6. Kết cấu của luận văn
1.2. Khái niệm, nội dung của đào tạo phát triển nguồn nhânlực công nghệ
1.2.2.2. Nội dung đào tạo và phát triển nguồn nhânlực công nghệ thông tin
a. Xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên phân tích kết quả thực tếvà kết quả công việc kỳ vọng để xác định khoảng cách chênh lệch; từ đó xác định ai cần đào tạo, đào tạo về lĩnh vực/khía cạnh gì và xác định mức độ sẵn sàng của người laođộng cho đào tạo, phát triển. Nói một cách khác, xác định nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phân tích thơng tin nhằm làm rõ nhu cầu cần cải thiện kết quả thực hiện công việc và xác định đào tạo hiện tại có phải là giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc, khả năng phát triển với từng cán bộ, nhân viên cụ thể.
Phân tích nhu cầu đào tạo là một q trình mang tính hệ thống nhằm xác định và xếp thứ tự các mục tiêu, định lượng các nhu cầu và quyết định các mức độ ưu tiên cho các quyết định trong lĩnh vực đào tạo. Công tác đào tạo và huấn luyện phải giúp ích cho việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, hay nói một cách khác là khơng có sự khác biệt giữa mục tiêu của doanh nghiệp với mục tiêu của việc đào tạo nhân viên.
Chính vì vậy, nhu cầu đào tạo nhân viên được xem xét bắt đầu từ nhu cầu của chính bản thân doanh nghiệp. Muốn vậy doanh nghiệp phải tự trả lời câu hỏi:
• Thách thức của môi trường kinh doanh đặt ra cho doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn là gì ?
• Nhân viên của doanh nghiệp có khả năng đáp ứng đến đâu các đòi hỏi của thị trường ?
• Nhân viên của doanh nghiệp cịn thiếu gì để thực hiện chiến lược của doanh nghiệp ?
Nhu cầu đào tạo của mỗi nhân viên là có những điểm khác biệt do kiến thức cơ bản, tiềm năng và hồi bão phát triển của họ khơng giống nhau. Do vậy, các hoạt động đào tạo phải hướng tới việc thiết kế chương trình sao cho đáp ứng được yêu cầu của từng đối tượng. Nhu cầu đào tạo quyết định phương pháp đào tạo, khơng có bất kì chương trình hay phương thức nào phù hợp với mọi nhu cầu.
18
Các chương trình đào tạo được lựa trên cơ sở dung hịa mong muốn của các cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp, trong đó, hiệu quả kinh doanh được đưa ra làm tiêu chí ảnh hưởng có tính quyết định.
❖ Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo:
➢ Phân tích mục tiêu, kế hoạch, chiến lược, chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức của doanh nghiệp: Phân tích chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức bao gồm việc phân tích các tiêu thức tổ chức như: Năng suất, chất lượng thực hiện công việc, tỷ lệ thuyên chuyển, kỷ luật lao động… Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp cho biết định hướng phát triển của doanh nghiệp.
➢ Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình xác định các nhu cầu về nhân lực của tổ chức một cách có hệ thống để phục vụ cho mục tiêu của tổ chức…
➢ Phân tích cơng việc là nghiên cứu cơng việc một cách chi tiết nhằm làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đối với người thực hiện công việc. Từ đó tiến hành các chương trình đào tạo phù hợp. Trong trường hợp này, sử dụng bảng mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện là rất hữu ích. Sử dụng biểu mẫu phân tích cơng việc:
• Liệt kê các nhiệm vụ cơng việc chính
• Xác định mức độ thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ, công việc. • Tiêu chuẩn mẫu thực hiện cơng việc.
• Điều kiện thực hiện cơng việc.
• Các kỹ năng và kiến thức cần thiết giảng dạy cho nhân viên.
➢ Phân tích thực hiện cơng việc: Là nghiên cứu kỹ lưỡng việc thực hiện công việc để xây dựng quy trình thực hiện cơng việc tối ưu cũng như là để huấn luyện, đào tạo nhân viên khả năng thực hiện cơng việc. Việc phân tích này chú trọng đến các năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên, được sử dụng để xác định ai là người có thể đảm đương được cơng việc và họ thiếu những kiến thức, kỹ năng gì, để từ đó xác định cần chú trọng đào tạo những kiến thức, kỹ năng nào.
Ngồi ra, nhu cầu đào tạo cịn dựa trên các trường hợp đào tạo khi tuyển dụng: Đào tạo cho nhân viên mới về lịch sử hình thành của cơng ty, nội quy lao động, quy định về an tồn, chính sách và quy định về lương bổng, các chế độ, giờ làm việc,
19
tăng ca… đào tạo định kì, an tồn lao động, hướng dẫn thực hiện công việc… Đào tạo đột xuất: Thay đổi mơi trường làm việc, máy móc… Trên cơ sở đó, các trưởng bộ phận ln cân đối nhân sự để xác định nhu cầu đào tạo nhằm đáp ứng kịp thời nguồn nhân lực cho công việc của bộ phận mình. Các phương pháp thu thập thông tin để xác định nhu cầu đào tạo: Phỏng vấn cá nhân, sử dụng bảng câu hỏi, thảo luận nhóm, quan sát, phân tích thơng tin có sẵn…
❖ Xác định mục tiêu đào tạo
Là xác định kết quả kỳ vọng đạt được sau khi chương trình thực hiện. Yêu cầu khi xác định mục tiêu đào tạo cần:
• Phải xuất phát từ nhu cầu.
• Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể, phục vụ được cho việc đánh giá. Nội dung của mục tiêu bao gồm:
• Kỹ năng cụ thể cần đào tạo và trình độ có được sau đào tạo. • Số lượng và cơ cấu học viên.
• Thời gian đào tạo.
Để đào tạo được một người lao động là rất tốn kém. Vì vậy, trước khi thực hiện chương trình đào tạo phải xác định, lựa chọn đối tượng được cho đi đào tạo. Trước hết, người đó phải nằm trong số nhu cầu cần đào tạo, sau đó xem xét động cơ học tập của họ có muốn được tham gia khóa đào tạo hay khơng? Tuy nhiên, cũng phải xem xét đến khả năng học tập của từng người, có thể do trình độ thấp hoặc tuổi cao khơng có khả năng tiếp thu bài học nên khơng nên lựa chọn. Và cuối cùng là dự đoán việc thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động tới đâu. Nếu thấy có khả thi thì sẽ lựa chọn người lao động đó.
b. Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
Từ nhu cầu đào tạo, phát triển đã được tìm ra ở bước trên ta cần phân tích vàsắp xếp nhu cầu đào tạo, phát triển theo thứ tự ưu tiên gắn với nhu cầu của tổ chức trong việc lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Một kế hoạch đào tạo, phát triển sẽ baogồm những nội dung: mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, các chương trình đào tạo cụthể, thời gian dự kiến thực hiện, kinh phí và các nguồn lực cần thiết để đảm bảo cho kế hoạch đó được thực hiện. Khi lập kế hoạch đào tạo, phát triển cần vạch
20
ra hướng đánh giá kết quả đào tạo và đạt được sự cam kết của những người có liên quan trong tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, phát triển sau này. Có ba mức lập kế hoạch đào tạo và phát triển như sau:
➢ Kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp: được sử dụng bởi những người ra quyết định. Một kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp thường bao gồm nội dung: tên khóa học, số lượng các khóa học, các mơ tả tổng qt về các khố học hay là nội dung chính, thời gian dự kiến, địa điểm đào tạo, kinh phí; Ngồi ra kế hoạch này có thể đề cập đến các biện pháp về tổ chức, quản lý (giải pháp phi đào tạo) để nâng cao kết quả thực hiện cơng việc nói chung.
➢ Kế hoạch hành động/thực hiện chủ yếu được sử dụng bởi những người lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Các kế hoạch này được mô tả trong biểu đồ tiến độ thực hiện theo thời gian và trách nhiệm cho các khóa học khác nhau và các biện pháp về tổ chức, quản lý cụ thể.
➢ Kế hoạch về khoá đào tạo thường được sử dụng bởi những nhà tổ chứcvà các giảng viên bởi vì nó cụ thể hố việc lập kế hoạch và triển khai các công việc cần thiết cho từng khố học và thường có kèm theo các bản mơ tả về từng buổi học.
c. Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển
Sau khi xây dựng được kế hoạch đào tạo và phát triển, việc tổ chức thực hiện kế hoạch này là rất quan trọng. Như đã phân tích, đào tạo và phát triển cần phải dựa trên những gì mà nhà quản lý muốn nhân viên của mình phải biết, để đào tạo có hiệu quả cần sự nỗ lực của cả hai bên, nhân viên phải quyết tâm nâng cao khả năng làm việc và nhà quản lý phải tạo điều kiện về mặt thời gian và kinh phí để nhân viên nâng cao khả năng làm việc và phải kiểm soát việc họáp dụng các kiến thức đã học được vào công việc.
Bộ phận/người phụ trách đào tạo cần phối hợp với các bộ phận /phòng ban chức năng để lựa chọn đúng đối tượng cần đào tạo và phát triển, thông báo lịch đào tạo và tạo các điều kiện cần thiết để họ tham gia đào tạo và phát triển cóhiệu quả. Để thực hiện đào tạo và phát triển trong cơng việc có hiệu quả thì bộ phận này cũng phải kết hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp tìm ra những nhà quản lý, cán bộ có kinh nghiệm và sẵn sàng thực hiện đào tạo và phát triển nhân viên. Trong trường
21
hợp tổ chức khóa đào tạo ngồi cơng việc thì họ cần giúp giám đốc tìm kiếm các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ đào tạo để chọn đơn vị cung cấp đào tạo phù hợp nhất và ký kết hợp đồng. Tiếp theo, cần phối kết hợp với giáo viên/người hướng dẫn trong việc xây dựng chương trình đào tạo/phát triển có mục tiêu học tập phù hợp. Khi khóa học diễn ra cần đảm bảo các điều kiện hậu cần để lớp học có thể hoạt động hiệu quả.
d. Các phương thức đào tạo phát triển nguồn nhân lực cơng nghệ thơng tin
Chương trình đào tạo phải được xây dựng thật cụ thể về: Số môn học, các môn học sẽ cung cấp trong chương trình, số giờ học, tiết học của từng mơn, chi phí cho mỗi mơn, mỗi tiết. Các phương tiện cần thiết cho chương trình như: giáo trình, tài liệu, trang thiết bị…. Chương trình đào tạo được xây dựng trên cơ sở nhu cầu đào tạo và mục tiêu đào tạo đã xác định. Sau đó doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể về năng lực tài chính, cơ sở vật chất… để chọn phương pháp đào tạo cho phù hợp.
Có nhiều phương pháp đào tạo khác nhau để lựa chọn và mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng của nó. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một phương pháp hoặc kết hợp nhiều phương pháp đào tạo, chi phí thấp và là phương pháp đem lại hiệu quả lớn nhất.
❖ Đào tạo phát triển trong cơng việc
Là hình thức đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc trong đó người học sẽ trực tiếp thu được những kiến thức và kỹ năng cần thiết thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn trực tiếp của những người lao động lành nghề hơn.
Nhóm phương pháp đào tạo trong cơng việc bao gồm các phương pháp sau:
Kèm cặp: Thường được áp dụng để đào tạo các kỹ năng cần thiết cho nhân
viên vừa bắt đầu công việc hoặc cho các cán bộ quản lý mà cơng việc có thể lượng hoá. Thực chất của kèm cặp là đào tạo theo kiểu chỉ dẫn, người chỉ dẫn giải thích mục tiêu và cách thức thực hiện công việc, người học sẽ làm thử dưới sự hướng dẫn đó cho đến khi thành thạo.
Phương pháp này thường dùng cho cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kĩ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công
22
việc cho tương lai thông qua kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lí giỏi hơn. Có ba cách kèm cặp là:
• Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp. • Kèm cặp bởi một cố vấn.
• Kèm cặp bởi người quản lí có kinh nghiệm hơn.
Ln chuyển cơng việc: Là hình thức bố trí các nhân viên đảm trách lần lượt
các nhiệm vụ khác nhau trong một luồng công việc. Đào tạo theo cách này cho phép nhân viên có cơ hội học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm và hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức của đơn vị. Điều đó giúp cho các cán bộ quản lý tương lai có được cơ sở kiến thức và kinh nghiệm phong phú, vững vàng.
Trong tổ chức, có thể luân chuyển và thuyên chuyển theo 3 cách:
• Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lí ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ.
• Người quản lí được cử đến nhận cương vị cơng tác mới ngồi lĩnh vực chun mơn của họ.
• Người quản lí được bố trí ln chuyển cơng việc trong phạm vi nội bộ một ngành nghề chuyên môn.
Tập sự: Thường là cách đào tạo cán bộ quản lý. Đây là cơ hội cho nhân viên
mới đặc biệt là các sinh viên mới ra trường hiểu biết thực tế công việc và qua đó tích luỹ kỹ năng kinh nghiệm làm việc. Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm, được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dùng để dạy một nghề hồn chỉnh cho cơng nhân.
Kiểu chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy kỹ năng
thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số cơng việc quản lý. Q trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của người dạy.
23
Ưu điểm của phương pháp đào tạo trong công việc là: Nội dung đào tạo gắn
liền với thực tế công việc: người học sẽ nhanh chóng nắm vững được kỹ năng thực hiện cơng việc. Chi phí đào tạo ít vì tiết kiệm được chi phí gửi người đi đào tạo và chi phí thuê giảng viên đào tạo. Hạn chế được tình trạng người lao động rời bỏ đơn vị sau khố đào tạo vì những kỹ năng họ học được do đào tạo trong cơng việc đem lại đơi khi chỉ tương thích với đặc điểm hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh tại đơn vị đã đào tạo họ.
Nhược điểm của đào tạo trong cơng việc: Người học có thể học được những
yếu tố tiên tiến nhưng cũng có thể học cả những yếu tố chưa hợp lý, hạn chế của người thầy đặc biệt là khi người thầy khơng có kỹ năng sư phạm hay khơng nhiệt tình trong giảng dạy. Chi phí gián tiếp cho đào tạo có thể rất lớn khi học viên làm gián đoạn nguồn cơng việc, làm mất uy tín của tổ chức với khách hàng, gây hỏng hóc máy móc, thiết bị … Quy mô đào tạo thường nhỏ.
❖ Đào tạo phát triển ngồi cơng việc.
Là hình thức đào tạo trong đó người học được tách khỏi công việc thực tế. Đào tạo và phát triển ngồi cơng việc có những hình thức:
• Mở lớp trong doanh nghiệp: Là hình thức đào tạo dựa trên cơ sở vật chất sẵn có của đơn vị. Chương trình giảng dạy thường gồm hai phần gồm phần lý thuyết được giảng trên lớp bởi các kỹ sư, cán bộ kỹ sư hay cơng nhân lành nghề cịn phần thực hành diễn ra tại xưởng thực tập hay xưởng sản xuất.
Đối với những nghề tương đối phức tạp, hoặc các cơng việc có tính đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được nhu cầu cả về chất lượng và số lượng. Các doanh nghệp có thể tổ chức các lớp dào tạo với các phương tiện và thiết