Trong ngành công nghiệp địa ốc, người ta thường nói ba từ quan trọng nhất là: “Vị trí, vị trí và vịtrí”. Còn ba từ quan trọng nhất trong việc điều khiển một cuộc họp l{ gì? “Chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị”. Vì thế phải chuẩn bịtrước một chương trình càng cụ thể càng tốt. Hay ít nhất cũng phải có một tờ giấy trong tay ghi mục đích v{ những nét chính của cuộc họp. Việc này chắc chắn không bao giờ thừa.
Sau khi đ~ chuẩn bị kỹ rồi thì bạn hãy xem tiếp những lời gợi ý dưới đ}y, chúng rất hữu ích đấy:
Luôn khai mạc đúng giờ. Thoạt nghe có vẻ bình thường, nhưng h~y thử nghĩ xem chúng ta đ~ từng tham dự bao nhiêu cuộc họp khai mạc trễ? Cho dù chỉ chậm hơn so với thời gian dự kiến năm phút hay mười phút thì vẫn cứ là trễ. Hãy cố gắng khắc phục mọi khó khăn v{ loại bỏ bất cứ lý do gì để bắt đầu tiến hành cuộc họp đúng giờ. Điều này quan trọng bởi nó hứa hẹn cuộc họp sẽ diễn ra nghiêm túc, hiệu quả.
Luôn nắm rõ và khẳng định lại vấn đề. Bạn đ~ đề xuất và khuyến khích mọi người cùng bàn bạc một vấn đề n{o đó. Sau cùng, khi vấn đề đ~ được sáng tỏ thì nhiệm vụ của bạn là khẳng định lại với hai câu hỏi: - Cần tiến hành những việc gì? – Ai sẽ thực hiện chúng? Nếu ngay cả chính bạn – người điều khiển cuộc họp – lại không thể chốt lại vấn đề thì cuộc họp không biết sẽđi đến đ}u.
Phải kiên quyết và dứt khoát.Đừng để một ai đó l{m mất thời gian của tất cả mọi người. Không cần phải nạt nộ hay quở trách họ, h~y đểc|i đồng hồ làm việc đó thay bạn. Chỉ cần nói là: Peter này, xin lỗi cậu nhé, chúng ta phải chuyển sang đề tài kế tiếp thôi vì thời gian sắp hết rồi”. Không có lý do gì phải ngại ngùng hay sợ rằng làm thế có kém tế nhị lắm không. Bạn yên tâm! Nếu điều khiển một cuộc họp ngắn gọn nhưng có đầy đủ những quyết định cần thiết thì bạn đ~ tạo được sự tín nhiệm của tập thể rồi. Trái lại, một chủ tọa mà nói dông dài, hoặc đểcho ai đó nói dông d{i thì sẽ thất bại ngay.
Bạn có sợ thất bại khi điều khiển một cuộc họp? Shakespeare từng viết: “Brutus thân yêu, cuộc họp của chúng ta dở không phải lỗi tại nó. Lỗi là ởchính chúng ta.”