(Nguồn: Ban Thương Mại Đấu Thầu)
Tuy chưa có một năm nào mức độ hoàn thành đạt được là 100%, xong mức độ
STT Nội dung
Năm
2005 2006 2007 2008
1 Tổng số gói thầu đã
thực hiện 30 32 211 54
2 Số gói thầu hoàn
thành tiến độ 25 27 200 49
con số mà rất nhiều chủ đầu tư luôn mong muốn đạt được cho các dự án của mình. Qua bảng số liệu có thể đánh giá được mức độ hoàn thành các gói thầu đều tăng sau mỗi năm, cao nhất là năm 2007 đạt 94.8%. Điều này cho thấy tiêu chuẩn đánh giá các nhà thầu ngày càng được tiến hành kỹ lưỡng, thặt chặt hơn, đánh giá đúng được khả năng. TCT cũng luôn xác định việc nhà thầu có khả năng hoàn thành được hợp đồng đúng tiến độ hay không là rất quan trọng vì vậy luôn không ngừng đặt ra những tiêu chí đánh giá để đảm bảo được điều đó, hơn nữa đối với ngành dầu khí nói riêng thì việc hoàn thành cung cấp các hàng hóa là rất khó thực hiện được, cho nên hiệu quả về mặt thời gian luôn được đánh giá cao.
2.2.4. Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện
2.2.4.1. Về quy trình
Hiện nay, Tổng Công ty đã tiến hành rất nhiều cuộc đấu thầu trong và ngoài nước nhưng hình thức được sử dụng chủ yếu là đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh. Hai hình thức này được tiến hành đúng theo quy trình của Luật đấu thầu Việt Nam cũng như là trên cơ sở các quy định về pháp luật đấu thầu của tổ chức quốc tế. Tất cả các gói thầu đều được tiến hành nhịp nhàng theo từng bước công việc trong quy trình đấu thầu. Với những bước quy trình cơ bản như: Chuẩn bị đấu thầu, Tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu, Thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Có thể thấy được đó là quy trình thực hiện trơn chu, chuyên nghiệp và khá hoàn thiện. Về cơ bản thì quy trình thực hiện công tác đấu thầu của Tổng Công ty chưa có vướng mắc nào phát sinh mà vẫn đang được thực hiện rất bàn bản, khoa học. Đó cũng có thể coi là một điểm mạnh trong công tác đấu thầu của TCT đồng thời tạo lòng tin cho nhà thầu tham gia.
2.2.4.2. Về nội dung thực hiện
Vì ngành dầu khí có đặc thù riêng cho nên trong quá trình thực hiện có nhiều nội dung công việc còn phát sinh, mà chưa có hướng giải quyết triệt để. Khi có vấn đề phát sinh thì thường tùy thuộc vào từng gói thầu và việc xử lý của cán bộ làm thầu.
Vấn đề vướng mắc Xử lý tạm thời của TCT
Một là, đối với mua sắm trực tiếp, quy định đơn giá hợp đồng mới không được vượt đơn giá hợp đồng cũ đã ký.
Hai là, phải phê duyệt danh sách nhà thầu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi sách đánh giá thương mại
Ba là, bên mời thầu phải nhận được ít nhất ba bản báo giá từ ba nhà thầu
Bốn là, Giá đánh giá mà vượt giá gói thầu
Năm là, Tổ chức đấu thầu rộng rãi sẽ mất rất nhiều thời gian, vì có nhiều nhà thầu không có khả năng cung cấp hàng hóa, xong vẫn nộp hồ sơ.
+ Khi có vấn đề này thì buộc cán bộ làm công tác thầu phải đánh giá trước giá của hợp đồng mới để tránh không vượt quá, hoặc đàm phán với nhà cung cấp.
+ Nếu làm như vậy thì sẽ có thể làm chậm tiến độ, buộc bên mời thầu xin cho phê duyệt một lần sau khi đánh giá toàn bộ
+ Để không nhận được ít hơn ba bản báo giá, thì TCT phải gửi tớ tử 5 đến 7 nhà thầu khác nhau.
+ Bên mời thầu phải chào lại giá.
+ Bên mời thầu ngay từ đầu đã phải xin thực hiện đấu thầu hạn chế để hạn chế các nhà thầu không đủ tiêu chuẩn tham gia dự thầu.
2.2.4.3. Về cơ chế
Hiện tại, cơ chế thực hiện các dự án đầu tư bằng cách thực hiện hình thức đấu thầu ở TCT là rất phức tạp, có nhiều bước. Cụ thể có thể thấy được thẩm quyền ra quyết định theo mức của giá trị các dự án mua sắm như sau:
Minh hoạ 2.6: Cơ chế phân cấp ra quyết định đầu tư
( Nguồn: Ban tổ chức nhân sự )
Với cơ chế ra quyết định như vậy, thì quá trình thực hiện rất phức tạp. Đây mới chỉ là đưa ra kết quả đầu tư cho dự án. Còn TCT cũng có cơ chế riêng cho việc thực hiện ký kết các văn bản trong nội dung các công việc của quá trình thực hiện đấu thầu.
Cơ chế này buộc tất cả các cán bộ làm công tác thầu phải thực hiện. Nếu cứ theo cơ chế này thì có lẽ tiến độ của các dự án khó mà hoàn thành đúng tiến độ. Nếu theo cơ chế ra quyết định cũng như thẩm quyền ký văn bản của TCT như hiện nay là rất phức tạp. Tất cả các gói thầu đều phải tuân thủ theo trình tự
STT Người có thẩm quyền quyết định đàu tư Giá trị các dự án mua sắm hàng hóa
1 Hội đồng quản trị Tập Đoàn Dầu khí VN Từ 1500 tỷ đồng trở lên
2 Tổng giám đốc Tập Đoàn Dầu khí VN Từ 1500 tỷ đồng trở xuống
3 Hội động thành viên của các Tổng Công
ty, các chủ tịch nếu không có HĐTV Dự án nhỏ hơn 700 tỷ đồng
4 Tổng Giám đốc các Tổng Công ty Dự án nhỏ 500 tỷ đồng
5 Giám đốc các đơn vị thành viên, đơn vị
trong cơ chế đó. Các đơn vị chủ trì một gói thầu bất kì phải hiểu rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình là phải làm gì, nếu không sẽ nhầm lẫn trong việc ra quyết định và các thủ tục khi làm thầu.
Điều 7. Thẩm quyền ký văn bản
7.1. Người có thẩm quyền ký phê duyệt các nội dung về đấu thầu bao gồm Danh sách nhà thầu, Hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu, và xử lý tình huống của gói thầu thuộc thẩm quyền quyết định của mình.
7.2. Hội đồng Thành viên ký công văn trình Tập Đoàn phê duyệt các nội dung về đấu thầu đối với các gói thầu không thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng thành viên.
7.3. Tổng Giám đốc/ Trưởng Chi Nhánh hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng trong phạm vi thẩm quyền của mình.
7.4. Đơn vị chủ trì ký: Thư phát hành hồ sơ mời thầu, các văn bản làm rõ HSMT, yêu cầu làm rõ HSMT, các thư từ trao đổi khác trong quá trình xét thầu, thông báo trao thầu.
(Trích từ “quy định nội bộ về công tác thương mại của PVEP”)
Minh hoạ 2.7: Thẩm quyền kí kết văn bản
(Nguồn: Ban Tổ chức nhân sự )
2.2.4.4. Tổng hợp về các vướng mắc hiện nay.
Theo những thực trạng được phản ánh ở trên, thì hàng năm có một số nội dung, cơ chế trong đấu thầu ảnh hưởng đến việc thực hiện một số gói thầu không thực hiện đúng tiến độ. Xét đến nguyên nhân làm chậm tiến độ thì được tổng hợp lại trên hai nguyên nhân, thứ nhất là nội dung công việc phát sinh ngoài quy định trong quá trình đấu thầu, thứ hai là cơ chế đấu thầu gây là nhiều thủ tục, nhiều
đến tiến độ thực hiện các gói thầu hàng năm. Và hiện nay thì TCT đang dần hoàn thiện các vướng mắc đó để đưa ra các biện pháp khắc phục.
Bảng 2.10: Tổng hợp các gói thầu còn vướng mắc trong quá trình thực hiện.
(Nguồn: Ban Thương Mại Đấu thầu)
Qua bảng số liệu có thể thấy hàng năm sự ảnh hưởng không nhỏ của các vương mắc vẫn chưa được giải quyết triệt để. Dẫn đến vẫn có một số lượng gói thầu nhỏ bị chậm tiến độ thực hiện để phải giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện. Số lượng làm chậm tiến độ lớn nhất là năm 2007 lên đến 11 gói thầu. Đây cũng là năm sát nhập, nên TCT còn lúng túng trong cơ chế chung cho mô hình quản lý sát nhập và tính chất công việc cũng phức tạp hơn. Trước những vướng mắc như trên, thì hàng năm TCT luôn tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm và từ bước đưa ra giải pháp để hoàn thành các nội dụng, cơ chế thực hiện cho các việc thực hiện đấu thầu mua sắm hàng hóa phục vụ cho hoạt động thăm dò khai thác.
2.2.5. Các biện pháp hoàn thiện hoạt động ĐTMSHH ở PVEP
Để cho hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm hàng hóa của TCT diễn ra một cách hoàn thiện hơn, Các đơn vị thực hiện đã luôn kết hợp chặt chẽ và đưa ra được những giải pháp kịp thời để từng bước hoàn thiện.
STT Nguyên nhân làm chậm
tiến độ các gói thầu
Năm
2005 2006 2007 2008
1 Nội dung vướng mắc 3 2 7 4
2 Cơ chế 2 1 4 1
o Trong quá trình triển khai công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa được duyệt, đơn vị chủ trì không thực hiện theo tiến độ nên công tác mua sắm thường bị dồn vào những tháng cuối năm. Do đó dẫn đến hiện tượng chạy tiến độ vào cuối năm. Vì thế để TCT đã đưa ra các yêu cầu đơn vị chủ trì phải tuân thủ quy định về cơ sở pháp lý của các gói thầu, đơn vị chủ trì phải xây dựng kế hoạch đấu thầu tổng thể từ đầu năm hoặc theo từng giai đoạn, tránh tình trạng bị động về tiến độ dẫn đến các mua sắm thường dồn dập vào cuối năm.
o Khi triển khai công tác mua sắm hàng năm có những gói thầu có tính chất tương tự nhau nhưng được thực hiện nhiều lần trong năm. Do vậy, trong kế hoạch mua sắm hàng năm được duyệt có những hạng mục mua sắm thường xuyên và giống nhau nên triển khai đồng bộ tránh tình trạng cùng cộng việc mua sắm đó mà thực hiện nhiều lần có thể dẫn đến phức tạp sau này bằng cách tách gói thầu thành nhiều gói nhỏ. Việc tách các gói thầu nhỏ sẽ giúp thực hiện tốt các nội dung hơn.
o Trong quá trình triển khai công tác mua sắm một số đơn vị chủ trì chưa tuân thủ tiến độ thực hiện đã được duyệt tại kế hoạch đấu thầu, thường có tình trạng “ nước đến chân mới nhảy” nên TCT đặt ra yêu cầu đơn vị chủ trì cần phải tuân thủ theo tiến độ thực hiện đã được phê duyệt tại kế hoạch đấu thầu, và nếu có điều chỉnh về tiến độ thực hiện phải có thông báo, tránh tình trạng một gói thầu triển khai quá lâu và thường tranh cãi nhau về trách nhiệm.
o Đơn vị chủ trì chưa nắm rõ về quy trình thủ tục đấu thầu mua sắm hàng hóa nên dễ dẫn đến sự điều phối giữa các phòng liên quan chưa được ăn
đến làm sai thủ tục cũng như mất thời gian cho việc hoàn thiện. Điều đó buộc lãnh đạo của đơn vị chủ trì cần phổ biến quy định này đến các cán bộ trong phòng, các cán bộ khi thực hiện gói thầu cần phải nắm rõ các quy định thủ tục mua sắm hàng hóa, có chứng chỉ tham gia khóa tập huấn về luật đấu thầu và nếu có vướng mắc có thể tham khảo ý kiến tư vấn của phòng chuyên môn. Ban Thương mại đấu thầu sẽ soạn thảo các quy trình tiêu chuẩn và các mẫu hồ sơ và lưu trên ổ P để mọi người cùng tham khảo và thực hiện.
o Trong quá trình triển khai công tác mua sắm, có một số gói thầu nhỏ lẻ nhưng thời gian triển khai từ khi có phê duyệt chủ trương của cấp có thẩm quyền đến khi ký kết hợp đồng kéo dài đến 36 ngày trong đó thời gian bổ sung hoàn thiện thủ tục mất 24 ngày. Thực trạng trên cho thấy đơn vị chủ trì còn lúng túng trong quá trình thực hiện cũng như chưa tăng cường thúc đẩy công việc để rút ngắn thời gian triển khai. TCT đề nghị đơn vị chủ trì phải lưu ý tăng cường thúc đẩy công việc để rút ngắn thời gian triển khai cho dù gói thầu triển khai là gói thầu nhỏ lẻ.
o Khi xảy ra các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, đơn vị chủ trì giải quyết các công tác phát sinh chưa đúng trình tự và thủ tục mua sắm do đó dẫn đến việc phải hoàn thiện thủ tục mất thời gian. Vì thể khi gặp vấn đề phát sinh, đề nghị đơn vị chủ trì phải lập tức xin ý kiến tư vấn các ban chức năng, báo cáo kịp thời lên lãnh đạo tổng công ty cũng như phối hợp với các ban liên quan giải quyết theo thủ tục trước khi tiến hành thi công.
o Để xử lý tốt các tình huống phát sinh trong đấu thầu, TCT đã tổ chức các hội thảo tại phía Bắc và phía Nam hàng năm để hướng dẫn và nâng cao kỹ
năng cho các cán bộ làm công tác thầu. Các tình huống sẽ giúp cán bộ chủ động hơn khi có vướng mắc xảy ra.
o Nhằm giúp cho các phòng ban thực hiện nhiệm vụ của mình trong công tác làm thầu, thì TCT cũng đang cố gắng hoàn thiện một cuốn gọi là “ số tay đấu thầu”. Cuốn số này, sẽ ghi rõ trình tự thực hiện, các nhiệm vụ thực hiện từng nội dung công việc của quá trình đấu thầu, do đó tất cả các nhân viên dù có kinh nghiệm hay chưa có cũng hiểu rõ quy trình, nội dung và cơ chế thực hiện công việc của mình.
2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU QUỐC TẾ MUA SẮM HÀNG HÓA Ở PVEP. SẮM HÀNG HÓA Ở PVEP.
2.3.1. Thành tựu đạt được
2.3.1.1. Tiết kiệm được chi phí đầu tư
Hàng năm hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm hàng hóa đã tạo ra một mức tiết kiệm cao. Thứ nhất là, là sự cạnh tranh về đánh giá thương mại giữa các nhà thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn nhà thầu nào đáp ứng tốt nhất yêu cầu của hồ sơ mời thầu mà lại có đánh giá đánh hiệu quả nhất. Từ đó chủ đầu tư có thể tiết kiệm được vốn nếu chọn được nhà thầu đáp ứng mục tiêu đề ra. Thứ hai, hoạt động này đã tránh được khả năng không hoàn thành tiến độ hợp đồng của các nhà thầu, mà điều này có thể làm chi phí đầu tư tăng. Nhưng do quá trình tuyển chọn trong đấu thầu nên điều này đã không xảy ra. Vì hầu hết các nhà thầu đều hoàn thành đúng tiến độ cung cấp theo hợp đồng nên không có nhiều khoản đầu tư phát sinh trong quá trình thực hiện. Thứ ba, trong quá trình thực hiện các nội dung mua sắm hàng hóa có tính chất giống nhau, thì chúng ta không phải mất chi phí cho việc tổ chức lại đấu thầu, mà sẽ chỉ định thầu ngay nhà thầu
nay thì việc tiết kiệm chi phí của TCT luôn đặt nên hành đầu. TCT đã tiến hành rất hiệu biện pháp để thực hiện tiết kiệm trong toàn TCT, tất cả các phòng ban. Thì hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm hàng hóa cũng được coi là một biện pháp hiệu quả.
2.3.1.2. Đảm bảo tuân theo quy định của pháp luật đấu thầu Việt
Nam
Hoạt động đấu thầu quốc tế tại TCT luôn là hoạt động mua sắm hàng hóa cho các dự án lớn sử dụng trên 30% vốn nhà nước cho mục tiêu đầu tư phát triển dự án khai thác dầu khí mới, vì vậy hoạt động này luôn phải tuân theo những quy định của pháp luật đấu thầu. Đối với mỗi dự án, gói thầu TCT là chủ đầu tư hay là bên được ủy quyền thực hiện mời thầu, TCT luôn hoàn thành những nghĩa vụ của người mời thầu.
Quá trình đấu thầu quốc tế tại TCT đã bảo đảm tuân thủ nghiêm ngặt trình tự đấu thầu theo pháp luật về đấu thầu quy định.
Trong khâu lập kế hoạch đấu thầu: bảo đảm theo quy định của nhà nước, những thiết kế và tổng dự toán đã được lập. TCT thường thuê một đơn vị tư vấn trực thuộc TCT có đủ năng lực và kinh nghiệm để xây dựng hồ sơ mời thầu. Hồ sơ thầu quốc tế được xây dựng trên cơ sở kế hoạch đấu thầu đã được cơ quan có