Email (hay còn gọi là Electronic mail) còn được biết đến là thư điện tử - thư được chuyển, nhận thông qua mạng Internet. Trong xã hội hiện đại ngày nay, dường như mọi hoạt động của con người đều được số hóa, tự động hóa, giao dịch bằng email ngày càng trở nên phổ biến bởi một số lợi ích sau đây:
(1) Rút ngắn thời gian, khoảng cách giữa việc gửi và nhận thư;
Tạm biệt những quãng đường đi ra bưu điện, tạm biệt khoảng thời gian chờ đợi thư được chuyển đến. Với email bạn có thể gửi - nhận thư một cách đơn giản và tự động - email đã rút ngắn khoảng cách các mối quan hệ giữa người với người, tạo ra luồng giao tiếp không bao giờ đứt quãng.
(2) Tiết kiệm chi phí cho quá trình chuyển thư nơi này sang nơi khác
Quy trình phổ biến khi gửi thư gồm: người gửi đến bưu điện - từ bưu điện gửi đến nơi tập kết thư/vật phẩm - gửi đến bưu điện của người nhận - bưu tá đưa thư đến nhà người nhận. Chưa kể có những nơi quá xa xôi, dịch vụ bưu điện có thể gặp khó khăn khi tiếp cận. Lợi ích của email so với thư là chỉ cần có thiết bị điện tử kết nối mạng internet đã có thể chủ động gửi thư ở bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào, gửi cho bất cứ ai ở trên thế giới. Bạn cũng không lo sợ trường hợp bị lạc thư, mất thư, hỏng thư trong quá trình vận chuyển.
(3) Không mất nhiều thời gian cho việc viết thư
Bạn cũng không cần mất thời gian ngồi viết tay từng chữ, trang trí thư, tốn tiền mua phong bì, tem thư, chi phí gửi bưu điện. Chỉ vài cú click chuột, email của bạn sẽ được gửi cho hàng loạt người mà bạn muốn. Có một số phần mềm gửi email marketing và automation (BizFly Email, GetResponse...) còn có các mẫu email sẵn cho bạn lựa chọn. Tất cả những gì bạn cần là gõ nhanh nội dung, kéo thả hình ảnh/clip mình thích để tạo ra một bức thư thú vị.
(4) Chứa nhiều nội dung thông tin trong 1 lần gửi
Đương nhiên với thư viết tay bạn không bị giới hạn thông tin, tuy nhiên nó quá tốn công sức để viết toàn bộ những gì bạn muốn nói. Thay vào đó, email giúp bạn truyền tải nhiều nội dung đa dạng như chữ, hình ảnh, clip, file âm thanh... chỉ trong một lần gửi. Tạm biệt những tài liệu dày cộp, tất cả đều biến thành file đính kèm với dung lượng lớn gửi kèm email.
(5) Tính bảo mật cao
Bất cứ ai có tài khoản thư điện tử đều sẽ sở hữu mật khẩu cho riêng mình. Thậm chí bạn có thể cài đặt bảo mật 2-3 lớp mỗi lần đăng nhập. Việc này đảm bảo hòm email của bạn luôn được bảo vệ, phục vụ cho các mục đích công việc, bí mật cá nhân. Dung lượng lưu trữ của mỗi tài khoản email cũng rất lớn, bạn có thể sử dụng nhiều năm liền mà không sợ đầy. Ngay cả khi bạn muốn “tiêu hủy” nội dung nào đó cũng dễ dàng hơn hẳn lưu trữ thông tin trên giấy tờ.
Đây là những lợi ích của email so với thư thông thường. Có thể khẳng định một cách chắc chắn rằng, email vẫn đang là kênh giao tiếp hiệu quả và dài lâu cho con người trong thời đại số. Vậy làm thế nào để thể hiện tính chuyên nghiệp khi giao tiếp bằng email? Chúng ta cần lưu ý những vấn đề sau: