6. Kết cấu của đề tài
2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban
- Ban giám đốc:
+ Là người đứng đầu khách sạn, chịu trách nhiệm thực hiện công tác đối nội
và đối ngoại trong mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn.
+ Lập kế hoạch và kiểm tra trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. - Bộ phận kếtoán:
+ Đảm bảo cân đối sổsách về các khoản thu chi của khách sạn theo đúng qui định của pháp luật.
+ Xây dựng các chiến lược cho công ty, lập kế hoạch hằng năm, phân bổ và
quản lý việc thực hiện các chỉtiêu giao cho các đơn vị kinh doanh. - Bộ phận lễtân (FO):
+ Có chức năng đại diện cho khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp
xúc với khách.
+ Bộ phận này có vai trò quan trọng trong việc đón tiếp khách làm cầu nối
liên hệ giữa khách với các bộ phận khác trong khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụ của khách sạn đến khách hàng.
+ Bộ phận này bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng ngủ của khách sạn như: đón tiếp khách, bố trí phòng ngủ, giữđồcho khách, thanh toán...
+ Nắm vững thị hiếu của khách, tạo nên cảm nhận ban đầu tốt đẹp và để lại ấn
tượng cho khách.
+ Giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách, giữ mối quan hệ chặt chẽ với
các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụngoài khách sạn đểđáp ứng nhu cầu của
khách và các vấn đềphát sinh.
- Bộ phận F&B (Food and Beverage) :
+ Đảm nhận tất cảcác công việc từ phục vụkhách ăn uống hàng ngày cho đến
các bữa tiệc lớn nhỏ.
+ Thực hiện các chức năng tiêu thụ và bán hàng, đưa ra thực đơn giới thiệu
các món ăn và thuyết phục khách sử dụng.
+ Nghiên cứu nhu cầu ăn uống của khách, tổ chức chế biến phục vụ các loại thực đơn phù hợp với các loại khách.
+ Quảng cáo, khuếch trương các dịch vụ ăn uống, tổ chức tiệc cưới trong
khách sạn.
+ Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm để đảm bảo về uy tín chất lượng của
khách sạn.
- Bộ phận kỹ thuật:
+ Bộ phận kỹ thuật phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khách sạn bao gồm: Điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa không khí và bộ thông khí, tu bổ trang thiết bị. Kiểm tra các phương tiện phòng cháy chữa
cháy đểlúc nào cũng sẵn sàng xửlý khi xảy ra sự cốvà phòng tránh hỏa hoạn trong
khách sạn.
- Bộ phận buồng phòng (Housekeeping):
+ Đây là bộ phận tạo ra doanh thu chính cho khách sạn, chăm lo sự nghỉ ngơi
của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn và đảm bảo an toàn tính mạng, tài
sản cho khách. Bộ phận buồng phối hợp với lễ tân theo dõi và quản lý khách thuê phòng nghỉ tại khách sạn. Bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ bảo quản các trang
thiết bị nội thất, vệ sinh hàng ngày cho khách sạn, nhận chuyển các yêu cầu của
khách như giặt là, masagge và các dịch vụ bổsung khác, thông báo chi cho bộ phận lập hoá đơn các tài khoản tiêu dùng của khách thuộc phạm vi quản lý, tiếp nhận các
vật tư từ bộ phận hành chính nhân sự các vật tư phục vụ cho quá trình vệ sinh
phòng.
- Bộ phận bảo vệ:
+ Có nhiệm vụ bảo đảm an toàn thân thểvà tài sản cho khách trong khách sạn. + Đảm bảo an ninh luôn ổn định bên ngoài và trong khách sạn. Hướng dẫn
khách những chú ý đặc biệt. - Bộ phận nhân sự:
+ Tuyển dụng nhân sự, tổ chức huấn luyện, training cho những nhân viên chưa có kinh nghiệm.
+ Tham mưu cho ban lãnh đạo khách sạn thực hiện chức năng nhân sự, các
quyết định điều hành quản lý nhằm chỉ đạo vận hành cơ cấu nội bộ khách sạn một
cách hiệu quả nhất.
+ Thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá và giới thiệu sản phẩm của khách sạn trong và ngoài nước nhằm thu hút khách và tối đa hoá lợi nhuận.
+ Nghiên cứu thị hiếu và các đặc điểm riêng của khách.
+ Thực hiện hợp đồng liên kết với các công ty du lịch và khách sạn trong cả nước. Tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng chiến lược kinh doanh, đề ra biện pháp khôi phục những nhược điểm và phát huy
lợi thế trong kinh doanh.
+ Tìm kiếm các mối khách hàng, đảm nhận việc đặt phòng trước cho khách hàng thông qua việc liên lạc thường xuyên với lễtân và buồng phòng.
Nhận xét:
Các bộ phận trong khách sạn hoạt động kinh doanh độc lập với nhau, có tính chuyên môn hóa cao tạo ra những sản phẩm, dịch vụcó chất lượng cao.
Các bộ phận được phân công nhiệm vụrõ ràng và có chức năng riêng biệt nên
họ hiểu rõ được trách nhiệm của mình để đề ra các kế hoạch kinh doanh phù hợp
hơn, đạt kết quảhơn.