Văn bản hành chính có bố cục thông thường gồm 2 phần giống văn bản quy phạm pháp luạt và văn bản áp dụng pháp luật, đó là:
- Phần hình thức: được trình bày theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định cách thức trình bày văn bản hành chính. Trong đó, điểm khác biệt cần chú ý đối với cơng văn là văn bản hành chính khơng có tên văn bản dẫn tới phần kí hiệu và trích yếu có sự khác biệt so với các văn bản khác.25 Ngồi ra, cơng điện là văn bản hành chính khơng xác lập quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản,
25
162Xuất phát từ đối tượng tác động của văn bản hành chính là tất cả Xuất phát từ đối tượng tác động của văn bản hành chính là tất cả những cá nhân, tổ chức có liên quan tới những vấn đề diễn ra trong hoạt động quản lí. Hơn nữa, văn bản hành chính là hình thức văn bản có nội dung rất đa dạng, được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau để giải quyết các nhiệm vụ trong quản lý. Do vậy, cần xem xét từ nội dung của từng nhiệm vụ cụ thể để xác định đối tượng tác động của văn bản. Việc xác định như vậy sẽ bảo đảm được yếu tố tập trung của văn bản trong việc truyền đạt các mệnh lệnh, nhiệm vụ trong quản lý một cách có hiệu quả.
- Phần nội dung: văn bản hành chính được kết cấu 3 phần đó là: phần cơ sở ban hành, nội dung chính và kết thúc.
2.1. Cơ sở ban hành của văn bản hành chính
Thơng thường cơ sở ban hành của văn bản hành chính là những văn bản hoặc hành vi trực tiếp liên quan đến nội dung văn bản.
Là nhóm văn bản được ban hành bởi các chủ thể có thẩm quyền, do vậy cơng tác soạn thảo văn bản hành chính củng cần dựa trên những cơ sở nhất định. Để đảm bảo cho văn bản hành chính được ban hành một cách hợp lý và đúng pháp luật cần lưu ý một số vấn đề liên quan mà theo đó là cơ sở để ban hành văn bản. Trên thực tế có những vấn đề có thể là cơ sở để ban hành văn bản hành chính là:
+ Một văn bản pháp luật cần triển khai thực hiện. + Một mệnh lệnh trong quản lý
+ Một quyết định, một thông tin, cần truyền đạt.
163Khi nghiên cứu cơ sở ban hành văn bản hành chính, chủ thể soạn thảo Khi nghiên cứu cơ sở ban hành văn bản hành chính, chủ thể soạn thảo văn bản cần xem xét vấn đề này ở hai nội dung: cơ sở pháp lí và cơ sở ban hành.
Khác với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật phần cơ sở pháp lý của văn bản hành chính thường khơng đề cập nhóm văn bản quy định về thẩm quyền ban hành văn bản, mà chỉ đề cập những văn bản những quy định của Nhà nước có liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản.
Là nhóm văn bản có chức năng thơng tin và truyền đạt các quyết định quản lý, do vậy phần cơ sở thực tiễn của văn bản hành chính thường là những mệnh lệnh, yêu cầu, nhiệm vụ hoặc hành vi trực tiếp, liên quan đến nội dung văn bản và tác động trực tiếp đến quá trình thực hiện văn bản.
Như vậy, việc xác định cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của văn bản hành chính tương đối đơn giản.
2.2. Nội dung chính - mệnh lệnh của chủ thể ban hành văn bản hành chính hành chính
Ý chí của chủ thể ban hành văn bản hành chính nhìn chung là phong phú đa dạng vì nó phụ thuộc vào nội dung cụ thể của từng loại văn bản hành chính. Xuất phát từ cơ sở ban hành văn bản hành chính là những chủ trương, nhiệm vụ trong quản lý, là các thông tin cần truyền đạt, các văn bản pháp luật văn bản, cho thấy mệnh lệnh của chủ thể quản lý được xác lập trong nhóm văn bản này thường rất đa dạng.
Mệnh lệnh được đề cập ở đây thực chất là việc giao nhiệm vụ truyền đạt thông tin về những nội dung có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ thuộc thẩm quyền quản lý hoặc là việc giải thích, hướng dẫn, đơn đốc, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ cụ thể đối với cấp dưới.
164Khác với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật Khác với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật mệnh lệnh của chủ thể ban hành văn bản hành chính khơng hồn tồn là ý chí Nhà nước và cũng không nhất thiết phải được bảo đảm bằng Nhà nước.
Bởi vậy, nội dung chứa đựng trong văn bản hành chính khơng phải là những quy phạm pháp luật có giá trị bắt buộc thực hiện. Các đối tượng tác động chỉ phải bắt buộc thực hiện về mặt thủ tục mà không bị bắt buộc thực hiện về mặt nội dung. Một điều đáng lưu ý là trong văn bản hành chính khơng nên xác lập nội dung về hậu quả pháp lý mà đối tượng tác động có thể phải gánh chịu khi khơng thực hiện nội dung đó.
Nhìn chung, trong văn bản hành chính người soạn thảo cần xác định được các hành vi của đối tượng tác động, phán quyết của chủ thể với các hành vi đó, cách thức thực hiện nội dung của văn bản.
Do vậy, mệnh lệnh được xác lập trong nội dung văn bản thường hướng tới các mục đích, tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật của cấp trên, hoặc giao nhiệm vụ đối với cấp dưới.
Ví dụ: Cơng văn của Thủ tướng Chính Phủ số 193/TTg-VX ngày 26 tháng 01 năm 2006 về việc triển khai thực hiện Nghị quyết số 05/2005/NQ- CP của Chính Phủ có nội dung: “Để đẩy mạnh việc triển khai thực hiện Nghị
quyết 05, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương tập trung chỉ đạo và tổ chức thực hiện tốt các công việc sau đây:
1. Tổ chức phổ biến, quán triệt đầy đủ các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, Nghị quyết 05 của Chính phủ về đẩy mạnh xã hội hóa, nâng cao trách nhiệm của Nhà nước, đồng thời huy động mạnh mẽ các nguồn lực của xã hội tham gia xã hội hóa, bảo đảm cho việc thực hiện xã
165
hội hóa có hiệu quả, đúng mục tiêu, đúng định hướng, khắc phục các lệch lạc, tiêu cực………….”
Với cách xác lập về mệnh lệnh như vậy có thể thấy trong văn bản hành chính người ta khơng thiết lập các chế tài kèm theo, mà chỉ dừng lại ở việc trao nhiệm vụ và đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ đối với cấp dưới.
2.3. Hiệu lực về đối tượng của văn bản hành chính
Trên thực tế, đối tượng tác động của văn bản hành chính thường được đề cập ở phạm vi hẹp và khơng phổ biến. Do vậy, hiệu lực pháp lí của văn bản hành chính về đối tượng thực hiện văn bản thường là các đơn vị, bộ phận…thuộc thẩm quyền quản lí của cơ quan ban hành văn bản. Trong trường hợp văn bản hành chính là cơng điện, công văn, thơng báo có nội dung truyền đạt, chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc…việc thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của cấp có thẩm quyền thì hiệu lực pháp lí về đối tượng thực hiện văn bản chủ yếu là những đơn vị, bộ phận, cơ quan trực thuộc mà khơng phải là mọi cơ quan, mọi địa phương.
Ví dụ: Cơng văn của Uỷ ban nhân dân quận (huyện) về việc chấn chỉnh các quy định về thủ tục cải cách hành chính trong cơng tác tiếp dân có hiệu lực đối với các đối tượng là các cơ quan, đơn vị, bộ phận hành chính có chức năng, nhiệm vụ tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại của nhân dân trên địa bàn quận (huyện)
Khi trình bày phần hiệu lực về đối tượng thực hiện văn bản, nội dung này thường khẳng định các yêu cầu để đối tượng triển khai tổ chức kịp thời nhiệm vụ, hoạt động, mệnh lệnh và báo cáo kết quả về cơ quan ban hành văn bản.
166