thống phù hợp nhất
* Đánh giá các nhà cung cấp
+ Trình diễn sản phẩm: Đưa ra các yêu cầu và nhà cung cấp có nhiệm vụ trình diễn để minh chứng các tính năng của sản phẩm và khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty.
+ Tham quan: Yêu cầu nhà cung cấp hoặc tự tìm các doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp của họ để tổ chức các chuyến tham quan thực tế sử dụng các giải pháp ERP.
+ Tham khảo ý kiến khách hàng:Yêu cầu nhà cung cấp đưa ra danh sách các khách hàng đã sử dụng giải pháp của họ và thông tin liên hệ để tìm hiểu hiệu quả và thực trạng sử dụng giải pháp của họ.
+ Dùng thử: Yêu cầu nhà cung cấp cài đặt bản demo để chạy thử trong thời gian nhất định nhằm tìm hiểu các tính năng của hệ thống.
+ Các tiêu chí lựa chọn: Một trong các nhiệm vụ quan trọng của nhóm quản lý dự án là xây dựng hệ thống các tiêu chí để đánh giá và trọng số các tiêu chí căn cứ vào mục đích của công ty khi triển khai hệ thống. Một số tiêu chí như khả năng đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng: bao nhiêu phần trăm; khả năng của nhà cung cấp khi triển khai và dịch vụ sau bán hàng; khả năng của nhà cung cấp về đào tạo; khả năng tài chính của nhà cung cấp
Bước 5. Tổ chức mua sắm hệ thống
Thương lượng bao gồm yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp đã được đánh giá, lựa chọn, đấu thầu hoặc mua sắm trực tiếp tùy từng trường hợp. Thông thường, giá mua thấp hơn giá chào trung bình 10%, tuy nhiên trong quá trình đàm phán có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm 20-40% giá chào. Do đặc thù hệ thống phải triển khai trong thời gian dài, do đó hai bên cần thương lượng để đạt được một thỏa thuận công bằng về quyền lợi và nghĩa vụ cho cả hai.
Tóm lại, một trong những công việc quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp là xây dựng hệ thống các quy trình hoạt động tối ưu và phù hợp với doanh nghiệp. Còn nhiệm vụ của phần mềm ERP là mô phỏng các quy trình này trên phần mềm sao cho khi sử dụng phần mềm vào tác nghiệp hàng ngày, đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có được năng suất và hiệu quả cao nhất. Việc đánh giá toàn doanh nghiệp sau khi triển khai ứng dụng ERP là cần thiết và cần thực hiện liên tục để có thể cải tiến và nâng cao hiệu quả của dự án ERP nói riêng, và hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP CỦA MỘT SỐ DOANH NGHIỆP BÁN LẺ HÀNG TIÊU DÙNG TẠI HOA KỲ VÀ TẠI VIỆT NAM