6. Bố cục của luận văn
2.3.2.1. Ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ban đầu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh máy tính – linh kiện, thiết bị giải trí số, thiết bị văn phòng và điện thoại di động. Từ năm 2009, công ty mở rộng sang lĩnh vực bán lẻ điện tử, điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị điện máy.
Hình 2.5. Trang web bán hàng của Trần Anh
Nguồn: https://www.trananh.vn/ , truy cập ngày 2 tháng 5 năm 2017
Trước khi ứng dụng ERP (trước năm 2007), do mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 – 20 tỷ đồng, công ty gặp phải khó khăn trong việc quản lý kho hàng và bán hàng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng. Dù đã đưa phần mềm kế toán và quản lý kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày
mới có được báo cáo. Như vậy hình thức bào cáo ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh vực quản lý kinh doanh. Việc nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể năm bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu. Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng. Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm. Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế. Với số lượng hàng lưu kho quá lớn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu.
Thực trạng sau khi ứng dụng ERP: Trước những khó khăn mà công ty gặp phải, đặc biệt trong vấn đề quản lý tồn kho. Đồng thời nhận thức được những thuận lợi từ việc ứng dụng ERP. Trần Anh đang từng bước trong giai đoạn triển khai ERP và đã đạt được những thành công nhất định. Thực trạng triển khai ERP của Trần Anh là sự kết hợp hài hòa của công nghệ, nguồn nhân lực, quy trình và yếu tố ngân sách. Hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Điều này đã đáp ứng được nhu cầu kết nối toàn công ty, cung cấp các tính năng quản trị, dịch vụ bán hàng, các nghiệp vụ tài chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý điều hành tập trung và hiệu quả. Những công nghệ hiện đại được ứng dụng ở Trần Anh đã góp phần tạo ra sự chuyên nghiệp trong quản lý, điều hành và tạo hiệu quả tối ưu trong công việc.