Khi nói bộ máy quản lý tài chính trong cơ quan nhà nước người ta thường đề cập đến quy mô nhân sự, chức năng nhiệm vụ, chịu sự quản lý thống nhất của Chính phủ.
Bộ máy quản lý tài chính trong cơ quan nhà nước thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ sau: Căn cứ vào chương trình công tác của đơn vị lập kế hoạch và lập dự toán thu chi ngân sách hàng năm; Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch và dự toán ngân sách Nhà nước giao hàng năm, Thu và quản lý các nguồn thu, thanh toán các khoản chi, kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu – chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước cũng như của đơn vị, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí theo đúng quy trình, đúng mục đích và có hiệu quả; Thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán; phân tích thông tin số liệu kế toán tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán; giữ bí mật về tài liệu và số liệu kế toán theo chế độ quy định
khác để quyết toán các nguồn kinh phí đúng thời hạn đúng quy định; Tổ chức triển khai, phổ biến xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ chính sách tài chính theo quy định; Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan ñể thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của đơn vị.
1.2.3.2. Lập kế hoạch tài chính
Đây là công việc khởi đầu có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ các khâu của quá trình quản lý tài chính mà thực chất là lập dự toán các khoản thu - chi tài chính của một tổ chức, đơn vị trong một năm ngân sách theo hướng dẫn của cơ quan chủ quản.
Lập dự toán là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học, thực tiễn và xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách trong kế hoạch. Lập ngân sách nhà nước thực chất là xây dựng kế hoạch thu, chi của ngân sách trong một năm ngân sách. Trong thực tế để phát huy vai trò tích cực của kế hoạch ngân sách, khi lập ngân sách phải đáp ứng các yêu cầu nhất định.
- Lập dự toán thu: Đối với các khoản thu phí, lệ phí, căn cứ vào đối tượng thu, mức thu và tỷ lệ được để lại chi theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với các khoản thu sự nghiệp, căn cứ vào kế hoạch hoạt động dịch vụ và mức thu do đơn vị quyết định hoặc theo hợp đồng kinh tế đơn vị đã ký kết.
- Lập dự toán chi: Trong đó có chi thường xuyên và chi không thường xuyên. Chi thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao; chi phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí; chi thường xuyên theo quy định hiện hành. Chi không thường xuyên căn cứ theo từng nhiệm vụ chi căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước.
hệ thống chế độ, chính sách và tiêu chuẩn định mức, đúng đắn phù hợp với tình hình kinh tế xã hội.
- Xây dựng dự toán thu – chi ngân sách tiến hành đúng với trình tự và thời gian quy định.
- Bảo đảm mối quan hệ đúng đắn giữa kế hoạch hiện vật và kế hoạch giá trị thông qua việc thiết lập dự toán thu - chi của ngân sách nhà nước trong bối cảnh cung cầu giá cả có sự biến động.
- Dự toán thu chi của đơn vị phải có thuyết minh cơ sở tính toán, chi tiết từng nội dung thu chi gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xem xét để tổng hợp gửi cơ quan tài chính thẩm định theo quy định.
Trong hai năm tiếp theo của thời kỳ ổn định ngân sách, đối với dự toán thu chi hoạt động thường xuyên, căn cứ quy định của nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập lập dự toán thu – chi hoạt động thường xuyên của năm kế hoạch. Trong đó kinh phí NSNN bảo đảm hoạt động thường xuyên áp dụng theo mức của năm trước liền kề, cộng/trừ kinh phí của nhiệm vụ tăng/giảm của năm kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền quyết định.
Dự toán chi không thường xuyên của những năm này cũng cần được lập chi tiết theo từng nhiệm vụ cụ thể. Quy trình lập và nộp cơ bản vẫn như năm đầu thời kỳ ổn định ngân sách.
Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán cấp không. Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Như vậy, phương pháp này rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động.
Phương pháp lập dự toán cấp không là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Như vậy, đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn. Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra.
Nội dung lập kế hoạch tài chính cần thiết phải đảm bảo các yêu cầu căn bản như: Kế hoạch tài chính phải đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn, định mức trong chế độ chính sách của Nhà nước, của đơn vị đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và điều kiện kinh tế, xã hội của địa phương, ngành liên quan; phải được tiến hành đúng trình tự, thời gian, nội dung theo quy định; phải đảm bảo mối quan hệ đúng đắn giữa chi tiêu hiện vật và chi tiêu giá trị trong sự biến đổi của cung cầu và giá cả.
Các căn cứ để lập dự toán ngân sách:
- Chủ trương của Nhà nước về duy trì và phát triển các hoạt động sự nghiệp trong từng giai đoạn nhất định. Dựa vào căn cứ này sẽ giúp cho việc xây dựng dự toán chi tài chính ở đơn vị sự nghiệp công lập có cái nhìn tổng quát về những mục tiêu, nhiệm vụ mà đơn vị phải hướng tới trong năm, từ đó xác lập được các hình thức, phương pháp phân phối nguồn vốn đảm bảo tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.
- Các chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt là các chỉ tiêu có liên quan đến việc cấp phát kinh phí NSNN kỳ kế hoạch. Đây chính là việc cụ thể hóa các chủ trương của Nhà nước trong từng giai đoạn thành các
chỉ tiêu cho kỳ kế hoạch. Căn cứ này phải được thẩm tra, phân tích tính đúng đắn về tính hiện thực, tính hiệu quả để đảm bảo sự phù hợp.
- Khả năng nguồn kinh phí có thể đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên theo kỳ kế hoạch phụ thuộc vào cơ cấu thu NSNN kỳ báo cáo và mức tăng trưởng của các nguồn thu kỳ kế hoạch, từ đó thiết lập mức cân đối tổng quát giữa khả năng nguồn kinh phí và nhu cầu chi NSNN.
1.2.3.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính
* Phân bổ dự toán: Khi phân bổ dự toán ngân sách được giao, cơ quan, đơn vị phân bổ dự toán phải bảo đảm bố trí vốn, kinh phí cho các dự án, nhiệm vụ đã được chi ứng trước dự toán; đồng thời, phải phân bổ hết dự toán ngân sách được giao.
- Bảo đảm đúng chính sách, chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi ngân sách. Sau khi phương án phân bổ ngân sách được cơ quan tài chính thống nhất, thủ trưởng cơ quan, đơn vị phân bổ ngân sách quyết định giao dự toán ngân sách cho các đơn vị trực thuộc; đồng thời gửi cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để phối hợp thực hiện.
Sau khi Bộ Tài chính thẩm định và phê duyệt dự toán thì đơn vị được giao dự toán. Trong quá trình tổ chức chi ngân sách, khi có nhu cầu chi phù hợp với dự toán, đơn vị lập đầy đủ các bộ hồ sơ chứng từ uỷ nhiệm chi, hoặc giấy rút dự toán kiêm rút tiền mặt, chi tiết đến từng mục lục ngân sách để được kho bạc nhà nước chi trả thanh toán. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện thanh toán thì kho bạc nhà nước cho đơn vị tạm ứng đến khi đơn vị có đủ chứng từ hợp lệ để thanh toán tạm ứng tại kho bạc.
Quản lý cấp phát theo dự toán đảm bảo cho kinh phí NSNN không bị ứ đọng tại đơn vị mà vẫn đáp ứng được nhu cầu chi tiêu theo đúng tiến độ thực hiện nhiệm vụ hoạt động.
* Về điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước:
tổng thể, Chính phủ lập dự toán điều chỉnh ngân sách nhà nước, phương án phân bổ ngân sách trung ương trình Quốc hội quyết định tại kỳ họp gần nhất.
Trường hợp có yêu cầu cấp bách về quốc phòng, an ninh, hoặc vì lý do khách quan cần phải điều chỉnh nhiệm vụ thu, chi của một số cơ quan, đơn vị, địa phương, song không làm biến động đến tổng thể và cơ cấu ngân sách, Chính phủ trình Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết định và báo cáo Quốc hội tại kỳ họp gần nhất.
Khi cần điều chỉnh dự toán ngân sách của đơn vị mà không làm thay đổi tổng mức và chi tiết dự toán được giao, đơn vị phân bổ ngân sách lập giấy đề nghị điều chỉnh phân bổ dự toán, gửi cơ quan tài chính và Kho bạc nhà nước cùng cấp. Cơ quan tài chính cùng cấp thẩm tra đề nghị điều chỉnh dự toán theo đề nghị của đơn vị, cơ quan tài chính phải gửi văn bản về cơ quan, đơn vị phân bổ và Kho bạc Nhà nước cùng cấp. Trên cơ sở thống nhất ý kiến với cơ quan tài chính cùng cấp, thủ trưởng cơ quan đơn vị phân bổ ngân sách quyết định điều chỉnh dự toán ngân sách đã giao cho các đơn vị trực thuộc; đồng thời gửi cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước cùng cấp và Kho bạc nhà nước nơi giao dịch.
Trường hợp cơ quan tài chính phát hiện việc chấp hành dự toán ngân sách của đơn vị sử dụng ngân sách chậm, có khả năng không hoàn thành được mục tiêu hoặc chi không hết dự toán được giao thì có quyền yêu cầu cơ quan, đơn vị phân bổ ngân sách có giải pháp kịp thời hoặc điều chỉnh nhiệm vụ, dự toán để đảm bảo sử dụng ngân sách đúng mục tiêu, chế độ quy định, tiết kiệm có hiệu quả ngân sách nhà nước.
Trường hợp được bổ sung dự toán từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền, đơn vị dự toán cấp I phải phân bổ cho đơn vị sử dụng theo đúng mục tiêu được giao gửi cơ quan tài chính, Kho bạc nhà nước cùng cấp và Kho bạc nhà nước nơi giao dịch.
tư được nhà nước giao, đơn vị dự toán lập phương án phân bổ các khoản chi cho công việc cơ quan và phân bổ theo đúng danh mục dự án vốn đã được Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch và Đầu tư thẩm định. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện dự án không đúng tiến độ của công trình, do những điều kiện thực tế khác mà các dự án không giải ngân được theo đúng kế hoạch thì lúc đó phải điều chỉnh các dự án kinh phí thừa sang dự án thiếu kinh phí. Từ đó, lập phương án điều chỉnh toàn ngành báo cáo Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch Đầu tư thẩm định, ra quyết định điều chỉnh vốn cho đơn vị cấp dưới.
- Điều chỉnh dự toán chi thường xuyên: Điều chỉnh dự toán do nhiệm vụ phát sinh trong năm, do điều chỉnh biên chế đòi hỏi kinh phí phải điều chỉnh theo.
* Chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm
Mục tiêu của chấp hành ngân sách là biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong kế hoạch ngân sách từ khả năng, dự kiến thành hiện thực. Kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức về kinh tế - tài chính của Nhà nước. Thông qua chấp hành ngân sách mà tiến hành đánh giá sự phù hợp của chính sách với thực tiễn. Chấp hành dự toán ngân sách nhà nước gồm có chấp hành dự toán thu và chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước.
- Tổ chức chấp hành dự toán thu: Không ngừng bồi dưỡng phát triển nguồn thu, tìm mọi biện pháp khai thác, bảo đảm tỷ lệ động viên chung mà quốc hội đã phê chuẩn, đáp ứng nhu cầu chi tiêu của Nhà nước đã được hoạch định trong dự án chi. Để tổ chức chấp hành dự toán thu phải thực hiện đồng bộ các nhiệm vụ sau:
+ Xác lập hoàn thiện hệ thống chính sách, chế độ động viên thích hợp, vừa bảo đảm khuyến khích hoạt động sản xuất kinh doanh, vừa bảo đảm mức động viên của Nhà nước.
+ Nâng cao công tác tuyên truyền chính sách chế độ thu là cho mọi người thấy rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nghĩa vụ đối với
ngân sách nhà nước.
+ Kiện toàn tổ chức bộ máy thu theo nguyên tắc thống nhất, nâng cao năng lực của bộ máy, đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả cao.
- Tổ chức chấp hành dự toán chi nhằm đảm bảo đầy đủ, kịp thời nguồn ngân sách cho hoạt động của bộ máy nhà nước và thực hiện các chương trình kinh tế - xã hội đã được hoạch định trong năm kế hoạch, cụ thể là:
+ Thực hiện cấp kinh phí trên cơ sở thống nhất các định mức, tiêu chuẩn, bổ sung những định mức mới, xóa bỏ những định mức lạc hậu.
+ Bảo đảm cấp kinh phí theo kế hoạch được duyệt.
+ Triệt để thực hiện nguyên tắc thanh toán trực tiếp, nghĩa là mọi khoản kinh phí chi trả từ ngân sách phải do kho bạc trực tiếp thanh toán.
1.2.3.4. Quyết toán tài chính
Quyết toán ngân sách nhà nước là khâu cuối cùng trong chu kỳ quản lý ngân sách nhà nước. Thông qua quyết toán ngân sách nhà nước cho thấy bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh tế - xã hội của nhà nước trong thời gian qua. Quyết toán ngân sách nhà nước thực hiện các việc sau:
- Soát xét, kiểm tra tình hình thực hiện dự toán ngân sách nhà nước