Bạn phải cân nhắc và chuẩn bị từng bước cho cuộc tìm việc của mình. Bạn cũng đã tiến hành phân tích các bằng cấp của mình trên cơ sở yêu cầu việc làm, chuẩn bị sơ yếu lý lịch và viết thư xin việc. Qua tiến trình này, bạn vừa hiểu thêm về bản thân mình và thị trường việc làm. Sau đó, bạn phải tập hợp những thông tin này để đảm bảo rằng bạn có thể trả lời các câu hỏi phỏng vấn một cách hiệu quả và logic.
6.6.1.1 Sẵn sàng để trả lời các câu hỏi
Bước tiếp theo trong tiến trình chuẩn bị là dự đoán những câu hỏi có thể có trong buổi phỏng vấn và chuẩn bị một cách sơ lược các câu trả lời. Bạn nên có một người bạn hay người thân đóng vai người phỏng vấn để bạn có các cơ hội thực hành trả lời câu hỏi.
Những câu hỏi phỏng vấn được chia ra thành 2 loại: những câu hỏi truyền thống và những câu hỏi hành vi. Câu hỏi truyền thống bao gồm những câu hỏi tổng quát về bản thân bạn và cách bạn giải quyết những tình huống trong lý thuyết, để hé mở những quan điểm và thuộc tính của bạn về công việc. Ngược lại, các câu hỏi hành vi lại tập trung vào những tình huống chuyên môn trong quá khứ và cách bạn giải quyết chúng. Trong các cuộc phỏng vấn, người tuyển dụng thường thường xem xét kỹ tất cả các mặt của người xin việc để đảm bảo trả lời được câu hỏi: “Liệu ứng cử viên này có thích hợp nhất cho vị trí và mang lại nguồn lợi lớn nhất cho tổ chức hay không?”. Vì thế, bạn đừng nên lo lắng về dạng đặt câu hỏi mà chỉ tập trung vào việc làm cho người tuyển dụng nhận ra những lợi ích mà bạn mang đến cho tổ chức. Hãy ghi nhớ điều này khi bạn thực hành đối đáp các câu hỏi phỏng vấn để bạn có thể chuẩn bị tốt nhất cho cuộc phỏng vấn.
* Những câu phỏng vấn truyền thống
Mục đích khi phỏng vấn những câu hỏi truyền thống là để biết trình độ học vấn, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp, lý lịch cá nhân và tính cách của ứng viên. Trả lời những câu hỏi này giúp cho người phỏng vấn quyết định được liệu bạn có đủ trình độ, sở thích hay tính cách phù hợp với công việc hay không. Vì thế, bạn cần xem xét những câu hỏi có thể được đặt ra và chuẩn bị những câu trả lời ý nghĩa, hợp lý để minh họa những thành công và các thành tựu đạt được. Dưới đây là một vài ví dụ về những câu hỏi truyền thống:
Những câu hỏi về lịch sử cá nhân và tính cách
1. Hãy giới thiệu bản thân anh (chị). 2. Đâu là điểm mạnh nhất của anh chị. 3. Đâu là điểm yếu nhất của anh (chị).
4. Ai là người mà anh (chị) noi theo? Tại sao?
6. Anh (chị) giải quyết stress bằng cách nào?
7. Hãy mô tả bản thân anh (chị) bằng ba từ tiêu biểu. 8. Những động cơ nào có thể thúc đẩy anh (chị)? 9. Tại sao anh (chị) thích làm việc cho chúng tôi?
10. Tại sao chúng tôi nên chọn anh (chị) mà không phải là ứng cử viên khác?
Những câu hỏi về hoc vấn.
1. Tại sao anh (chị) lại chọn học tại trường đại học (hay cao đẳng) X, Y. 2. Tại sao anh (chị) chọn chuyên ngành đó? Tại sao học thêm ngành kia? 3. Hãy kể về việc học của anh (chị) tại trường X.
4. Việc học của anh (chị) tại trường đại học hay những kinh nghiệm của anh (chị) giúp ích thế nào đến công việc này.
5. Hãy kể về những hoạt động của anh (chị) trong các khóa học. Khóahọc nào anh (chị) thích nhất? Không thích nhất?
6. Hãy nói về các hoạt động ngoại khoá mà anh (chị) tham gia khi còn đi học. 7. Anh (chị) đã học được gì tại công ty X?
8. Bằng cấp của anh (chị) có phản ánh được khả năng của anh (chị) không? Tại sao? 9. Anh (chị) có chi trả phần nào cho việc học tại trường đại học không?
10. Anh (chị) có kế hoạch học thêm nữa không?
Những câu hỏi về kinh nghiệm
1. Tại sao anh (chị) lại chọn làm việc trong lãnh vực này? 2. Anh (chị) đã phát triển được những kỹ năng làm việc nào? 3. Anh (chị) muốn làm việc với người cấp trên như thế nào? 4. Anh (chị) có nghĩ mình là người tham vọng không?
5. Những yếu tố nào định đoạt đến sự tiến bộ của một người trong công ty? 6. Anh (chị) định nghĩa “làm việc nhóm” như thế nào?
7. Anh (chị) đảm nhận công việc gì tại công ty X? 8. Anh (chị) đã từng nchỉ việc ở đâu chưa?. Tại sao vậy?
9. Anh (chị) không thích điểm nào nhất trong công việc tại công ty X? 10. Có bao giờ anh (chị) làm công việc tình nguyện chưa?.
Những câu hỏi về mục tiêu nghề nghiệp
1. Tiền quan trọng như thế nào đối với anh chị?.
3. Anh (chị) có sẵn sàng chuyển nơi cư trú không?
4. Nếu anh (chị) phải quản lý rất nhiều người lớn tuổi hơn mình thì chuyện gì sẽ xảy ra? Anh (chị) giải quyết nó như thế nào?
5. Anh (chị) có chấp nhận việc phải di chuyển nhiều không? 6. Anh (chị) mong đợi mức lương như thế nào cho công việc này? * Những câu hỏi thuộc về hành vi
Các doanh nghiệp và các tổ chức ngày càng có xu hướng sử dụng nhiều câu hỏi hành vi trong tất cả hay hầu hết các cuộc phỏng vấn. Những câu hỏi này tập trung vào việc làm rõ cách các ứng viên xử sự và giải quyết các tình huống quá khứ và đưa ra dự báo các hành vi trong tương lai. Các nhà tuyển dụng thích loại phỏng vấn này vì họ nhận ra rằng các hành vi trong quá khứ là những tiên liệu tuyệt vời cho các hành vi trong tương lai. Ngoài ra, đó là câu trả lời tập trung vào các sự kiện có thật nên sẽ ít mang tính chủ quan hơn và cũng khó hơn cho người trả lời khi cố gắng tìm câu trả lời đáp ứng mong đợi của người phỏng vấn.
Hãy chuẩn bị cho các câu hỏi hành vi bằng cách rà soát lại các tình huống trong quá khứ mà bạn gặp phải tại trường, trong công việc và cách mà bạn đã giải quyết chúng. Cụ thể, hãy xác định những ví dụ đặc trưng minh họa được những kết quả tích cực và các thuộc tính lao động của bạn. Sau đó, bạn hãy thực hành đưa ra các ví dụ mang những dữ liệu minh họa được kết quả công việc càng nhiều càng tốt.
Sau đây là những câu hỏi hành vi mà bạn có thể được hỏi:
1. Hãy kể lại một vấn đề lớn mà anh (chị) đã từng gặp phải với người lao động tại công ty. Giải thích tại sao anh (chị) lại đối mặt hay (không đối mặt) với họ để cùng nhau giải quyết vấn đề.
2. Hãy kể lại một tình huống làm việc nhóm trong lớp anh (chị) mà có một thành viên không chịu làm việc. Giải thích bằng cách nào anh (chị) đã giải quyết vấn đề. Cuối cùng dự án đó đi đến đâu.
3. Hãy kể lại thử thách khó khăn nhất mà anh (chị) đã phải đối mặt trong công việc. Giải thích tại sao anh (chị) lại tin rằng mình đã đương đầu (hay chưa bao giờ đương đầu) với thử thách.
4. Hãy kể lại tình huống mà anh (chị) thành công hay không thành công trong việc động viên một ai đó.
5. Hãy kể lại một tình huống ở trường hay ở công ty mà anh (chị) là người tiên phong làm việc gì đó. Kết quả như thế nào? Anh (chị) đã cảm thấy ra sao?
6. Hãy kể lại một tình huống ở trường hay ở công ty mà anh (chị) đã không thể hoàn thành nhiệm vụ. Anh (chị) nghĩ mình nên làm thế nào để thay đổi nó.
7. Từ vai trò của anh (chị) tại công ty trước, hãy kể một nhiệm vụ mà đã làm anh (chị) mãn nguyện nhất.
8. Hãy kể về một ngày thật tồi tệ của anh (chị) tại sở làm hay tại trường học. Cách nào anh (chị) có thể vượt qua nó.
9. Hãy kể về vai trò lãnh đạo của anh (chị) tại công ty hay tại trường học và cách anh (chị) xử lý công việc?
10. Hãy kể miêu tả một người khó khăn nhất mà bạn phải làm việc cùng và cách anh (chị) giải quyết vấn đề.
Người trả lời phỏng vấn cần phải trung thực, chân thành, lạc quan và nhiệt tình. Hãy là chính bạn, lịch sự và tập trung vào cuộc phỏng vấn. Bên cạnh đó, bạn cần phải nói về kinh nghiệm và các thành tích với thái độ rõ ràng, rành mạch và cụ thể. Hãy nhớ rằng không nên quá khiêm tốn về những thành tích của bạn bởi vì nó cần thiết được biết đến. Tuy nhiên, việc nói quá hay phóng đại, thêm thắt vào những thành tích sẽ khó có thể nhận được những những phản ứng tích cực của người phỏng vấn.
Hãy liên hệ những câu trả lời của bạn với công việc bạn đang được phỏng vấn, chớp lấy cơ hội để thể hiện những kiến thức của bạn về công ty và vị trí tuyển dụng. Câu trả lời nên ngắn gọn, nhưng không phải chỉ là “Có” hay “Không”. Ví dụ: bạn được hỏi “Anh (chị) có kế hoạch học thêm nữa không?”, bạn có thể đáp rằng: “Vâng, tôi nghĩ rằng việc cập nhật các kiến thức luôn quan trọng. Tôi đang dự tính học liên thông một vài năm để lấy bằng MBA. Để trả lời câu hỏi “Bạn nghĩ điểm yếu của mình nằm ở đâu?”, bạn nên ngẫm nghĩ một vài giây trước khi đưa ra câu trả lời “Một số người cho rằng tôi là một người khá kín đáo và dè dặt, nhưng suy nghĩ kỹ trước khi hành động đã giúp cho tôi cân nhắc công việc đang làm một cách hiệu quả. Ví dụ trên đã minh họa cách bạn nên chuyển điểm yếu của mình thành một lợi thế. Nếu được hỏi rằng bạn sẽ ở vị trí nào trong năm năm nữa, hãy đáp lại với những cơ hội thực tế mà bạn có thể có khi là một phần của tổ chức. Hãy có hai hay ba câu trả lời thật mạch lạc tại sao tổ chức nên tuyển dụng bạn. Ví dụ, bạn có thể nói: “Chuyên môn về tài chính cho tôi những kiến thức căn bản để trở thành một giám đốc đáng tin cậy. Khi tôi còn làm phó giám đốc ở công ty cũ, tôi đã giảm tỷ lệ nợ xấu chỉ còn từ 1-2%. Thành công trong quản lý việc phê chuẩn các khoản tín dụng cho thấy tôi có thể sinh lợi cho công ty của ngài bằng cách ra những quyết định chính xác. Tôi mong đợi sẽ trở thành một phần trong tổ chức của ngài và mong đợi một mối quan hệ hợp tác lâu dài và cùng có lợi.”
Một câu hỏi thường được đặt ra vào đầu buổi phỏng vấn là “Hãy tự giới thiệu về bản thân”. Nếu như bạn không chuẩn bị trước câu trả lời, bạn dễ bị lâm vào tình trạng bối rối và không biết nên mở đầu và kết thúc như thế nào. Hãy luôn hướng câu trả lời của mình về tiến trình học tập và làm việc của bạn, không nên sa đà vào những chi tiết cá nhân và gia đình. Bạn có thể đưa ra những lý do khiến bạn chọn lựa nghề nghiệp, những kinh nghiệm từ học tập hay từ công việc, các hoạt động tình nguyện đã giúp bạn
định hướng nghề nghiệp và nguyên nhân bạn lại thích thú với vị trí tuyển dụng. Để minh họa, bạn có thể nói về một số kinh nghiệm của mình tương tự như ví dụ dưới đây:
“Trong suốt năm học cuối cùng của bậc phổ thông, tôi đã bắt đầu cân nhắc về một công việc phục vụ cộng đồng khi trường tôi cho chúng tôi tham gia một dự án công ích như là một yêu cầu khi tốt nghiệp. Tôi đã làm việc bốn giờ mỗi tuần trong văn phòng thị trưởng. Vào lúc ấy tôi đã giúp lập kế hoạch và xây dựng một chương trình giải trí sau giờ học cho các trẻ nghèo trong thành phố. Sự thích thú mà tôi có được từ những nỗ lực thành công đó đã thúc đẩy tôi theo học tại trường Đại học bang Marshall, một trường nổi tiếng về đào tạo ngành học phục vụ cộng đồng. Sau khi tốt nghiệp, tôi đã rất thích thú với vị trí Giám đốc công viên và hoạt động giải trí mà các vị đăng quảng cáo tuyển dụng. Và tôi nghĩ bây giờ là thời điểm thích hợp nhất cho mình, vừa có thể đạt được các mục tiêu nghề nghiệp vừa có thể giúp đỡ cho những người khác.”
Khi bạn cần tìm kiếm những câu trả lời cho các câu hỏi hành vi, hãy nghĩ tới hai hay ba kinh nghiệm tích cực lẫn tiêu cực xảy ra trong quá khứ mà bạn có thể sử dụng những ví dụ liên quan đến vị trí mà bạn đang được phỏng vấn. Nếu được đề nghị đưa ra một ví dụ về kinh nghiệm tiêu cực, hãy chứng tỏ đã học hỏi được gì từ nó.
“Có thể bạn đã phải làm việc chung với một người luôn đi trễ. Ca làm việc của anh ta lại ngay sau ca làm việc của bạn tại một nhà hàng thức ăn nhanh trong khi bạn phải đi học ngay sau ca làm của mình. Sau 2 lần phải chờ đợi, anh ta khiến bạn bị trễ học, bạn đã phải gặp anh ta để tìm một phương án có lợi đôi bên. Nhờ đó, bạn biết rằng anh ta không có đồng hồ báo thức và thường dậy muộn vào bữa nghỉ trưa. Bạn đã đồng ý sẽ gọi điện đánh thức anh ta dậy đi làm trước khi anh ta có thể mua một cái đồng hồ báo thức. Cuối cùng, bạn và anh ta đã trở thành những người bạn tốt chưa đầy một năm sau.”
Hãy nghĩ những ví dụ tương tự mà bạn có thể sử dụng để trả lời các câu hỏi về một người khó chịu mà bạn đã làm việc cùng, một vấn đề mà bạn giải quyết, một tình huống đầy thách thức. Hãy suy nghĩ, bạn có thể tìm ra những ví dụ minh họa rằng bạn có thể chuyển những khó khăn thành sức mạnh và thành công. Bạn hãy đưa ra các ví dụ cụ thể vì nó có ý nghĩa hơn là những câu phát biểu chung chung, đại loại như “Tôi có thể xây dựng mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp.”
6.6.1.2. Giải quyết với các câu hỏi vi phạm pháp luật
Mỹ, Úc, các nước châu Âu, sự phân biệt tuổi tác bị cấm trong luật thuê mướn lao động, luật cơ hội làm việc bình đẳng. Các bộ luật khác của liên bang và các tiểu bang cũng cấm các hành vi phân biệt trong thuê mướn, luật có hiệu lực trong cả nội dung các câu hỏi trước phỏng vấn tuyển dụng. Những nhà tuyển dụng có những câu hỏi không liên quan đến yêu cầu công việc mà gây thiệt hại đến những người được bảo vệ bởi luật chống phân biệt đối xử có thể bị kết luận là phân biệt chủng tộc. Bên cạnh đó, ứng cử viên không được thuê có thể cho rằng, những câu hỏi về tuổi, giới tính, khuyết tật, màu da, sắc tộc, tôn giáo đều liên quan đến sự phân biệt và họ có thể sẽ tìm đến sự bảo vệ
của luật pháp. Việt Nam chưa có đầy đủ luật và nghị định như vậy, cũng cần nghiên cứu những tình huống này khi tham gia tuyển dụng tại các công ty đa quốc gia.
Những ví dụ dưới đây minh họa những câu hỏi không thể chấp nhận được vì nó tìm kiếm những thông tin không liên quan trực tiếp đến yêu cầu chuyên môn của vị trí. Việc này có thể khiến cho người tuyển dụng dễ bị công kích bởi những cá nhân không được thuê mướn nếu họ nghi ngờ có sự phân biệt đối xử diễn ra. Hơn thế nữa, những câu hỏi thế này có thể khiến người trả lời phẫn nộ. Sau mỗi câu hỏi dưới đây, sẽ là những bộ luật hay các lý do thể hiện sự vi phạm pháp luật:
1. Anh (chị) bao nhiêu tuổi (luật phân biệt tuổi tác trong tuyển dụng lao động - cá nhân trên 40).
2. Anh (chị) trông không giống người bản địa nhỉ? Anh (chị) sinh ra ở đâu? (luật dân sự và đạo luật về quyền bình đẳng cơ hội nghề nghiệp - thành phần dân tộc).
3. Anh (chị) có chăm sóc con cái đầy đủ không? Ai sẽ coi chừng chúng khi anh (chị) đi làm (luật dân sự - giới tính).
4. Anh (chị) có thể để lại đây một tấm hình được không? (luật dân sự, luật bình đẳng cơ hội nghề nghiệp, luật chống phân biệt tuổi tác trong tuyển dụng lao động -