Việc gửi chương trình cho Khách hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi qua Internet, gửi qua fax hoặc trực tiếp gửi chương trình tới tận tay Khách hàng.
Thông thường hoạt động gửi chương trình tới tận tay Khách hàng được tiến hành đối với những Khách hàng có khả năng ký kết hợp đồng du lịch cao và sau khi đã có sự liên lạc trước bằng điện thoại.
Khi gặp gỡ trực tiếp, nhân viên Công ty sẽ trực tiếp quan sát được những biến đổi tâm lý của Khách hàng trong quá trình giao tiếp. Từ đó nhân viên Công ty sẽ có thể dễ dàng điều chỉnh nội dung, cách thức giao tiếp để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Gặp gỡ trực tiếp sẽ giúp quá trình nói chuyện với Khách hàng được liên tục, không bị gián đoạn và có thể kéo
dài hơn khi nói chuyện qua điện thoại. Đồng thời cũng có thể chắc chắn rằng thông tin về chương trình du lịch được chuyển tới tận tay người phụ trách vấn đề du lịch, không bị động như khi gửi chương trình qua Internet, qua máy fax, vì rất có thể chương trình sẽ không đến được người có thẩm quyền quyết định vấn đề du lịch.
Bằng kinh nghiệm nghề nghiệp, ngoài việc cung cấp thông tin cho Khách hàng khi gặp mặt trực tiếp, nhân viên của Công ty còn phải thể hiện được thiện chí hợp tác, lòng nhiệt tình, sẵn sàng phục vụ Khách hàng.
Nếu là các Khách hàng mới của Công ty thì chương trình gửi cho Khách hàng phải bao gồm: một bức thư ngỏ giới thiệu về Công ty và các chương trình du lịch chung, điển hình mà Công ty đã và sẽ tổ chức thực hiện.
Nếu là những Khách hàng cũ của Công ty thì chỉ cần gửi chương trình du lịch chi tiết được xây dựng theo yêu cầu của họ mà không cần phải gửi kèm theo các chương trình chung của Công ty.
Nhân viên Công ty sẽ gặp gỡ trực tiếp với Khách hàng để gửi chương trình du lịch, trao đổi ý kiến về lịch trình và các yêu cầu cụ thể của Khách hàng, thỏa thuận và thuyết phục Khách hàng để đi đến ký kết hợp đồng du lịch.
Công việc này do giám đốc điều hành và nhân viên marketing của Công ty đảm nhiệm.