Quy trình thực hiện mô hình “một cửa liên thông” cụ thể được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: các ngày trong tuần (Trừ thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ, tết theo quy định).
- Sáng từ: 7h30 - 11h30 - Chiều từ: 13h30 - 17h00
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải mặc đồng phục và đeo thẻ tên.
Các bàn nhận hồ sơ ghi rõ loại hồ sơ tiếp nhận. Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện các TTHC được công bố công khai và có hướng dẫn tại khu khu vực quy định, cập nhật và thay thế ngay các hướng dẫn khi có sự thay đổi theo hướng dẫn của cấp có thẩm quyền.
Cán bộ tại Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm hiểu rõ các yêu cầu của công dân, giải thích, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các thủ tục theo yêu cầu của công dân, tuân thủ đúng pháp luật.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ các hồ sơ theo yêu cầu mà pháp luật quy định. Nếu hồ sơ chưa đủ theo quy định thì cán bộ tiếp nhận có nhiệm vụ hướng dẫn cho công dân một lần nữa để công dân kịp thời bổ sung đầy đủ vào hồ sơ.
Nếu hồ sơ đã đầy đủ, đúng thủ tục mà pháp luật quy định thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải lập phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả hồ sơ cho công dân. Chuyên viên nhập máy tính kiểm tra bàn giao hồ sơ (vào sổ theo dõi).
Trưởng các phòng chuyên môn chịu trách nhiệm tổ chức và phân công cho cán bộ xử lý hồ sơ của tổ chức, công dân theo thẩm quyền và chuyển kết quả về Bộ phận TN&TKQđể trả cho tổ chức, công dân đúng thời gian quy định.
Trường hợp việc xử lý hồ sơ có liên quan đến nhiều bộ phận chuyên môn, thì bộ phận nào chịu trách nhiệm chủ trì xử lý phải trực tiếp liên hệ với chuyên
môn có liên quan để phối hợp xử lý và hoàn chỉnh các thủ tục cần thiết.
Trưởng các phòng chuyên môn liên quan có trách nhiệm phối hợp khi có yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về những nội dung tham gia xử lý hồ sơ và thực hiện đúng thời gian quy định. Nếu quá thời hạn mà không có ý kiến thì coi như đồng ý và phải chịu trách nhiệm về nội dung đã yêu cầu tham gia.
Bước 4: Duyệt, ký kết quả hồ sơ công việc
Đối với những loại công việc thuộc thẩm quyền ký của bộ phận chuyên môn thì sau khi ký xong thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (nếu có) và chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ để trả cho tổ chức, công dân.
Đối với những loại công việc thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị xã, sau khi thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quyđịnh chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ để trả cho tổ chức, công dân, đồng thời chuyển hồ sơ lưu cho Bộ phận chuyên môn chủ trì xử lý lưu theo quy định.
Bước 5: Giao trả kết quả giải quyết hồ sơ
Sau khi nhận được kết quả giải quyết hồ sơ từ Bộ phận chuyên môn chủ trì xử lý, cán bộ của Bộ phận TN&TKQ phải trả cho tổ chức, công dân đúng thời gian ghi trong phiếu hẹn; Thu phí, lệ phí và vào sổ theo dõi đã quy định.
Sơ đồ 2.2. Quy trình giải quyết các TTHC theo cơ chế “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn Tây
Sơ đồ 2.2. Cơ chế "một cửa liên thông"