Trong trường hợp chấp nhận tuyển dụng, giao tiếp từ chối tuyển dụng hầu hết qua điện thoại. Một thông điệp gián tiếp theo sau một lời nói từ chối tuyển dụng rất thích hợp. Lá thư này nên ngắn gọn, chân thành, thiết thực và được đánh máy chứ ko nên viết tay. Sau đây là phần thân của một lá thư từ chối tuyển dụng:
+ Cám ơn đã có lời mời tôi làm đại diện dịch vụ khách hàng của Spectrum Laboratory. Tôi lấy làm cảm kích về thời gian ông dành để phỏng vấn tôi cho vị trí tuyển dụng và đã cho phép tôi có thời gian xem xét lời mời của ông.
+ Tôi đã nghĩ về lời đề nghị của ông và tin rằng vị trí ở Spectrum Laboratory sẽ rất thú vị và đầy thử thách, tuy nhiên, tôi đã quyết định nhận việc tại Access Laboratory, vì nó gần nhà tôi hơn. Tôi tin đó là lựa chọn tốt nhất cho tôi vào thời điểm này.
+ Tôi rất thích cơ hội được gặp ông và đội ngũ nhân viên tuyệt vời của ông. Xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các thành viên trong đội phỏng vấn đã dành thời gian và cư xử hòa nhã lịch thiệp với tôi.
6.7.6. Bày tỏ sự biết ơn đến những ngưòi giới thiệu và những người khác
Khi bạn đã thành công trong chiến dịch tìm việc và nhận được một việc làm, hãy chia sẻ tin vui này với những người cố vấn. Đồng thời, thông báo với những người đã giúp đỡ bạn. Lời cảm ơn có thể được bày tỏ qua điện thoại, email, thư từ hay gặp mặt trực tiếp.
6.7.7. Xin nghỉ việc
Khi chiến dịch tìm việc của bạn đã hoàn tất, viết một lá thư xin nghỉ việc tại công ty đang làm là điều cần thiết. Tốt nhất việc từ chức của bạn không làm người chủ của
bạn kinh ngạc. Nếu có thể, hãy để ông chủ biết bạn đang trong quá trình tìm kiếm một việc làm khác. Nếu bạn nghĩ ông chủ sẽ gây bất lợi cho bạn thì nên giữ bí mật trong quá trình tìm việc. Hầu hết, việc từ chức được nói ra hay gặp mặt trực tiếp và theo sau là đơn xin thôi việc. Ông chủ thường yêu cầu một lá thư thôi việc được viết bằng tay. Hãy chắc rằng bạn đã đưa hết những thông tin cần thiết theo chính sách của công ty cho người chủ. Thôi việc là một thông điệp tích cực những lại là một thông lệ cần được xem xét. Vì vậy, chúng ta nên viết theo lối trực tiếp. Sau đây là mẫu thư thôi việc được viết theo lối trực tiếp:
+ Xin hãy chấp nhận thư này như một đơn thôi việc chính thức cho vị trí nhân viên thực tập phòng nhân sự có hiệu lực vào thứ 6 ngày 15/01/200. Tôi đã nhận làm trợ lý nhân sự cho Belmont Telecommunications.
+ Tôi thích công việc tập sự ở tổ chức này, làm việc tại đây đã đem lại cho tôi những kỹ năng thực tiễn giúp tôi có thể cạnh tranh trong thị trường việc làm khi vừa tốt nghiệp. Tôi biết ơn những khả năng và sự giúp đỡ của ông và đội ngũ nhân viên.
+ Tôi đã tìm được một công việc ở phòng nhân sự, rất mong duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với công ty.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Giải thích tại sao phải phân tích các kỹ năng chuyên môn của bản thân và sở thích nghề nghiệp trước khi bắt đầu tìm kiếm thông tin tuyển dụng?
2. Cho ví dụ về thông tin dùng để liệt kê những phẩm chất cá nhân của bạn? 3. Định nghĩa vị trí tuyển dụng thu hút. Bạn có thể tìm thông tin về chúng ở đâu? 4. Những thông tin nào về kinh nghiệm làm việc của bạn có thể liệt kê ra và giúp bạn viết phần Kinh nghiệm làm việc trong lý lịch của mình?
5. Internet có ích cho tìm việc như thế nào?
6. Lý lịch thông thường và lý lịch có mục tiêu khác nhau như thế nào? Theo bạn loại nào thường hiệu quả hơn và tại sao?
7. Miêu tả các định dạng lý lịch theo thời gian, theo chức năng và phù hợp. Khi nào sử dụng mỗi loại cho phù hợp nhất?
8. Hãy thảo luận mục đích của thư xin việc. Hãy mô tả hai loại thư xin việc. 9. Hãy mô tả ngắn gọn bốn mục đích cố gắng đạt được của một thư xin việc trình bày tốt?
10. Bạn sẽ viết gì trong đoạn văn kết luận của một lá thư xin việc.
11. Bạn sẽ trả lời câu hỏi “Bạn xem những điểm nào là điểm yếu của mình?” như thế nào?
12. Bạn sẽ trả lời như thế nào cho câu hỏi “Bạn mong đợi mức lương bao nhiêu cho công việc này”?
13. Những điểm khác biệt giữa câu hỏi phỏng vấn truyền thống và câu hỏi phỏng vấn hành vi là gì?
14. Hãy diễn tả cách bạn thu thập những thông tin về nhà tuyển dụng. Tại sao lại việc có những thông tin về nhà tuyển dụng lại quan trọng đến thế?
15. Đàn ông nên mặc gì khi đi phỏng vấn? Trang phục thích hợp cho phụ nữ khi đi phỏng vấn phải như thế nào?
16. Hãy diễn tả ba loại thư liên quan đến việc làm mà bạn có thể phải viết ngoài thư xin việc?
17. Bạn sẽ theo cách viết trực tiếp hay gián tiếp khi viết thư chấp nhận công việc? Hãy giải thích câu trả lời của bạn?
BÀI TẬP
1. Chuẩn bị một thư xin việc cụ thể để gửi kèm với sơ yếu lý lịch mà bạn đã chuẩn bị (Gợi ý: bạn phải chắc rằng lá thư phải có đầy đủ bốn mục đích của 1 thông điệp thuyết phục).
2. Hãy tìm trên mạng hay trong thư viện những công ty tuyển dụng nhân sự quốc tế. Hãy viết một lá thư xin việc chung chung thể hiện sự mong muốn được làm việc cho công ty đó.
3. Hãy chọn và trả lời 10 câu hỏi phỏng vấn kiểu truyền thống và hành vi trong chương này.
4. Sử dụng mạng Internet để xác định thông tin về mức lương cho vị trí kế toán ở thành phố của bạn. Sau đó, trong email gửi cho giáo viên hãy giải thích bạn đã biết những gì về mức lương đó và gửi tham chiếu về những nguồn trên mạng giúp bạn xác định được thông tin đó.
5. Hãy lập nên một nhóm hai hay ba sinh viên. Sau đó, quyết định câu trả lời mà các bạn cho rằng là tốt nhất cho các câu hỏi không được chấp nhận trong chương này.
6. Hãy thảo luận về những lưu ý về đạo đức cho cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn về việc hỏi và trả lời những câu hỏi hợp pháp không được chấp nhận.
7. Ví dụ, bạn đang được phỏng vấn việc làm ở một công ty Đức. Hãy tìm ra những điểm khác biệt trong những hành vi sau đây so với phỏng vấn ở một công ty Mỹ. (a) Chào người phỏng vấn (b) Trả lời câu hỏi (c) Kết thúc.
8. Giả định rằng bạn vừa nhận được email mời phỏng vấn cho vị trí mà bạn đã viết thư xin việc. Nhưng email cho biết ngày và giờ phỏng vấn trùng với một buổi thi của bạn trong trường đại học. Hãy chuẩn bị một email nói rằng bạn chấp nhận lời mời nhưng đề nghị dời ngày giờ phỏng vấn. Hăy gửi thông điệp của bức email đó đến giảng viên, (gợi ý sử dụng cách tiếp cận gián tiếp).
9. Với hai bạn học hãy đóng giả một cuộc phỏng vấn cho vị trí mà bạn đã viết thư xin việc trong bài bài tập 1. Các bạn hãy lần lượt đóng vai người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Sau khi mỗi người đã được làm người đi phỏng vấn, hãy viết một lá thư phúc đáp diễn tả sự đánh giá cao về cuộc phỏng vấn này và niềm hăng say của bạn dành cho công việc đó.
10. Giả sử bạn đang làm cho một công ty trong vòng năm năm. Bạn cũng có những đóng góp khả quan cho công ty, thế nhưng bạn vẫn chưa nhận được sự thăng tiến hay tăng lương nào cả. Vì thế, ba tháng trước bạn đã gửi thư xin việc ở một công ty khác. Bạn vẫn chưa nói với sếp hiện tại của mình vì như thế có thể khiến bạn bị mất việc. Tuy nhiên, hôm nay người sếp của bạn gọi bạn vào văn phòng và nói rằng ông ta bị bệnh và sẽ phải đi nghỉ mát trong vòng ba tuần theo đề nghị của bác sỹ. Ông ta nói rằng ông ta đã luôn dựa vào bạn và muốn bạn đảm trách quyền lãnh đạo trong thời gian ông ta đi nghỉ mát. Bạn cảm thấy rất sung sướng với lời đề nghị này nhưng bạn cũng tin rằng tốt nhất là nên rời bỏ công ty này ngay khi tìm được việc khác càng sớm càng tốt. Bạn luôn nghĩ rằng nếu sếp của mình biết được kế hoạch tìm việc mới của bạn thì ông ta sẽ cho bạn nghỉ việc luôn và thay người mới vào. Hãy thảo luận với một người bạn nữa về những gì bạn nên làm và nói để đáp lại lời đề nghị của sếp. Hãy cho biết những ảnh hưởng ngắn hạn và dài hạn của sự đáp lại của bạn cho tình huống này.
11. Giả định rằng bạn đã tìm ra một công việc mới một tuần sau khi sự kiện được mô tả trong bài tập 9. Hãy viết một lá thư nghỉ việc cho công ty cũ.
Tài liệu tham khảo
1. Dale Carnegie & Associates, (2019). Nghệ Thuật Lắng Nghe Trong Giao Tiếp. Nhà xuất bản Thanh niên, Hà Nội.
2. Hà Nam Khánh Giao, Phạm Thị Trúc Ly & Nguyễn Thị Quỳnh Giang, (2014). Giáo trình giao tiếp kinh doanh. Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội.
3. Donald J. Trump & Tony Schwartz, (2020). D. Trump - Nghệ Thuật Đàm Phán, Nhà xuất bản Trẻ, thành phố Hồ Chí Minh.
4. Leil Lowndes, (2019). Nghệ Thuật Giao Tiếp Để Thành Công. Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội.
5. Lý Tử Quyên, (2020). Kỹ Năng Giao Tiếp Đỉnh Cao. Nhà xuất bản Thanh niên, Hà Nội. 6. Scott Gerber, Ryan Pauph, (2019). Kỹ năng đàm phán hiệu quả trong kinh doanh. Nhà