5.3.1. Phương thức đàm phán
Đàm phán nói chung và đàm phán trong kinh doanh nói riêng, người ta thường sử dụng một trong ba phương thức đàm phán chủ yếu: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán gặp gỡ trực tiếp.
5.3.1.1. Đàm phán qua thư tín
Đàm phán qua thư tín là phương thức đàm phán được sử dụng phổ biến trong kinh doanh. Phương thức này thường là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì giao dịch lâu dài. So với phương thức gặp gỡ trực tiếp, đàm phán qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí. Các quyết định đưa ra thường được cân nhắc kỹ lưỡng và tranh thủ được nhiều ý kiến của tập thể. Bên cạnh đó, đàm phán qua thư tín có thể trao đổi đồng thời với nhiều khách hàng, khéo léo dấu được ý đồ của mình, đảm bảo tính lịch sự, chính xác.
Tuy nhiên, sử dụng phương thức này có nhược điểm là chậm trễ, dễ bỏ lỡ cơ hội, khó biết được ý đồ thật của đối tác vì thế sẽ không ứng xử linh hoạt. Ngày nay, người ta thường dùng thư tín điện tử là hình phổ biến và chủ yếu.
5.3.1.2. Đàm phán qua điện thoại
Phương thức đàm phán qua điện thoại hiện nay cũng được sử dụng như một hình thức khá phổ biến. Nó đảm bảo tính khẩn trương, kịp thời. Tuy nhiên, chi phí cho đàm phán qua điện thoại cao hơn so với đàm phán qua thư tín. Thông thường, đàm phán qua điện thoại chỉ được sử dụng trong những trường họp trao đổi nhanh. Do đó, người ta cũng kết hợp đàm phán qua điện thoại với các hình thức khác.
5.3.1.3. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp là phương thức đàm phán đặc biệt quan trọng để các bên gặp gỡ và trao đổi các điều kiện đặt ra. Trong quá trình gặp gỡ, các bên có thể trực tiếp tìm hiểu tâm lý và phản ứng của đối tác thông qua nhiều dấu hiệu khác nhau. Từ đó, có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của đối tác qua nhiều hình thức cụ thể khác
nhau, tạo điều kiện cho các bên giải thích cặn kẽ quan điểm cũng như mong muốn của mình. Qua đó, các bên có thể tìm ra giải pháp tối ưu dung hoà lợi ích giữa các bên.
Tuy nhiên, đây cũng là phương thức đàm phán khó khăn và phức tạp nhất. Đàm phán trực tiếp thường tốn kém cho các khoản chi phí đi lại, đón tiếp. Nói chung, đàm phán trực tiếp đòi hỏi tốn nhiều công sức, tiền bạc và thời gian của cả hai bên nên phải biết khai thác triệt để nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
5.3.2. Phương pháp đàm phán
Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:
Bảng 5.1. Các phương pháp đàm phán
Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng Đàm phán nguyên tắc
Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác
Mục tiêu Đạt được thỏa thuận Giành được thắng lợi Giải quyết công việc một cách hiệu quả
Nhượng bộ Nhượng bộ để tang tiến quan hệ để tăng tiến trong công việc
Yêu cầu bên kia nhượng bộ Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ Thái độ Ôn hòa Cứng rắn Ôn hòa với người, cứng rắn
với công việc
Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác Không tín nhiệm đối tác Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán Lập trường Dễ thay đổi lập trường Giữvững lập trường Trọng điểm đặt ở lợi ích
không ở lập trường
Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên kia Cùng tìm kiếm lợi ích chung Điều kiện
thỏa thuận
Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận
Để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận
Cả 2 bên cùng có lợi Phương án Tìm ra phương án đối tác
có thể chấp nhận
Tìm ra phương án mà mình chấp thuận
Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn Kiên trì Kiên trì muốn đạt được
thỏa thuận
Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì với tiêu chuẩn khách quan
Biểu hiện Hết sức tránh tính nóng nảy Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên
Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận
Kết quả Khuất phục trước sức ép của đối tác
Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ
Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép
5.3.3. Phong cách đàm phán
Trong quá trình đàm phán tuỳ từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán mà ta có thể sử dụng linh hoạt các phong cách đàm phán.
Phong cách cạnh tranh là các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều hướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia một cách dứt khoát và không hợp tác.
Phong cách này được sử dụng khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng. Khi bắt đầu đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình, nếu yêu cầu được đáp ứng nên giải quyết dứt khoát trong thời gian ngắn. Trường hợp thứ hai sử dụng cạnh tranh khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được. Mọi thành viên đàm phán nhận thức rõ vấn đề ngay trước khi tiến hành đàm phán. Khi gặp các vấn đề nảy sinh đột xuất, không lâu dài trong đàm phán cũng có thể dùng phong cách cạnh tranh. Sử dụng phong cách cạnh tranh trong cả trường hợp khi mục tiêu của hai bên đề ra là chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy.
Phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc, đúng chỗ rất có lợi thế. Phong cách này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của chủ thể và các thành viên đoàn đàm phán. Mặt hạn chế là không duy trì được quan hệ lâu dài giữa các đối tác và dễ bị bế tắc trong đàm phán.
5.3.3.2. Phong cách hợp tác
Phong cách hợp tác là sự tin tưởng, dứt khoát, trong đó cả hai bên hoặc các bên đàm phán cùng lúc làm việc với nhau để tìm ra các giải pháp liên kết và thoả mãn tất cả các bên có liên quan.
Sử dụng phong cách hợp tác khi các bên đàm phán đều có thiện ý, mong muốn tìm giải pháp phù hợp với cả hai hay nhiều bên. Sự hợp tác bao giờ cũng chứa đựng trong đó sự tự nguyện, chân thành và cùng mục đích.
Phong cách hợp tác trong đàm phán tạo dựng các mối quan hệ lâu dài, bền vững. Sử dụng phong cách hợp tác tạo sự liên hệ chặt chẽ, tin tưởng nhau và cùng dắt nhau tiến xa lên phía trước. Trong trường hợp khác cần phải học hỏi, thử nghiệm cũng nên sử dụng phong cách hợp tác. Qua đó sẽ tích lũy được kinh nghiệm từ phía đối tác, giúp ta trưởng thành trong kinh doanh. Khi đàm phán gặp những vấn đề phức tạp, chuyên môn sâu, sử dụng phong cách hợp tác sẽ quy tụ sự hiểu biết của mọi người vào vấn đề hóc búa. Vấn đề sẽ được bàn thảo kỹ và giải quyết đúng đắn, có hiệu quả. Cuối cùng, phong cách hợp tác sử dụng khi cần tạo ra sự tâm huyết, hợp lực, nó sẽ đoàn kết các thành viên, động viên mọi người dồn hết trí lực, khả năng và tinh thần cao cho công việc.
Họp tác là thái độ tích cực, là phong cách rất hay, sử dụng phong cách này rất hữu ích. Do đó, nguyên tắc chung của đàm phán là hãy bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác.
5.3.3.3. Phong cách lảng tránh
Phong cách lảng tránh là không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề. Bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề, không bộc lộ
mục tiêu, ý định và không tỏ rõ thái độ, những vấn đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏ. Hoặc khi gặp những vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình. Khi đó dù đối tác có đưa ra để đàm phán cũng phải tìm cách lờ đi, không đề cập khi trình bày, đánh trống lảng.
Sử dụng phong cách lảng tránh trong trường hợp nếu đồng ý giải quyết vấn đề sẽ gây hậu quả tiêu cực lớn hơn lợi ích của nó. Phong cách lảng tránh cũng được dùng khi cần làm cho đối tác bình tĩnh lại và có thể xoay chuyển tình hình đàm phán. Một sự lảng tránh sẽ đặt đối tác vào hoàn cảnh mới, thậm chí bất ngờ buộc đối tác phải thay đổi thái độ đàm phán. Trong trường hợp chúng ta đang thiếu thông tin, thông tin chưa chắc chắn cần phải thu thập thêm về vấn đề đàm phán ta sẽ sử dụng phong cách lảng tránh, và khi người khác có thể giải quyết vấn đề tốt hơn, chúng ta cũng dùng phong cách này. Điều đó vừa đem lại hiệu quả trong đàm phán vừa thể hiện trách nhiệm của mình.
5.3.3.4. Nhượng bộ, thỏa hiệp
Phong cách nhượng bộ là có tính hợp tác nhưng không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợi của mình để thoả mãn phía bên kia. Nhượng bộ thoả hiệp cũng rất cần thiết trong đàm phán, vấn đề là nhượng bộ, thoả hiệp có nguyên tắc.
Sử dụng thoả hiệp khi vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu quả của việc không thoả hiệp, nhượng bộ có khi rất lớn, ảnh hưởng sâu rộng, nhiều mặt đến chúng ta thì phải nhượng bộ. Sự tính toán lợi hại trước khi nhượng bộ là rất quan trọng. Trong trường hợp khác, hai bên đều khăng khăng với mục tiêu của mình, nếu không nhượng bộ, cuộc đàm phán sẽ bế tắc và thất bại là một sự nguy hại. Nguyên tắc là nhượng bộ từ từ, sử dụng phong cách thoả hiệp nhượng bộ khi cần được giải pháp tạm thời. Tính chất tạm thời bảo đảm cho một lợi ích trước mắt, cho ta thời gian chuẩn bị tốt hơn cho giải quyết vấn đề. Tạm thời nhất trí cũng là một phương pháp để thăm dò nhau và việc thực hiện tạm thoả thuận chưa ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tiến trình hoạt động. Trong nhiều trường hợp, thời gian để thực hiện quan trọng hơn bản thân vấn đề thoả thuận, khi đó ta có thể thoả hiệp, nhượng bộ để tập trung sức, tranh thủ thời gian giải quyết vấn đề. Đó là cách để tạo thế và lực mới trên bàn đàm phán tiếp sau. Nếu không còn cách nào tốt hơn nhượng bộ thoả hiệp, ta phải sử dụng phong cách này, đôi khi đây là giải pháp cuối cùng.
5.3.3.5. Phong cách chấp nhận
Chấp nhận là thoả mãn các yêu cầu của đối tác. Trong cuộc sống cũng như trên bàn đàm phán nhiều tình huống xảy ra buộc ta phải chấp nhận ý kiến của đối tác và thoả mãn các yêu cầu của đối tác.
Sử dụng chấp nhận khi ta cảm thấy mình chưa chắc chắc đúng. Nếu ta khăng khăng vấn đề có thể bộc lộ điểm yếu và bị đối phương tấn công gây thiệt hại lớn. Khi vấn đề quan trọng đối với người khác hơn mình, ta có thể chấp nhận. Tất nhiên, khi giải quyết vấn đề phải xác định được mức độ quan trọng đó. Trong trường hợp nếu chúng ta
chấp nhận vấn đề này đối tác sẽ chấp nhận vấn đề khác, xét toàn cục có lợi cho ta, trường hợp này nên chấp nhận.
Khi mục đích thiết lập mối quan hệ lâu dài, ta tạm thời chấp nhận để phát triển mối quan hệ. Điều đó không có nghĩa là ta sẽ chấp nhận mãi; ở đây chấp nhận tạo môi trường tốt, điều kiện gây dựng niềm tin với quan hệ lâu dài thì chấp nhận sẽ rất tốt.
Có trường hợp vấn đề nêu ra nếu tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn, gây nguy hại cũng nên chấp nhận hoặc khi vấn đề đối tác nêu ra là đúng, không thể bác bỏ hoặc không đủ lý lẽ để bác bỏ, cũng phải nhượng bộ.
5.3.3.6. Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán
Nguyên tắc 1: Không thể sử dụng tất cả các phong cách đàm phán trong mọi trường hợp. Điều đó không có nghĩa là chỉ sử dụng một phong cách trong đàm phán mà tuỳ từng vấn đề mà sử dụng phong cách đàm phán phù hợp.
Nguyên tắc 2: Nhìn chung, nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác, tạo ấn tượng tốt đẹp ngay khi bắt đầu đàm phán. Thái độ hữu hảo, tinh thần xây dựng và nguyện vọng chính đáng là tiền đề cho cuộc đàm phán hiệu quả, thành công.
Nguyên tắc 3: Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hoá nhu cầu của 2 bên thành các quyết định cuối cùng, vấn đề là mềm dẻo trong phương pháp, nhất quán về nguyên tắc.
Nếu vấn đề quan trọng cho các mối quan hệ lâu dài, thành công lớn thì nên hợp tác. Nếu cần phải giải quyết vấn đề nhanh chóng có thể sử dụng phong cách cạnh tranh, chấp nhận, thoả hiệp. Nếu duy trì các mối quan hệ quan trọng ta có thể thỏa hiệp, hợp tác, chấp nhận hoặc lẩn tránh.
5.4. TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN5.4.1. Chuẩn bị chiến lược 5.4.1. Chuẩn bị chiến lược
Trong đàm phán, chiến lược liên quan đến một kế hoạch có định hướng, được xác định đường hướng cơ bản, kết hợp đường hướng chung với các chủ trương hành động. Bởi vậy, chiến lược có các mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có quy định tiến, thoái của các nhà ra quyết định trước những biến động và thay đổi của tình hình. Chiến lược trong tay các nhà đàm phán ví như cây búa trong tay người thợ mộc, cây vợt trong tay người đấu bóng bàn, chúng là công cụ để thực hiện công việc. Chiến lược càng hay, kết quả càng tốt. Như vậy, chiến lược được hiểu là sự tìm kiếm lợi thế so sánh ở những khu vực cả hai bên đều có lợi thế tương đối, có thể đi đến những kết quả có lợi. Lợi thế so sánh chỉ có được trên cơ sở những khả năng riêng, những khía cạnh trong quá trình đàm phán mà bên ta trội hơn khi so sánh với bên đối phương. Chiến lược sẽ làm định hướng cho một loạt các kết quả mà trong đó kết quả tốt nhất sẽ được chọn.
5.4.1.1. Chuẩn bị tư duy chiến lược
Có thể phân biệt tư duy chiến lược (stragetic thinking) với tư duy ứng biến (incremental thinking). Đặc điểm của tư duy ứng biến là mang tính đối phó. Nhà đàm phán, khi đối mặt với một vấn đề, hoặc một tình huống đột biến, bất kể đó là một cơ hội hay một đe doạ, nên lựa chọn một giải pháp tiềm tàng, có tính hơn thiệt và sắp xếp chúng theo trật tự cung cấp lợi nhuận và chọn giải pháp cho lợi nhuận cao nhất ở thời điểm hiện tại.
Đặc điểm của tư duy chiến lược là mang tính hệ thống và toàn diện. Nói đòi hỏi nhà đàm phán phải tính đến mục đích chung và mục đích cụ thể. Nhà đàm phán phân tích lợi thế và hạn chế tương đối của các bên để tìm ra lợi thế cạnh tranh.
Kết quả của quá trình phân tích là một loạt các giải pháp với những hậu quả có thể. Giải pháp đựơc chọn phải nhất quán với mục đích và mục tiêu mọi mặt, trong đó cơ bản là lợi nhuận. Chưa có nghiên cứu về đàm phán nói tư duy ứng biến và tư duy chiến lược phương thức nào hơn hẳn phương thức nào. Mỗi phương thức đều hay, tuỳ từng nơi, từng lúc, từng thời điểm phù hợp. Tư duy chiến lược chỉ là phương thức tư duy trong đàm phán. Nhà đàm phán thạo việc biết rõ khi nào nên dùng tư duy chiến lược, khi nào nên dùng tư duy ứng biến. Trong khi tư duy chiến lược giúp tìm ra những giải pháp lớn cho một vấn đề đàm phán một cách hợp lý, tư duy ứng biến có thể là mảnh đất màu mỡ để từ đó nảy ra những phát hiện độc đáo. Tư duy chiến lược, mặc dù mang tính sáng tạo, tính nhất quán, tính tổng thể, nhưng vẫn có những hạn chế nhất định, nó khiến nhà đàm phán chủ quan về tình hình. Chiến lược càng tinh vi càng dễ gây ảo tưởng vì những yếu tố trên.
5.4.1.2. Chuẩn bị thái độ chiến lược
Có ba thái độ chiến lược trong đàm phán: (1) Thái độ đơn giản và thẳng thắn (Simple and Direct); (2) Thái độ thúc bách và chèn ép (Press and Push); (3) Thái độ hững hờ và xa lánh (Cool and Aloof).
- Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ nói nhanh, nói thẳng, thái độ không giấu giếm, úp mở khi trình bày vấn đề hay giải pháp. Thái độ thẳng tuột có tác dụng giải