Theo quan điểm khoa học, có nhiều văn bản hành chính như Cơng văn, cơng điện, thông báo, biên bản, tờ trình…nhưng dưới góc độ văn bản pháp luật thì chỉ có một số loại văn bản hành chính mà cấp trên ban hành để chỉ đạo cấp dưới thực hiện ( thể hiện mệnh lệnh quyền uy nhưng không cao bằng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật mà chỉ cao hơn văn bản hành chính thơng dụng).
3.1. Soạn thảo công văn
3.1.1. Khái niệm và thẩm quyền ban hành công văn
- Khái niệm: Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân.
Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức giữa các chủ thể trong q trình giải quyết cơng việc có tính nội bộ hoặc liên quan đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức… Ngồi ra, cơng văn với tư cách là một phương tiện giao dịch nhằm thực hiện chức năng quản lý, chức năng điều hành.
Vì vậy, để điều hành và giải quyết các công việc thuộc nhiệm vụ, chức năng trong nhiều trường hợp chủ thể có thẩm quyền thường ban hành cơng văn chứa đựng mệnh lệnh có giá trị tương tự quy phạm pháp luật. Theo đó, cơng văn được sử dụng trong những trường hợp này thường có các mục đích sau đây:
- Hướng dẫn, chỉ đạo cấp dưới thực hiện một văn bản của cấp trên. - Quy định cách thức thực hiện va triển khai, các văn bản đã ban hành đối với cấp dưới.
- Quyết định một chủ trương, một mệnh lệnh trong quản lý.
167- Yêu cầu thực hiện một kế hoạch, một dự án. - Yêu cầu thực hiện một kế hoạch, một dự án.
Thẩm quyền ban hành công văn:
Việc xác định thẩm quyền ban hành của cơng văn cũng rất quan trọng vì nó xác định chủ thể nào có quyền được ban hành các công văn. Thẩm quyền ban hành công văn thuộc về cấp trên khi trả lời các đề nghị của cấp dưới hoặc ra các văn bản nhắc nhở, đôn đốc cấp dưới thực hiện các vấn đề được giao. Hầu hết các chủ thể trong hoạt động quản lí nhà nước đều banh hành cơng văn là hình thức phổ biến nhất trong giao dịch giữa các đối tượng.
3.1.2. Soạn thảo hình thức và nội dung vủa cơng văn