Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu
thầu
Đánh giá hồ sơ dự thầu
Chuẩn bị đấu thầu
Công bố
kết quả
Tổ chức đấu thầu
- Lập kế hoạch đấu thầu
- Thông báo mở thầu
- Lập HSMT
- Tên nhà thầu
- Giá trúng thầu
- Loại hợp đồng
- Phát hành HSMT - Lập tổ chuyên gia xét
thầu
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
- Đánh giá sơ bộ
- Đánh giá chi tiết
- Báo cáo kết quả đánh
giá
- Tính pháp lý - Qui trình
2.2.2.1. Chuẩn bị đấu thầu
Kế hoạch đấu thầu được lập cho cả dự án, trong đó nêu rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu. Để triển khai một gói thầu trong kế hoạch đấu thầu và do các phòng chức năng đề xuất và phải được giám đốc công ty phê duyệt, ra quyết định thành lập tổ đấu thầu. Trong giai đoạn chuẩn bị đấu thầu, tuỳ theo từng gói thầu mà giai đoạn này có hay không có bước sơ tuyển. Các gói thầu quốc tế thường không có bước sơ tuyển vì công tác tìm kiếm thăm dò dầu khí là lĩnh vực đặc thù đòi hỏi công nghệ, kĩ thuật cao, do đó các nhà thầu có thể tham dự thầu cũng hạn chế, chỉ có một vài nhà thầu trên thế giới có thể đáp ứng được yêu cầu nên khong cần bước sơ tuyển.
Bên mời thầu lập hồ sơ mời thầu gồm các tài liệu sau:
Thư mời thầu
Chỉ dẫn đối với nhà thầu
Những yều cầu về mặt kỹ thuật của bên mời thầu đối với nhà thầu
Mẫu đơn dự thầu
Bản dự thảo hợp đồng.
a. Thư mời thầu gồm có các nội dung sau: Tên người mời thầu, tên người dự thầu, mục đích của cuộc đấu thầu nhằm thực hiện dự án đã được chính phủ và tập đoàn dầu khí Việt Nam phê duyệt, thư chấp nhận tham gia dự thầu theo mẫu phải được gửi về công ty trước một thời điểm nhất định.
Thông báo về chào hàng cạnh tranh
Tổng công ty Thăm dò khai thác dầu khí có kế hoạch tổ chức chào hàng cạnh tranh theo luật đấu thầu đối với gói thầu “cung cấp thiết bị văn phòng” thuộc dự án trang thiết bị tin học của PVEP sử dụng nguồn vốn của Tổng công ty Thăm dò khai thác dầu khí.
Bên mời thầu mời các nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và quan tâm đối với việc cung cấp hàng hoá trên tham dự. Các nhà thầu quan tâm đến gói thầu tìm hiểu thông tin chi tiết tại trang thông tin điện tử về đấu thầu : http:/ dauthau.mpi.gov.vn hoặc liên hệ trực tiếp tại tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí, email: pvep.hn@pvep.com.vn. Nhà thầu có thể đăng ký tham dự trước với bên mời thầu theo địa chỉ P. CNTT<, Tổng công ty thăm dò khai thác dấu khí – 18 láng hạ ba đình hà nội . sau 5 ngày kể từ ngày đăng tải đầu tiên thông báo này, tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí sẽ phát hành hồ sơ yêu cầu chào hàng tại P.CNTT%LT, tct. Thời gian phát hành HSYC chào hàng: ngày 31 tháng 07 năm 2007( trong giờ hành chính). Hạn cuối cùng tiếp nhận hồ sơ đề xuất (báo giá): chậm nhất là 10 giờ ngày 02 tháng 08 năm 2007.
Minh hoạ 2.1: Thông báo về chào hàng cạnh tranh
( Nguồn: Ban Thương Mại Đấu thầu)
b. Chỉ dẫn đối với nhà thầu bao gồm:
Chỉ dẫn chung: Tên bên mời thầu, tên công trình, địa điểm xây dựng, kết cấu của bộ hồ sơ mời thầu, thời hạn nhận hồ sơ dự thầu, giải thích về tư ngữ trong hồ sơ dự thầu.
Thông báo về việc nhận hồ sơ mời thầu và tham gia dự thầu: trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ mời thầu từ PVEP, nhà thầu phải gửi thư
Chỉ dẫn về hồ sơ dự thầu:
o Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu
o Hồ sơ dự thầu gồm 1 bản gốc và 2 bản copy do người đại diện hợp pháp của nhà thầu ký và phải được đựng trong phong bì kín.
o Hồ sơ dự thầu phải có dấu niêmn phong và phải được gửi qua đường bưu điện hoặc đem trực tiếp tới công ty PVEP, không chấp nhận hồ sơ dự thầu nếu gửi qua FAX hay điện thoại.
o Hồ sơ dự thầu có những phần không điền đầy đủ thông tin hay không rõ ràng sẽ không được chấp nhận. Nếu nhà thầu có những đề xuất hay ngoại lệ khác, nhà thầu có thể mô tả chi tiết những đề xuất hay ngoại tệ khác, nhà thầu có thể mô tả chi tiết những sai số cụ thể và đưa ra những điều chỉnh về giá đối với mỗi sai số. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ dự thầu và các tài liệu trao đổi giữa bên mời thầu và các nhà thầu là tiếng anh.
o Chi phí liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu thuộc trách nhiệm của nhà thầu.
Bảo đảm dự thầu: trong thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải cung cấp chứng nhận đảm bảo dự thầu từ một ngân hàng quốc tế uy tín theo sự chỉ định của PVEP, với giá trị đảm bảo không nhỏ hơn 30000 USD. Đảm bảo dự thầu sẽ có giá trị trong khoảng thời gian ít nhất là 120 ngày và sẽ được trả lại cho các nhà thầu khi nhà thầu nhận được thông báo không trúng thầu từ PVEP.
Làm rõ hồ sơ mời thầu: trong trường hợp có bất cứ thắc mắc nào về hồ sơ mời thầu, các nhà thầu có thể liên hệ trực tiếp với Trưởng Phòng Thương
Mại và Đấu thầu Tổng Công ty tối thiểu trước 10 ngày trước thời điểm đóng thầu.
Vấn đề sở hữu và bảo mật hồ sơ mời thầu: hồ sơ mời thầu vẫn thuộc quyền sơ hữu của PVEP kể cả khi đã được các nhà thầu tiếp nhận để chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Các nhà thầu phải bảo mật tất cả các phần của hồ sơ mời thầu, và phải gửi trả lại PVEP tất cả các bản copy hồ sơ mời thầu ngay sau khi nhận được thông báo không trúng thầu.
Đề nghị từ phía nhà thầu: nếu nhà thầu có những đề xuất hay có khả năng đáp ứng yêu cầu khác có thể gửi kèm như là một tài liệu riêng biệt trong hồ sơ dự thầu. Kèm theo tài liệu này giải thích và nêu lên những lợi ích về mặt thương mại và lợi ích khác đối với PVEP và nhà thầu.
Những tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu
o Tuân thủ những chỉ dẫn dành cho nhà thầu: thời gian dự thầu, hồ sơ dự thầu phải được đựng trong phong bì kín ( bản gốc có xác nhận của người có thẩm quyền bên phía nhà thầu ); khả năng chuẩn bị sẵn sàng các thiết bị cần thiết trong suốt quá trình thi công công trình; giá trị pháp lý của hồ sơ dự thầu; đảm bảo dự thầu với giá trị và trong khoảng thời gian nhất định; đảm bảo thực hiện hợp đồng bằng 10% giá trị hợp đồng. Hồ sơ dự thầu phải tuân thủ các yêu cầu trên, bất cứ tiêu chuẩn đánh giá nào không được thoả mãn trong hồ sơ dự thầu thì hồ sơ đó sẽ bị loại bỏ.
o Tiêu chuẩn đánh giá trình độ kỹ thuật và đánh giá thương mại của nhà thầu: sử dụng phương pháp chấm điểm để đánh giá về mặt kỹ thuật, hồ sơ dự thầu đã vượt qua sự đánh giá về mặt kỹ thuật với số
kỹ thuật sẽ được xem xét, đánh giá tiếp về mặt tài chính, hồ sơ dự thầu có nhiều ngoại lệ ảnh hưởng lớn tới nội dung trong hồ sơ mời thầu sẽ không được PVEP nhận; những hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu về mặt kĩ thuật và đánh giá về ngoại lệ sẽ được đánh giá về mặt thương mại. Hồ sơ dự thầu đáp ứng được tiêu chuẩn đánh giá thương mại đồng thời thoả mãn những yêu cầu khác, đem lại tổng giá trị lớn nhất cho PVEP sẽ được lựa chọn trúng thầu.
o Ngân hàng bảo lãnh: trong vòng 10 ngày sau khi nhận được thông báo trúng thầu nhà thầu phải đảm bảo thực hiện hợp đồng với PVEP thông qua một ngân hàng quốc tế có uy tín.
o Quy định về thuế: PVEP sẽ nộp tất cả các loại thuế liên quan tới hoạt động dự án theo quy định của luật thuế Việt Nam, ngoại trù các mức giá và thuế định giá ghi trong hồ sơ dự thầu, nhà thầu sẽ chịu các loại thuế không theo quy định của luật thuế Việt Nam bao gồm các giá và thuế định giá trong hồ sơ dự thầu. Những yêu cầu về mặt kỹ thuật của bên mời thầu đối với nhà thầu đối với nhà thầu bao gồm: hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản tiên lượng.
c. Mẫu đơn dự thầu: Nhà thầu điền các thông tin theo mẫu đơn dự thầu bao gồm 2 phần: Trình độ kỹ thuật và năng lực tài chính.
d. Bản dự thảo hợp đồng: gồm tên công trình, địa điểm,căn cứ vào…., đại diện bên Tổng Công ty PVEP và đại diện bên nhà thầu cùng thoả thuận và kí kết hợp đồng kinh tế các điều khoản sau:
o Các khái niệm: nhà thầu, ngày ký hợp đồng, các hoạt động của nhà thầu, công trường thi công.
o Thời hạn của hợp đồng: ngày ký hợp đồng, ngày thi công công trình, thời gian hiệu lực hợp đồng và ngày kết thúc hợp đồng.
o Điều khoản hợp đồng có thay đổi trong hoạt động thi công. Bên A có quyền yêu cầu bên B thay đổi trong quá trình thi công công trình bất cứ lúc nào bằng cách gửi thông báo bằng văn bản cho bên B. o Điều khoản quy định các hoạt động bên A.
o Điều khoản về kiểm tra và giám sát: bên A có quyền kiểm tra và giám sát về việc thi công công trình của Bên B bất cứ lúc nào. o Điều khoản về an toàn trong thi công.
o Điều khoản về giá cả và phương thức thanh toán.
o Điều khoản trong trường hợp không hoàn thành việc thi công. o Điều khoản về hợp tác và hỗ trợ
o Điều khoản về trách nhiệm của các bên o Điều khoản về bảo hiểm
o Điều khoản về thuế
o Điều khoản về tính bảo mật.
Các nội dung khác như: tuân thủ các quy định, luật pháp Việt Nam, điều khoản về sửa đổi hợp đồng, điều khoản về chuyển nhượng quyền và nghĩa vụ cho bên thứ ba, điều khoản về bằng phát minh sáng chế, điều khoản về xử lý tranh chấp, điều khoản về những thông báo và ngôn ngữ sử dụng, điều khoản về luật điều chỉnh, điều khoản về hợp đồng phụ và nhà thầu phụ, điều khoản quy định trong các trường hợp bất khả kháng. Trong giai đoạn chuẩn bị đấu thầu, các thành viên tổ đấu thầu lập hồ sơ mời thầu, bộ tiêu chuẩn đánh giá danh sách nhà thầu cho gói thầu và trình lên giám đốc công ty phê duyệt, sau đó trình lên tập
2.2.2.2. Tổ chức đấu thầu, nhận, bảo quản và mở hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ mời thầu sau khi được thẩm định, phê duyệt sẽ được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu. Các nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và nộp trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. và được bên mời thầu tiếp nhận và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật. Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Tại buổi mở thầu, theo biên bản mở thầu có các đại diện của các nhà thầu và các thành viên của Tổ đấu thấu đến tham dự mở thầu, các thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu được công bố trong buổi mở thầu có chữ kí xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự.
2.2.2.3. Đánh giá hồ sơ dự thầu.
Trong quá trình xét thầu, các thành viên tổ đấu thầu sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu theo trình tự: Đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết.
Đánh giá sơ bộ dự thầu: mục đích để loại bỏ hồ sơ dự thầu không hợp lệ, không đảm bảo yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu. Cơ sở để loại bỏ các việc chấm điểm các nội dung theo tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ đã đưa ra trong hồ sơ mời thầu. Nếu các nhà thầu tham gia không đạt được các yêu cầu cơ bản đó thì bị loại bỏ, hoặc thậm chí không làm đúng theo yêu cầu của HSMT thì vẫn có thể loại bỏ. Có một số trường hợp vì mắc một lỗi rất nhỏ mà không ngờ tới vẫn có thể HSDT bị loại bỏ ngay từ bước đánh giá sơ bộ. Những tiêu chuẩn đánh giá trong đánh giá sơ bộ thường là tiêu chuẩn chung, tiêu chuẩn về năng lực và kinh nghiệm của bên dự thầu. Do đó tính cạnh tranh trong đánh giá sơ bộ giữa các nhà thầu là rất lớn.
Ví dụ về các tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ
STT Nội dung đánh giá Nhà
thầu
1 Các yêu cầu cơ bản phải đáp ứng của HSDT
1.1 Thời gian và địa điểm nộp HSDT
1.2 Đơn dự thầu hợp lệ
1.3 Nhà thầu có tên trong danh sách mời thầu
1.4 Tư cách hợp lệ của nhà thầu
1.5 Tính hợp lệ của thỏa thuận liên danh(nếu có)
1.6 Hồ sơ dự thầu ( số lượng bản gốc, bản sao)
1.7 Hiệu lực của HSDT ( tối thiểu 60 ngày) 1.8 Giá dự thầu
1.9 Bảo đảm dự thầu phù hợp với yêu cầu của HSMT
2 Khả năng tài chính
2.1 Vốn điều lệ từ 3 tỷ đồng
2.2 Cơ cấu vốn và tài sản hợp lý
2.3 Đảm bảo đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tài trợ
vững chắc cho nguồn vốn dài hạn
2.4 Xác nhận của cơ quan thuế về việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế năm
2006 và 2007
2.5 Lợi nhuận trước thuế trong 3 năm gần đây nhất dương
2.6 Lợi nhuận sau thuế trong 3 năm gần đây nhất dương
2.7 Không có quá nhiều khoản nợ xấu và các khoản thu khó đòi
3 Kinh nghiệm nhà thầu
3.1 Nhà thầu đã và đang thực hiện ít nhất 2 hợp đồng tương tự
3.2 Giấy chứng nhận phân phối được ủy quyền
3.3 Lĩnh vực hoạt động chính
Tiếp theo đó sẽ là đánh giá chi tiết. Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu xem xét kết quả đánh giá tuân thủ hướng dẫn thầu, kết quả đánh giá kỹ thuật, kết qủa đánh giá thương mại, từ đó đưa ra kiến nghị trao thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu. Tổ đấu thầu phải lập báo cáo về kết quả đấu thầu, trình lên giám đốc công ty phê duyệt, xem xét, quyết định, rồi gửi lên tập đoàn, hội đồng quản trị tập đoàn thẩm định và phê duyệt. Việc đánh giá chi tiết phụ thuộc vào nội dung gói thầu sẽ thực hiện mà bên mời thầu tổ chức đấu thầu. Do đó sẽ có các tiêu chuẩn nhất định cho từng chi tiết về hàng hóa của các bên cung cấp. Xong sẽ có một số tiêu chuẩn chung cho các gói thầu được thực hiện.
Ví dụ vê các tiêu chuẩn đánh giá chi tiết
STT Nội dung đánh giá Tên nhà thầu
A Phạm vi cung cấp và các thông số kỹ thuật sản phẩm
B Tiêu chuẩn hàng hóa C Đáp ứng về bảo hành D Tiến độ thực hiện
E Tổ chức triển khai và cán bộ thi công
KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT
Minh hoạ 2.3: Các tiêu chuẩn đánh giá chi tiết
( Nguồn: Ban Thương Mại Đấu Thầu)
2.2.2.4. Trình duyệt, thẩm định, phê duyệt và thông báo kết quả
a. Văn bản trình duyệt
Kết đánh giá hồ sơ dự thầu phải được ghi lại bằng văn bản. Văn bản này gọi tlaf văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu. Nó sẽ được gửi đến cấp có thẩm quyền
xem xét. Trên cơ sở đó cấp có thẩm quyền ra quyết định thành lập một tổ thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu tách biệt với tổ đấu thầu. Tổ thẩm định có