pháp theo cơ chế “một cửa liên thông”
Kể từ tháng 6 năm 2012 khi Bộ phận “một cửa” trở thành Bộ phận TN&TKQ “một cửa liên thông” của UBND thị xã Sơn Tây, Bộ phận
TN&TKQ đã đạt được những kết quảrất đáng khích lệ.
Tính từ ngày 1/1/2015 đến hết ngày 31/12/2015, Bộ phận TN&TKQ đã tiếp nhận 11.265 hồ sơ. Trong đó giải quyết đúng hẹn theo quy định là 10.285 hồ sơ, tương đương với: 92,3%. Trong đó các lĩnh vực được giải quyết như sau:
Lĩnh vực Đất đai: 4.512/5.741 hồ sơ. Tỷ lệ: 78,6%
Lĩnh vực Tài nguyên - Môi trường: 301/377. Tỷ lệ: 79,8% Lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch: 688/688. Tỷ lệ: 100%
Lĩnh vực Lao động - Thương binh, Xã hội: 3791/4043. Tỷ lệ: 90,6% Lĩnh vực Kinh tế - Hạ tầng: 29/32 . Tỷ lệ: 93,7%
Lĩnh vực Tài chính - Kế hoạch: 355/355. Tỷ lệ: 100% Lĩnh vực Văn hóa - Thông tin: 29/29. Tỷ lệ: 100%
Qua đó ta thấy rằng, lượng hồ sơ mà Bộ phận TN&TKQ đã tiếp nhận là rất lớn, việc đảm bảo tính chính xác, kịp thời giải quyết cho nhân dân là rất khó khăn. Tuy vậy qua số liệu trên ta đã phần nào hình dung được sự cố gắng của Bộ phận TN&TKQ “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn Tây. Bộ phận TN&TKQ đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động quản lý nhà nước.
So sánh với thời gian đầu những năm 2012, là khoảng thời gian Bộ phận TN&TKQ mới đi vào hoạt động, ta có bảng so sánh tình hình giải quyết thủ tục hành chính trong 2 năm: 2013 – 2014.
Bảng 2.2. Tình hình giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa liên thông” của Bộ phận “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn Tây trong 2 năm 2013 và 2014
STT Nội dung các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế “một cửa liên thông tại Bộ phận một
cửa liên thông UBND huyện Quảng Ninh
TỔNG SỐ HỒ SƠ 2013 2014 HS tiếp nhận HS giải quyết Tỷ lệ (%) HS tiếp nhận HS giải quyết Tỷ lệ (%) 1 Lĩnhvực Đất đai 5464 3979 72,8 5741 4512 78,6
2 Lĩnh vực Tài nguyên - Môi
trường 705 542 76,8 377 301 79,8
3 Lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch 1328 1312 98,7 688 688 100 4 Lĩnh vực Lao động - Thương
binh, Xã hội 375 327 87,2 4043 3791 90,6
5 Lĩnh vực Kinh tế - Hạ tầng 28 28 100 32 29 93.7
6 Lĩnh vực Tài chính - Kế hoạch 207 200 96,6 355 355 100
7 Lĩnh vực Văn hóa - thông tin 35 35 100 29 29 100
Tổng số hồ sơ 8142 6426 78,8 11265 9705 86,1
(Theo kết quả tổng hợp báo cáo tình hình giải quyết TTHC trong 2 năm 2013 - 2014
của Bộ phận “một cửa liên thông” UBND thị xã Sơn Tây)
Qua bảng so sánh trên ta nhận thấy so với năm 2013 khi Bộ phận
TN&TKQ mới đi vào hoạt động, tổng số hồ sơ tiếp nhận đã tăng lên 3.123 hồ sơ và tỷ lệ hồ sơ được giải quyết cung tăng lên 7,3%. Cụ thể như sau:
Lượng hồ sơ trong lĩnh vực Đất đaităng thêm từ 5.464 hồ sơ năm 2013 lên tới 5.741 hồ sơ, tăng thêm 277 hồ sơ (tăng thêm 5,8%).
Tỷ lệ hồ sơ giải quyết trong lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường tăng từ thêm 3%, từ 76,8% năm 2013 tăng lên 79,8% năm 2014.
Các hồ sơ trong lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch được giải quyết đúng thời hạn. Tuy lượng hồ sơ có giảm nhưng thời gian giải quyết hồ sơ đúng hạn lại tăng: năm 2013 đạt 98,7% thì đến năm 2014 đã đạt 100%.
Bảng 2.3. Giải quyết TTHC trong lĩnh vực tư pháp tại Bộ phận TN&TKQ của UBND thị xã Sơn Tây
STT Các thủ tục trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thị xã
Số lượng
2013 2014 2015
1 Cấp lại bản chính Giấy khai sinh 612 301 408
2 Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ Sổ hộ tịch 527 215 318 3 Đăng ký thay đổi hộ tịch cho người đủ 14
tuổi trở lên
23 23 42
4 Cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên
42 52 45
5 Xác định lại dân tộc 11 16 18
6 Xác định lại giới tính 18 14 11
7 Bổ sung hộ tịch 21 25 21
8 Điều chỉnh nội dung trong Sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác
44 42 52
Tổng cộng: 1.328 688 896
Các TTHC trong lĩnh vực tư pháp được thực hiện theo các bước quy định và được công bố công khai bằng các hình thức khác nhau. Ví dụ, khi
người dân muốn thực hiện thủ tục cấp lại bản chính giấy khai sinh cần thự hiện theo 5 bước:
Bước 1: Công dân điền tờ khai (theo mẫu); chuẩn bị hồ sơ và nộp tại
Bộ phận TN&TKQ hồ sơ hành chính tại UBND thị xã.
Bước 2: Cán bộ Bộ phận TN&TKQ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ đúng theo quy định thì tiếp nhận; viết phiếu hẹn trả kết quả cho công dân.
- Trường hợp hồ sơ còn thiế, chưa đúng theo quy định thì phải hướng dẫn công dân hoàn thiện, bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.
Bước 3: Cán bộ Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ tới Phòng Tư pháp
Bước 4: Phòng Tư pháp kiểm tra và tiến hành giải quyết hồ sơ; chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ theo đúng thời gian quy định.
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ trả kết quả cho công dân theo giấy hẹn.
Thành phần hồ sơ gồm:
- Tờ khai cấp lại bảnchính Giấy khai sinh (theo mẫu).
- Bản chính Giấy khai sinh cũ (nếu có).
- Giấy ủy quyền hợp lệ (trường hợp ủy quyền cho người khác). Các giấy tờ phải xuất trình:
- Giấy chứng minh nhân dân.
- Sổ hộ khẩu hoặc sổ đăng ký tạm trú; Thẻ thường trú hoặc tạm trú;
Giấy chứng nhận tạm trú. Thời hạn giải quyết:
- Giải quyết ngay sau khi nhận hồ sơ hợp lệ và có đủ các điều kiện theo quy định. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
- Trong trường hợp cần phải xác minh, làm rõ thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.
Hình 2.2. Bộ phận TN&TKQ theo mô hình “một cửa liên thông” tại UBND thị xã Sơn Tây
2.3.Đánh giá thực trạng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn tây, Thành phố Hà Nội
2.3.1. Những kết quả đã đạt được
Giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp tại UBND thị
xã nhanh, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, chi phí cho nhân dân
Nếu như trước đây khi chưa thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì việc người dân khi đến giải quyết các nhu cầu và nguyện vọng hay tham gia vào các dịch vụ hành chính công thường mất rất nhiều thời gian, chi phí. Tuy vậy, từ lúc thực hiện cơ chế một cửa liên thông tình hình đã hoàn toàn thay đổi. Việc giải quyết các TTHC trong lĩnh vực tư pháp cho người dân đã diễn ra một cách nhanh chóng và đạt kết quả cao. Đối với các loại hồ sơ mang tính chất đơn giản, không quá phức tạp, chỉ liên quan đến một
phòng, ban trong UBND thị xã thì chỉ trong 01 ngày hồ sơ đã được giải quyết và trả kết quả cho người dân. Nếu hồ sơ liên quan đến nhiều phòng ban chuyên môn và phải có ý kiến quyết định của lãnh đạo thị xã thì việc giải quyết hồ sơ sẽ lâu hơn. Tuy vậy do thực hiện cơ chế kết hợp giữa các cơ quan nhà nước chức năng nên hồ sơ phức tạp cũng đều được giải quyết theo thời gian quy định. Nhìn chung người dân hài lòng với việc giải quyết các TTHC trong lĩnh vực tư pháp ở Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã.
Theo kết quả khảo sát, điều tra xã hội học đối với người dân trên địa bàn thị xã Sơn Tây trong việc giải quyết các TTHC trong lĩnh vực tư pháp là
Bảng 2.4. Ý kiến người dân về giải quyết các TTHC trong lĩnh vựctư pháp ở Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã Sơn Tây
Về các quy định TTHC Về thời gian giải quyết
các TTHC
Về tinh thần, thái độ của CBCC Không hài lòng Hài lòng Rất hài lòng Không đúng hạn Đúng hạn Rất đúng hạn Không tốt Tốt Rất tốt 00 06/45 35/45 00 2/45 43/45 04/45 07/45 34/45 0% 13,3% 77,7% 0% 4,4% 95,5% 8,9% 15,5% 75,5%
(Kết quả điều tra của tác giả, tháng 8/2016)
Kết quả điều tra xã hội học cho thấy người dân trên địa bàn thị xã hài
lòng với việc giải quyết các TTHC, nhất là các quy định về TTHC, về thời gian gải quyết các TTHC trong lĩnh vực tư pháp. Số dân chưa hài lòng với tinh thần, thái độ làm việc của CBCC làm việc ở Bộ phận TN&TKQ vẫn còn 8,9%. Đây là điểm yếu mà UBND thị xã và các bộ phận có liên quan cần xem xét để tìm giải pháp khắc phục trong những năm tới.
Thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp đơn giản, được công bố
công khai, minh bạch
Quy trình thủ tục cũng như mức phí, lệ phí được niêm yết công khai tại trụ sở UBND thị xã và cổng thông tin điện tử thị xã Sơn Tây
(www.sontay.hanoi.gov.vn) đã và đang cung cấp các loại hồ sơ, thủ tục cần thiết để người dân tìm hiểu trước khi đến làm TTHC trong lĩnh vực tư pháp tại Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã.
Các TTHC trong lĩnh vực tư pháp được rà soát đơn giản hơn, được
công khai, minh bạch, nhờ đó nhân dân đã tham gia giám sát được các quy
trình TTHC, góp phần quan trọng trong công cuộc CCHC.
Các thủ tục Cấp lại bản sao giấy tờ hộ tịch từ Sổ hộ tịch; Đăng ký thay đổi hộ tịch cho người từ 14 tuổi trở lên; Cải chính hộ tịch cho người từ 14 tuổi trở lên; Xác định lại dân tộc, giới tính có yếu tố nước ngoài;Bổ sung hộ tịch;Điều chỉnh nội dung trong Sổ hộ tịch và Giấy tờ hộ tịch khác và lĩnh vực chứng thựccũng đều được niêm yết công khai, tạo điều kiện thuậnlợi cho người dân khi thực hiện các TTHC trong lĩnh vực tư pháp tại UBND thị xã.
Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã ngày càng được trang bị hiện
đại, đảm bảo được yêu cầu
Tại Bộ phận “một cửa liên thông” của UBND thị xã được bố trí 01 phòng làm việc riêng, diện tích khá rộng, thoáng mát. Phòng làm việc được trang bị khá đầy đủ các phương tiện làm việc như: 10 máy vi tính, 01 máy photocopy, 01 scan, 02 máy in, máy lạnh, quạt, bàn làm việc của CBCC và bàn, ghế cho công dân đến giao dịch.
UBND thị xã đã nâng cấp hệ thống đường truyền cáp quang MetroNet
10Mbps, gắn thiết bị đầu nối và đưa vào sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ, phần mềm quản lý (COS).
Ngoài ra, UBND thị xã còn trang bị mạng không dây phủ sóng trong khuôn viên trụ sở UBND thị xã.
Tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc ở Bộ phận
TN&TKQ không ngừng được nâng cao
Tổ chức bộ máy các cơ quan HCNN đã từng bước được sắp xếp lại, củng cố, kiện toàn theo hướng tinh gọn và năng động. Trách nhiệm của của
CBCC và bộ phận liên quan được quy định rõ ràng hơn, tinh thần trách nhiệm và sự hợp tác trong công việc được đề cao. Nhờ đó có cơ sở để đánh giá kết quả, hiệu quả làm việc của từng người, từng bộ phận trong cơ quan, đơn vị,
khắc phục một bước sự đùn đẩy, thiếu tinh thần trách nhiệm, đặc biệt đối với CBCC trực tiếp tiếp nhận và giải quyết hồ sơcủa tổ chức, công dân.
Bước đầu xây dựng được phong cách, lề lối làm việc khoa học, có tính chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong các cơ quan HCNN; giảm áp lực giải quyết công việc theo sự vụ; chủ động nhiều hơn trong công tác.
Tại Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã hiện có 07 cán bộ. Cán bộ làm việc tại bộ phận này đều còn trẻ, có tinh thần ham học hỏi, nắm bắt và thích
nghi nhanh với yêu cầu của công việc. Những cán bộ này thường xuyên cập nhật các kiến thức pháp luật và rèn luyện các kỹ năng hành chính nên đã thực hiện công việc tương đối thành thục; tinh thần và thái độ làm việc đúng mực, từng bước tạo được sự tin tưởng củangười dân.
Giảm bớt hiện tượng nhũng nhiễu, phiền hà người dân thông qua việc tách riêng khâu nhận hồ sơ và khâu thụ lý giải quyết hồ sơ. Người thụ lý hồ sơ không tiếp xúc với dân cho nên quan hệ giữa người nộp hồ sơ và người thụ lý hồ sơ độc lập với nhau.
Cán bộ làm việc ở Bộ phạn TN&TKQ có trách nhiệm tiếp nhận thủ tục, tư vấn, hướng dẫn cho người dân và trả kết quả theo một trình tự, thời gian nhất định. Thực hiện tốt các quy định về trình tự giải quyết các TTHC, giao tiếp ứng xử với công dân văn minh, lịch sự, góp phần lành mạnh hóa mối quan hệ giữa các cơ quan HCNN và CBCC với công dân. Những vấn đề chưa rõ, công dân có quyền yêu cầu CBCC giải thích, hướng dẫn cụ thể để hoàn thiện các TTHC một cách nhanh nhất.
Công tác kiểm soát TTHC tại UBND thị xã được quan tâm nhiều hơn.
Nội dung kiểm tra, kiểm soát TTHC tại UBND thị xã tập trung vào các công tác: chỉ đạo, điều hành hoạt động kiểm soát TTHC; Tình hình thực hiện đánh giá tác động của quy định TTHC tại dự thảo văn bản quy phạm pháp luật; Việc công bố công khai TTHC và trách nhiệm của cơ quan, CBCC trong
Thông tư 07/2014/TT-BTP và kế hoạc rà soát đánh giá TTHC năm 2014 tại thành phố Đà Nẵng; Tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính, TTHC; Việc triển khai công tác truyền thông phục vụ hoạt động kiểm soát TTHC; Tình hình thực hiện chế độ thông tin báo cáo công tác kiểm soát TTHC.
Qua kiểm tra thực tế cho thấy, công tác kiểm soát TTHC đã được lãnh đạo UBND thị xã quan tâm chỉ đạo triển khai toàn diện trên các mặt công tác và tổ chức thực hiện tương đối tốt. Các đơn vị được kiểm tra đều đã ban hành các văn bản triển khai thực hiện công tác kiểm soát TTHC như: kế hoạch hoạt động, kế hoạch rà soát đánh giá TTHC, phê duyệt danh sách cán bộ đầu mối… Hầu hết các văn bản chỉ đạo, điều hành về công tác kiểm soát TTHC của các đơn vị đều bám sát nội dung văn bản chỉ đạo của Thành phố Hà Nội,
tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động kiểm soát TTHC tại đơn vị và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
Việc giải quyết TTHC qua kiểm tra hồ sơ thực tế nhận thấy, Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã về cơ bản đã đảm bảo tiếp nhận, giải quyết TTHC đúng quy định, đúng thời hạn, hồ sơ lưu đầy đủ, có giấy biên nhận và hẹn trả kết quả rõ ràng. Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã đã ứng dụng CNTT, áp
dụng các quy trình ISO, mô hình một cửa trong tiếp nhận, giải quyết TTHC.
Tuy nhiên vẫn còn hiện tượng nhận thêm những văn bản không cần thiết, không đúng quy định về thành phần hồ sơ.
Tại Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã, tất cả các lĩnh vực giải quyết đều có cán bộ công chức phụ trách, thái độ tiếp dân đúng mực, thân thiện và tận tình. Tham khảo ý kiến của một vài người dân đang thực hiện TTHC tại Bộ phận TN&TKQ tại UBND thị xã, kết quả nhận được là hầu hết người dân đều hài