6. Bố cục của luận văn
1.3.3.1. Các hình thức ứng dụng ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
đã chuyển sang các hệ thống ERP mạnh hơn. Một cuộc điều tra mô tả về thông tin hóa trong ngành bán lẻ Trung Quốc cho thấy hơn một nửa số nhà bán lẻ được khảo sát, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng các hoạt động chuỗi đã thông qua hoặc dự định áp dụng hệ thống ERP (Yan Zhu và các cộng sự, 2008). Các mô đun ERP được thực hiện bởi mỗi nhà bán lẻ là khác nhau, nhưng mô hình quy trình yêu cầu phân phối (DRP) chủ yếu được các nhà bán lẻ chấp thuận, vì họ nhấn mạnh đến phân loại và phân phối sản phẩm. Mô-đun này giúp các nhà bán lẻ quản lý tốt hơn các dịch vụ hậu cần ngoài lãnh thổ và hậu cần cũng như hàng tồn kho. Mặc dù ERP phát triển trong ngành bán lẻ nhưng nghiên cứu về ERP trong bối cảnh mới này vẫn còn hạn chế. Do đó, các nghiên cứu trong lĩnh vực này có thể bắt kịp với sự phát triển thực tế của ERP và do đó cung cấp một số hiểu biết sâu sắc về việc triển khai thành công các hệ thống ERP. Phần mềm ERP thường dành cho những chuỗi bán lẻ lớn, hệ thống phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp. Có thể khẳng định rằng, phần mềm ERP trở thành công cụ nâng cao khả năng cạnh tranh của đa số các doanh nghiệp bán lẻ lớn trên thị trường hiện nay (Yan Zhu, 2010).
1.3.3. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng
1.3.3.1. Các hình thức ứng dụng ERP trong doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng dùng
Trong việc ứng dụng ERP tại doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng, điểm mấu chốt là cần phải lựa chọn đúng kiến trúc hệ thống. Phần này sẽ tập trung vào các khía cạnh trong việc lựa chọn này, và đồng thời có các câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp. Những người quản lý sẽ có thể tiết kiệm được công sức, thời gian, khi đắn đo lựa chọn một trong các hình thức triển khai sau:
Hình thức "Tất cả trong một", Chiến lược "chia để trị"
Phương án này đắt đỏ (mất nhiều chi phí để mua lại và bảo trì phần mềm), nhưng đáng tin cậy hơn nhiều khi khai thác sử dụng. Thông thường, hệ thống được chia tách ra thành các cơ sở thông tin được gọi là "Back-office" (một phần của hệ thống, mà chỉ có nhân viên làm việc) và "Front-office" (một phần của hệ thống mà
khách hàng có thể nhìn thấy, nói đơn giản là POS). Giữa 2 phần hệ thống này có sự trao đổi dữ liệu định kỳ trong một khoảng thời gian thỏa đáng nào đó (xét về tính kịp thời) đối với kết quả nhận được.
Bằng cách này, trong trường hợp công việc tại văn phòng bị dừng lại do một sự cố hệ thống thì việc bán hàng vẫn được tiếp tục (các máy tính tiền POS hoàn toàn độc lập với cơ sở dữ liệu trung tâm), còn trong trường hợp phát sinh vấn đề ở một máy tính tiền thì các POS khác vẫn tiếp tục làm việc (tại mỗi POS có một cơ sở dữ liệu riêng). Như vậy, vì lý do an toàn, cần bố trí ít nhất là 2 máy POS cho những điểm bán hàng với lượng khách mà chỉ cần phục vụ bởi 1 máy.
Hình thức "Front-office + Back-office"
Việc phân chia hệ thống ra thành "Front-office" và "Back-office" rất thích hợp cho các cửa hàng vừa và nhỏ (số lượng máy POS từ 10-20). Khi có số lượng lớn các POS, việc trao đổi dữ liệu và bảo dưỡng tất cả các cơ sở thông tin sẽ trở nên khó khăn và bắt đầu tiêu tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp. Trong trường hợp như vậy, có thể áp dụng phương án hợp nhất các POS vào hệ thống thông tin riêng cho từng cửa hàng – mô hình máy chủ dành cho POS.
Hình thức sử dụng máy chủ POS
Máy chủ POS là hệ thống chuyên dụng, chịu trách nhiệm trao đổi dữ liệu giữa Fron-office và Back-office, đồng thời lưu giữ tất cả các thông tin hợp nhất của tất cả các cơ sở thông tin POS.
Trong các cửa hàng lớn và hoạt động trong nhiều năm, đôi khi cần phải chia cơ sở thông tin của Back-office ra thành dữ liệu hiện thời và dữ liệu phân tích (đầy đủ).
Hình thức "Dữ liệu hiện thời + toàn bộ"
Phần dữ liệu hiện thời, như tên gọi đã cho thấy, được dùng để tiến hành các công việc hiện thời như kế toán hàng hóa, hạch toán công nợ với các nhà cung cấp, lập đơn hàng trong thời gian trước mắt.
Phần dữ liệu phân tích được dùng để tạo ra các báo cáo phân tích các công việc của cửa hàng trong toàn bộ thời gian hoạt động từ trước đến nay: biến động
bán hàng và số dư, tìm kiếm các xu hướng biến động theo mùa vụ, xây dựng các mô hình dự báo trên cơ sở dữ liệu hiện có… nhằm mục đích xây dựng kế hoạch phát triển chiến lược cho cửa hàng.
Việc phân chia cơ sở dữ liệu theo năm và cơ sở dữ liệu cho toàn bộ thời gian của cửa hàng khi có lịch sử giao dịch lớn là để nhằm mục đích tiết kiệm tài nguyên phần cứng của hệ thống.
Trong hệ thống chuỗi bán lẻ lớn đều có văn phòng trung tâm. Đây là một hệ thống dùng để lưu và phân tích khối lượng thông tin lớn (hàng triệu và hàng tỷ giao dịch). Chi phí sở hữu tổng thể của hệ thống này là rất cao, và do đó không thích hợp để áp dụng cho phần lớn các cửa hàng trong chuỗi.