( Nguồn: Ban Thương Mại Đấu Thầu)
2.2.2.4. Trình duyệt, thẩm định, phê duyệt và thông báo kết quả
a. Văn bản trình duyệt
Kết đánh giá hồ sơ dự thầu phải được ghi lại bằng văn bản. Văn bản này gọi tlaf văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu. Nó sẽ được gửi đến cấp có thẩm quyền
xem xét. Trên cơ sở đó cấp có thẩm quyền ra quyết định thành lập một tổ thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu tách biệt với tổ đấu thầu. Tổ thẩm định có nhiệm vụ là kiểm tra lại kết quả làm việc của tổ đấu thầu trên cơ sở đó xét phê duyệt kết quả và gửi thông báo cho các nhà thầu tham gia. Dưới đây là một mẫu báo cáo thẩm định kết quả thầu của gói thầu “cung cấp phần mềm chuyên dụng” của PVEP.
b. Ví dụ về một báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu
BÁO CÁO THẨM ĐỊNH
Kết quả đánh giá gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng”
Kính gửi: Ông Nguyễn Quốc Thập Tổng Giám đốc Tổng Công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí
Căn cứ các quy định về đấu thầu của Nhà nước và Tổng công ty PVEP, Tổ thẩm định tiến hành thẩm định kết quả đánh giá gói thầu “Cung cấp phần cứng phần cứng chuyên dụng” theo đúng quy định của pháp luật về đấu thầu và kết quả thẩm định đánh giá gói thầu nêu trên như sau:
I / Khái quát về gói thầu
Phần cứng chuyên dụng là thiết bị phục vụ nhu cầu sử dụng phần mềm kỹ thuật chuyên ngành Dầu khí của các Ban kỹ thuật Tổng Công ty và đáp ứng nhu cầu thuê từ các đơn vị trực thuộc PVEP theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc, đây là gói thầu thuộc dự án quản lý License tập trung của TCTy nhằm nâng cao khả năng quản lý số lượng license và tính hiệu quả sử dụng, đảm bảo kế hoạch đầu tư hiệu quả của TCty. Do vậy việc trang bị phần cứng chuyên dụng là hết sức cần thiết.
Kế hoạch đấu thầu gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” được Tổng Giám đốc TCT phê duyệt tại công văn số 170/NB-CNTT< ngày 11/11/2008 với nội dung như sau:
Tên gói thầu: “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” phục vụ cho hoạt động của Tổng Công ty Thăm dò khai thác Dầu khí (PVEP)
- Dự toán gói thầu: 302.332 USD (bao gồm VAT) - Tiến độ thực hiện: 35 ngày kể từ ngày ký hợp đồng - Hình thức lựa chọn: Đấu thầu rộng rãi trong nước
II/ Tóm tắt quá trình tổ chức đấu thầu và đề nghị của Ban CNTT-LT
2.1 Quá trình triển khai gói thầu:
- Thời gian thông báo mời thầu: Ngày 21/11/2008, Thông báo mời thầu Gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” được đăng tải trên Báo đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Báo giấy và Báo điện tử).
- Thời gian phát hành Hồ sơ mời thầu: 01/12/2008. - Thời gian chuẩn bị Hồ sơ dự thầu: 15 ngày.
Thời gian mở thầu: 10 giờ 10 phút ngày 15/12/2008 (biên bản mở Hồ sơ dự thầu kèm theo)
2.2 Kết quả đánh giá Hồ sơ dự thầu của gói thầu Cung cấp phần cứng chuyên dụng và kiến nghị lựa chọn nhà thầu trúng thầu của Tổ đấu thầu đề nghị.
Đánh giá kỹ thuật: Tuân thủ tiêu chuẩn đánh giá được duyệt.
Đánh giá thương mại: Tuân thủ tiêu chuẩn đánh giá được duyệt.
Kết quả đánh giá: Nhà thầu Liên danh Petecare và Tecapro được đề nghị trao thầu với giá kiến nghị trúng thầu là 4.396.766.000 đồng (đã gồm VAT và các chi phí khác). Thấp hơn 884.974.000 đồng so với dự toán được phê duyệt (302.332 USD tương đương
5.281.740.000 đồng, tỷ giá 1USD = 17.470VNĐ theo Vietcombank).
III/ Tổng hợp kết quả kiểm tra
3.1 Căn cứ pháp lý để tổ chức đấu thầu:
TT Nội dung kiểm tra
Kết quả kiểm tra Tuân thủ Không tuân
thủ 1 Văn bản phê duyệt kế hoạch đấu thầu X
2 Văn bản phê duyệt Hồ sơ mời thầu. X
3.2 Về quá trình thực hiện:
TT Nội dung kiểm tra
Kết quả kiểm tra Tuân thủ Không tuân
thủ
1 Thông báo mời thầu X
2 Phát hành Hồ sơ mời thầu X
3 Thời điểm đóng thầu X
4 Thời điểm mở Hồ sơ dự thầu X
5 Đánh giá Hồ sơ dự thầu X
TT Nội dung kiểm tra
Kết quả kiểm tra Tuân thủ Không tuân
thủ 1 Tính hợp lệ của Hồ sơ dự thầu X
2 Đánh giá về mặt kỹ thuật X
3 Đánh giá về mặt thương mại X
3.4 Về kết quả đấu thầu do Tổ đấu thầu kiến nghị
TT Nội dung kiểm tra Đề nghị của Tổ đấu thầu Ý kiến của tổ thẩm định Thống nhất Không thống nhất 1 Nhà thầu đề nghị trúng thầu Liên danh petecare và Tecapro X 2 Giá đề nghị trúng thầu 4.396.766.000 x 3 Hình thức hợp đồng Trọn gói x
4 Thời gian thực hiện hợp đồng
55 ngày x
Tổ đấu thầu đã tuân thủ các quy định hiện hành. Tổ thẩm định thống nhất với kết quả đánh giá của Tổ đấu thầu và kiến nghị Tổng Giám đốc phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng ” theo các nội dung sau:
1. Tên nhà thầu: Liên danh Petecare và Tecapro
2. Giá đề nghị trúng thầu: 4.396.766.000 đồng (bao gồm VAT và các chi phí khác)
3. Hình thức hợp đồng: Trọn gói
4. Thời gian thực hiện: 35 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
2.2.2.5. Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng.
Ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, việc thông báo kết quả đấu thầu cho các nhà thầu sẽ được thực hiện. Bên mời thầu gửi thông báo thầu cho nhà thầu không trúng thầu nhưng không phải giải thích lý do không trúng thầu. Đồng thời, thông báo trúng thầu được gửi tới nhà thầu trúng thầu, để tiếp tục quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng phải dựa trên kết quả đấu thầu được phê duyệt, mẫu hợp đồng đã điền đầy đủ các thông tin cụ thể của gói thầu, các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu, các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và việc giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu, các nội dung cần thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu, là cơ sở để tiến hành ký kết hợp đồng. Trước khi kí hợp đồng thì bên dự thầu sẽ phải nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng phải kéo dài cho đến khi chuyển sang nghĩa vụ bảo hành. Nếu việc thương thảo hợp đồng không thành thì bên mời thầu có thể mời nhà thầu được đánh giá xếp thứ hai đến thương thảo hợp đồng.
NGUYEN LUONG BANG DONG DA Tel: 04.8564797 Fax: 04.8515394 Ngày 17/12/2006 BẢO LÃNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG số: 126360600646
Kính gửi: Tổn công ty Thăm Dò Khai Thác dầu khí
18 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội
Chúng tôi, ngân hàng công thương chi nhánh đống đa có trụ sở tại 187 nguyên
lương bằng, đống đa, hà nội, được biết rằng chi nhánh công ty cổ phần công nghệ thông tin GENPACITIC dưới đây được gọi là người yêu cầu phát hành bảo lãnh) đã kỹ
với quý ngài hợp đồng số 01522006/PIDC- GENPACIFIC ngày 06/12/2006 về việc
cung cấp các thiết bị máy chủ và workstations. Hơn nữa, chúng tôi biết rằng, người yêu cầu phát hành bảo lãnh phải nộp một bảo lãnh được thực hiện hợp đồng cho quý ngài.
Theo đề nghị của người yêu cầu phát hành bảo lãnh, chúng tôi, ngân hàng công
thương chi nhánh đống đa, cam kết không huỷ ngang thanh toán cho quý ngài số tiền không vượt quá 149.000.000 đồng ( bằng chữ )ngay khi chúng tôi nhận được yêu cầu đầu tiên bằng văn bản của quý ngài chỉ ra rằng.
người yêu cầu không hoàn thành nghĩa vụ theo như hợp đồng và những nghĩa vụ mà
người yêu cầu vi phạm.
Bảo lãnh này có hiệu lự kể từ ngày 07/12/2006 Bảo lãnh này sẽ hết hiệu lực vào ngày 17/01/2007
Do đó, chúng tôi phải nhận được yêu cầu thanh toán theo thư bảo lãnh này tại
trụ sở của chúng tôi trước hoặc vào ngày hết hạn của bảo lãnh. .