Trong những năm qua UBND thị xã Sơn Tây luôn quan tâm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trên địa bàn huyện. Đến nay, các cơ quan trực thuộc UBND thị xã đều đã được trang bị máy vi tính có kết nối Internet để phục vụ chuyên
môn. Số lượng máy tính của các xã, thị trấn đa số đã được kết nối Internet, một số xã đã có mạng LAN và đường truyền cáp quang chất lượng cao… cơ bản đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ, công vụ của CBCCVC trong các cơ quan, đơn vị. Kết quả cụ thể như sau:
- 100% xã, thị trấn có kết nối internet, mạng Lan, 80% cơ quan, đơn vị kết nối internet, 90% cán bộ công chức sử dụng máy tính, internet phục vụ
- Số lượng CBCC phụ trách CNTT: 03 người; đang được bố trí tại Văn phòng HĐND và UBND 02 người;, Bộ phận Một cửa 01 người.
Các phần mềm ứng dụng tại đơn vị: phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm giải quyết khiếu nại tố cáo, phần mềm một cửa điện tử liên thông, phần mềm kế toán DAS…
- Hệ thống quản lý chất lượng của UBND thị xã đã được cấp Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Quyết định số 2988/QĐ-TĐC ngày 28/12/2013 của Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Từ ngày 17/4/2014 đến 18/4/2014, UBND thị xã đã phối hợp với Trung tâm chứng nhận phù hợp - QUACERT thuộc tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng kiểm tra, đánh giá, giám sát Hệ thống Quản lý chất lượng
theo TCVN ISO 9001:2008, nay là TCVN ISO 9001:2015.
Sau đánh giá giám sát của Đoàn đánh giá, UBND thị xã đã chỉ đạo các phòng ban chuyên môn thực hiện các hành động khắc phục sữa chữa. Các cơ quan, đơn vị không ngừng cải tiến hệ thống CNTT nhằm đáp ứng mục tiêu chất lượng đề ra.
- UBND thị xã tiếp tục đầu tư hiện đại hoá công sở cho các cơ quan,
đơn vị nhằm đáp ứng điều kiện làm việc cho CBCCVC. Đến nay, 15/15 xã, phường có trụ sở làm việc 02 tầng kiên cố. Tuy nhiên, hiện tại phòng làm việc của CBCCVC tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương còn chật hẹp. Một số phòng chức năng còn thiếu hoặc chưa đáp ứng yêu cầu.
2.2. Thực trạng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp tại Ủy ban nhân dân thị xã Sơn Tây, Thành phố Hà Nội
2.2.1. Thực trạng việc thực hiện thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân thị xã trước khi thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” dân thị xã trước khi thực hiện cơ chế “một cửa liên thông”
Trước khi triển khai thực hiện cơ chế “một cửa liên thông”, Bộ phận
TN&TKQ tại UBND thị xã Sơn Tây có diện tích 60m2. Tại đây có sắp xếp
liên kết gồm 02 dãy nghế ngồi để tổ chức, cá nhân liên hệ giao dịch và bàn
viết để tổ chức, cá nhân ghi thông tin hồ sơ. Hệ thống quạt, điện, nước và các điều kiện khác cơ bản đảm bảo yêu cầu phục vụ công dân, tổ chức.
Bộ phận TN&TKQ có 05 tổ tiếp nhận và trả kết quả ở các lĩnh vực: - Tổ thuộc lĩnh vực Tư pháp;
- Tổ thuộc lĩnh vực Đất đai;
- Tổ thuộc lĩnh vực Đăng ký kinh doanh;
- Tổ thuộc lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Tổ thuộc lĩnh vực Kinh tế hạ tầng;
Tại Bộ phận TN&TKQ có 07 máy vi tính; 01 máy in để phục vụ công việc. Không có hệ thống mạng LAN, Internet kết nối và phần mềm tác nghiệp.
Bộ phận TN&TKQ có 07 người, gồm: 01 trưởng Bộ phận và 06 cán bộ tiếp nhận thuộc các đơn vị Văn phòng HĐND&UBND, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Tài nguyên - Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Phòng Lao động - Thương binh.
Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: 06 người có trình độ đại học, 01 có
trình độ trung cấp. Phần lớn trong số họ được bố trí công việc đúng với chuyên ngành đào tạo và đã có kinh nghiệm trong công tác tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ hành chính.
Các TTHC được công khai, niêm yết; có hòm thư, sổ góp ý theo quy định. Nhìn chung, Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã hiện cơ bản đảm bảo phục vụ nhu cầu, thuận tiện cho việc liên hệ giao dịch hành chính của tổ chức và cá nhân. Tuy nhiên, trước yêu cầu CCHC nhà nước, xây dựng nền HCNN theo hướng chuyên nghiệp, trong sạch, hiện đại thì hoạt động của Bộ phận
TN&TKQ này chưa đáp ứng được yêu cầu:
- Điều kiện cơ sở vật chất còn thiếu, diện tích nơi làm việc còn chật hẹp so với quy định;
chưa đáp ứng yêu cầu phát triển cũng như nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong
thời đại công nghệ số hoá;
- Nguồn nhân lực tuy có trình độ những chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ hành chính, phương pháp làm việc còn mang nặng tính thủ công, thiếu khoa học, chưa đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong việc giải quyết các yêu
cầu củacông dân, tổ chức.
2.2.2. Triển khai mô hình “một cửa liên thông” tại Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn Tây, Thành phố Hà Nội
2.2.2.1. Mục đích, yêu cầu xây dựng mô hình “một cửa liên thông”
“Một cửa liên thông” là mô hình ứng dụng các trang thiết bị điện tử và CNTT nhằm tin học hóa các giao dịch về TTHC giữa công dân, tổ chức với
các cơ quan HCNN có liên quan trong việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên các lĩnh vực đã được các cơ quan nhà nước quy định.
Một trong các mục đích của một việc thực hiện cơ chế “một cửa liên
thông” là chuyển cơ quan HCNN chủ động phối hợp giải quyết các TTHC cho người dân và tổ chức. Các dịch vụ HCC được tập trung chuyển hẳn về đầu mối một cửa liên thông để người dân cần đến một địa chỉ đã có “4 công khai” (công khai về thủ tục, công khai về thời gian, công khai về lệ phí và công khai về thấm quyên giải quyết) và “4 hiện đại” (hiện đại về thiết bị công nghệ, hiện đại về con người, hiện đại về quy trình và hiện đại về phương pháp) để giải quyết tất cả các lĩnh vực thông thường trong đời sống xã hội mà không bị gây phiền hà tiêu cực. Thự hiện mô hình “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn Tây vừa là mục tiêu, vừa là quyết tâm của lãnh đạo thị xã
trong quá trình cải cách TTHC trong năm 2012 và là tiền đề cho CCHC toàn
diện hơn trên địa bàn thị xã.
Xây dựng mô hình “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn Tây
- Tiếp tục nâng cao hiệu quả thực hiện việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông tại UBND huyện;
- Tăng cường ứng dụng CNTT trong thực hiện công tác CCHC và đầu tư các trang thiết bị, điều kiện làm việc hiện đại để nâng cao chất lượng phục vụ các dịch vụ HCC đối với công dân, tổ chức;
- Điện tử hoá phương thức phục vụ công dân, tổ chức; quy trình tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ sơ; công tác quản lý, thống kê, báo cáo tình trạng giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa liên thông”tại UBND thị xã;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, tổ chức thực hiện tốt hơn các giao dịch hành chính; tra cứu trực tuyến các quy định về TTHC; kiểm tra, theo dõi trực tuyến tình trạng giải quyết hồ sơ đã nộp tại Bộ phận “một cửa liên thông của
UBND thị xã;
- Phục vụ tốt cho việc kiểm tra, thanh tra tiến độ và kết quả thực hiện các giao dịch hành chính tại UBND thị xã.
Triển khai xây dựng mô hình “một cửa liên thông” cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Cơ sở vật chất và trang thiết bị điện tử tại bộ phận TN&TKQ phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính hiện đại, văn minh và hiệu quả trong quá trình giải quyết yêu cầu về dịch vụ HCC của công dân, tổ chức.
- Bố trí công chức, viên chức am hiểu về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo nghiệp vụ, có thái độ giao tiếp và ứng xử văn hóa khi phục vụ công dân, tổ chức.
- Việc thiết kế và ứng dụng phần mềm “một cửa liên thông” phải đảm bảo các yêu cầu về nghiệp chuyên môn; liên thông giữa các cấp, các cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ; đảm bảo công khai, minh bạch trong môi
trường mạng.
hồ sơ theo cơ chế “một cửa liên thông”tại UBND thị xã.
Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐTTg ngày 22/06/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa, một cửa liên
thông” tại cơ quan HCNN ở địa phương, UBND Thành phố Hà Nội đã ban
hành Quyết định số 1240/QĐ-UBND ngày 04/6/2010 phê duyệt Đề án thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn tây, Thành phố Hà Nội. UBND thị xã Sơn Tây đã ban hành Quyết định số 338/QĐ-UBND ngày 11/5/2012 về Quy chế tổ chức hoạt động của Bộ phận TN&TKQ theo cơ chế “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn Tây, Thành phố Hà Nội.
Trên cơ sở đó, UBND thị xã Sơn Tây đã tiến hành chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” tại các phòng ban chuyên môn của
UBND thị xã và toàn thể CBCC trên địa bàn huyện. Để thực hiện điều này UBND huyện thực hiện biện pháp tuyên truyền qua các phương tiện thông tin đại chúng như: loa đài, sách báo, khẩu hiệu, niêm yết công khai quy trình
“một cửa liên thông” tại UBND thị xã và tại các xã, phường trên địa bàn.
2.2.2.2. Xây dựng mô hình “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân
thị xã Sơn tây
- Đầu tư cơ sở vật chất
Vị trí phòng làm việc của Bộ phận “một cửa liên thông” nằm ở vị trí mặt tiền của UBND thị xã nên tạo điều kiện thuận lợi công dân đến liên hệ giao dịch.
Diện tích của Bộ phận TN&TKQ được mở rộng từ 60m2 lên 120m2 đảm bảo không gian làm việc rộng rãi hơn cho cán bộ và nhân dân. Trong
không gian ấy đã bố trí hợp lý diện tích bố trí nơi ngồi chờ cho người dân đến giao dịch. Nơi tiếp nhận hồ sơ được bố trí thành một dãy dài và được chia ra từng ô để tiếp nhận hồ sơ theo từng lĩnh vực đã được quy định (12 ô). Trước quầy tiếp nhận hồ sơ, bổ trí đủ ghế ngồi chờ cho người dân. Các thiết bị chuyên dụng phục vụ được bổ trí nơi hợp lý, thuận tiện sử dụng.
Trang thiết bị làm việc tại Bộ phận “một cửaliên thông” bao gồm: máy vi tính, máy fax, máy in, điện thoại cố định, ghế ngồi, bàn làm việc, nước uống, quạt mát, máy điều hoà nhiệt độ và các trang thiết bị khác để đáp ứng nhu cầu làm việc.
Về cơ sở vật chất: trang bị thêm các thiết bị cần thiết để phục vụ công
tác thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” như: máy vi tính, máy in, có bản niêm yết hướng dẫn quy trình thủ tục, kết nối mạng internet và mạng riêng ảo của UBND huyện Quảng Ninh, tủ đựng hồ sơ, biểu mẫu ...tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND huyện.
Bảng 2.1. Thống kê các thiết bị sử dụng tại Bộ phận “một cửa liên thông”
STT TÊN THIẾT BỊ SỐ LƯỢNG
1 Máy tính để bàn 10 2 Máy in 02 3 Máy tính xách tay 01 4 Hệ thống camera 04 5 Màn hình cảm ứng 01 6 Ổn áp Lioa 02
7 USB office cho máy chủ 01
8 USB office cho máy bàn 01 9 Switch 24 ofport 01
10 Máy đọc mã vạch 01
11 Máy photo 01
15 Ghế xoay (cho nhân viên làm việc tại quầy) 10
16 Tủ tài liệu 10
17 Bàn làm việc 10
Cán bộ làm việc tại Bộ phận “một cửa liên thông” được trang phục đồng bộ. Tại đây có bố trí các trang thiết bị cần thiết để phục vụ nhân dân
theo hình thức trợ giá khi có yêu cầu về photocopy, đánh máy vi tính các tài liệu, hoàn chỉnh biểu mẫu, hồ sơ.
- Hạ tầng công nghệ thông tin
Xây dựng hệ thống mạng máy tính và các thiết bị chuyên dụng tại Bộ phận “một cửa liên thông”nhằm kết nối tất cả các máy tính tại Bộ phận, các bộ phận chức năng và lãnh đạo UBND thị xã thành một mạng thống nhất, cùng với tất cả các thiết bị chuyên dụng đảm bảo cho việc quản lý, điều hành. Việc đầu tư tổng thể sẽ giúp cho hạ tầng mạng tại Bộ phận “một cửa liên thông” có được một hệ thốngmạng thống nhất cả về mặt cấu trúc cũng như phần mềm.
Xây dựng hệ thống mạng máy tính cùng với hệ thống thiết bị chuyên dụng và phần mềm ứng dụng đạt được những mục tiêu sau:
- Xây dựng hạ tầng mạng thống nhất, đủ sức triển khai phần mềm nhằm ứng dụng CNTT trong giải quyết hồ sơ TTHC;
- Xây dựng hạ tầng mạng đảm bảo sự tương thích với các thiết bị, công nghệ mới và phù hợp với xu thế phát triển của CNTT;
- Từng bước triển khai các phần mềm được chuẩn hoá, tích hợp, sử dụng CNTT hiện đại đáp ứng yêu cầu thông tin quản lý, điều hành, đồng thời đáp ứng yêu cầu phục vụ;
- Tạo môi trường tốt, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ CBCCVC nhằm sử dụng hiệu quả CNTT trong giải quyết công việc;
- Nâng cao chất lượng phục vụ cho công dân, từng bước nâng cao uy tín của nền hành chính nhà nước.
- Phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng ở Bộ phận “một cửa liên thông” là hệ thống các ứng dụng gồm phần mềm quản lý hồ sơ “một cửa liên thông”; phần mềm tra
Đối tượng vận hành phần mềm: - Bộ phận TN&TKQ;
- Các bộ phận chuyên môn đã và sẽ tham gia vào việc giải quyết TTHC
theo cơ chế “một cửa liên thông”;
- Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây;
- Công dân và các tổ chức có nhu cầu giao dịch.
Các thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin bao gồm:
- Thông tin chi tiết về quá trình giải quyết TTHC để trả lời cho công dân;
- Kết xuất được các loại sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả;
- Tra cứu thông tin các hồ sơ đã giải quyết;
- Tra cứu được các thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của các TTHC. Cán bộ thụ lý hồ sơ phải cập nhật các thông tin sau trên hệ thống thông
tin của Bộ phận TN&TKQ:
- Cập nhật danh mục tài liệu của hồ sơ;
- Cập nhật các ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ;
- Cập nhật thông tin trình phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ.
* Đối với lãnh đạo UBND huyện:
Lãnh đạo UBND thị xã phải cập nhật thông tin sau trên hệ thống:
- Dữ liệu phê duyệt kểt quả giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền;
- Ý kiến chỉ đạo giải quyểt hồ sơ.
Công dân có thể thao tác trên hệ thống các thông tin sau: - Tra cứu thông tin trên trang thông tin TTHC;
- Gửi câu hỏi đề nghị tư vấn về thủ tục giải quyết hồ sơ TTHC qua mạng;
- Tạo lập hồ sơ TTHC điện tử và gửi qua mạng.
Các thông tin được cung cấp qua hệ thống:
- Thông tin hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, biểu mẫu của các TTHC;