6. Bố cục của luận văn
2.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để xây dựng hệ thống ERP
Thông qua việc phân tích 3 trường hợp của Best Buy, Kohl’s, và Freshdirect, tác giả rút ra rằng với mỗi loại hình bán lẻ, mặt hàng bán lẻ khác nhau, mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp như SAP, Oracle hay các nhà cung cấp khác.
Việc nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty về hệ thống không là điều tất cả doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vì vậy, doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng nên đưa cho các nhà cung cấp một danh sách các nhu cầu để họ có thể trình bày cách hệ thống ERP đáp ứng được yêu cầu này. Hơn nữa, doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng cũng nên nâng cao các yêu cầu đối với các đề xuất cho các dịch vụ tư vấn triển khai phần mềm, tư vấn tích hợp và tư vấn kinh doanh. Và đặc biệt quan trọng, doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng cần tìm hiểu liệu nhà cung cấp đó có hiểu thị trường và khách hàng của doanh nghiệp? Khách hàng đến cửa hàng mua trực tiếp hay online, khách hàng là phụ nữ hay nam giới, thị trường mà doanh nghiệp đang hướng tới là cao cấp hay bình dân, đó là các câu hỏi mà nhà cung cấp phải trả lời được trước khi triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp bán lẻ. Bởi lẽ có hiểu được thị trường và khách hàng, nhà cung cấp mới hiểu được quy trình kinh doanh của nhà bán lẻ để xây dựng hệ thống ERP cho phù hợp. Nếu nhà cung cấp hiểu được đặc tính ngành và nhóm khách hàng mà doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng đang hướng đến, họ sẽ biết được các thách thức khó khăn mà công ty đang đối mặt. Với kinh nghiệm làm việc với những khu vực kinh doanh đặc thù, nhà cung cấp tốt sẽ tìm ra giải pháp tốt nhất cho hệ thống doanh nghiệp.
Định hướng công nghệ là tiêu chí giúp doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng bớt phí thời gian với những nhà cung cấp không phù hợp. Việc định hướng công nghệ được xem xét và quyết định bởi bộ phận IT của công ty. Có thể nói rằng đây thường là vòng loại cho nhà cung cấp trong một dự án vì các phần mềm phù hợp với hướng đi công nghệ của công ty là tiêu chí quan trọng nhất. Ví dụ, doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng muốn dùng công nghệ SAP hay công nghệ Oracle? Nếu công nghệ đang sử dụng có sự khác biệt thì doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng có chịu thay đổi không khi đã đầu tư một lượng lớn ngân sách vào nguồn lực công nghệ thông tin? Ngoài ra, đại diện mảng công nghệ thông tin của công ty nên thử những công cụ có sẵn từ nhà cung cấp để phát triển báo cáo, giao diện chương trình ứng
dụng, và các công cụ phát triển độc quyền, đồng thời tham khảo những trường hợp ứng dụng thành công ERP của các doanh nghiệp trong cùng ngành ví dụ điện tử, thời trang, hay thực phẩm, xem những nhà cung cấp cho họ để có thể tham khảo và đánh giá các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp.
Tình huống phân tích ở trên cho thấy, mỗi nhà cung cấp có một tập khách hàng nhất định và có thế mạnh nhất định trong một số ngành hàng, và họ đã triển khai thành công cho khách hàng của họ. Ví dụ SAP triển khai thành công hệ thống ERP cho nhà bán lẻ thực phẩm tươi sống Freshdirect, hay Oracle triển khai thành công hệ thống ERP cho Kohl’s. Tương tự, tại các thị trường như Việt Nam, các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng có thể tham khảo các case thành công và lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp. Đồng thời, các doanh nghiệp bán lẻ cần phân tích rõ về quy trình kinh doanh, soạn sẵn một ‘kịch bản demo’ để đưa cho mỗi nhà cung cấp, sau khi đã chuẩn bị tốt, doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng có thể báo với những nhà cung cấp để chắc rằng họ hiểu và đồng ý với danh sách yêu cầu, kịch bản demo và quy trình đánh giá.
Một điều nữa mà doanh nghiệp cũng cần phải cân nhắc là khả năng tích hợp của giải pháp ERP với hệ thống của bên thứ 3. Đôi khi vì tính chất phức tạp của việc kinh doanh khiến cho doanh nghiệp khó có thể dừng lại ở duy nhất một nhà cung cấp. Chính vì thế, nếu bên thứ ba không thể tương tác tốt với nhà cung cấp ban đầu, rắc rối trong tương lai là điều không thể tránh khỏi. Đồng thời, khi đã triển khai thành công hệ thống ERP, các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là các doanh nghiệp bán lẻ đồ điện tử với nền tảng công nghệ phát triển có thể triển khai cung cấp các dịch vụ tư vấn, xây dựng, hỗ trợ các doanh nghiệp bán lẻ khác trong việc ứng dụng ERP (như trường hợp của Best Buy). Đồng thời, việc ứng dụng ERP không thể diễn ra trong một thời gian ngắn và đạt thành công ngay lập tức, đòi hỏi các doanh nghiệp cần có những kế hoạch phù hợp để có thể vận hành hệ thống trơn tru.
Với các doanh nghiệp có mô hình tập đoàn hoặc tổng công ty đa ngành, hệ thống ERP tổng thể cho doanh nghiệp bao gồm hai lớp phục vụ hai mức độ quản trị: lớp quản trị tập đoàn và lớp quản trị đặc thù của các đơn vị thành viên. Lớp quản trị
tập đoàn gồm những quy trình nghiệp vụ xuyên suốt toàn doanh nghiệp hay hỗ trợ quản trị hợp nhất ở mức độ tập đoàn, ví dụ quản trị tài chính, quản trị nhân sự, và hệ thống báo cáo tổng hợp. Lớp quản trị ở các đơn vị thành viên gồm những quy trình nghiệp vụ phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh đặc thù như bán hàng, quản lý dự án, quản lý khách hàng…
Một hệ thống ERP tổng thể có thể bao phủ mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống như vậy, cần có một lộ trình. Ưu tiên làm ERP với cấu phần nào trước, cấu phần nào sau phụ thuộc vào các điều kiện về thuận lợi, khó khăn và kế hoạch kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Có thể hai doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng cùng kinh doanh các mặt hàng giống nhau với quy mô tương tự, song một bên cần ưu tiên quản lý chặt chẽ về tài chính trên toàn chuỗi, bên kia lại đang khó khăn trong việc điều hành trung tâm phân phối, quản lý kho hàng như trường hợp của Freshdirect. Do vậy lộ trình làm ERP của hai doanh nghiệp bán lẻ này không thể giống nhau.
ERP cho mỗi doanh nghiệp được xây dựng trên điều kiện nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp đó. Hiệu quả hệ thống ERP mang lại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhà triển khai. Năng lực triển khai ERP bao gồm khả năng tư vấn theo ngành nghề, năng lực công nghệ và năng lực hỗ trợ. Vì thế để chọn được đơn vị triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp mình thì các doanh nghiệp phải luôn cần cân nhắc thật kỹ.