Thông thường, không có hai người nhận giống nhau. Bạn phải cố gắng tìm hiểu cảm nhận của một người hay một nhóm người khi nhận thông tin mà bạn truyền đạt. Cụ thể bạn phải phân tích người nhận ở bốn lĩnh vực:
1. Kiến thức của người nhận: học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, quan hệ xã hội... Có được những thông tin này bạn sẽ quyết định được mức độ từ vựng bạn dùng cho thông điệp, giải thích từ chuyên môn và mức độ chi tiết của thông tin mà người nhận yêu cầu.
2. Mối quan tâm của người nhận: tìm hiểu quyền lợi, nhu cầu của người nhận, động cơ đặc biệt của người nhận. Phân tích cẩn thận mối quan tâm của người nhận sẽ
giúp bạn xác định cách tổ chức nội dung của thông điệp. Bạn cũng nên nhớ rằng, vị trí và trình độ ảnh hưởng đến các mối quan tâm của người nhận.
3. Thái độ của người nhận: thái độ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như địa vị, quyền lực, cá tính, quốc tịch, văn hóa... Những yếu tố này thể hiện qua quan điểm, giá trị, sự tín ngưỡng của người nhận. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu những từ ngữ hay biểu tượng để tạo ấn tượng tốt, những ý tưởng có thể được sử dụng hiệu quả để giao tiếp với người nhận.
4. Phản ứng về mặt cảm xúc: bạn phải đoán trước cảm xúc của người nhận về thông điệp của mình. Họ sẽ cảm thấy vui sướng hay giận dữ? Hay không bị ảnh hưởng bởi thông tin mà bạn truyền đạt? Việc phân tích này sẽ giúp bạn chọn được phong cách tiếp cận. Thông thường, người nhận sẽ dễ dàng chấp nhận thông điệp tích cực hay trung lập khi bạn đưa thông tin chính ngay khi mở đầu thông điệp. Trong trường hợp thông tin có thể làm cho người nhận thất vọng, bạn có thể đạt được sự chấp nhận thông điệp bằng cách đưa ra lời giải thích, nguyên do, hay những thông tin hỗ trợ trước khi đưa ra thông tin chính.
Việc phân tích người nhận sẽ hỗ trợ bạn trong mọi tình huống giao tiếp. Nhờ đó bạn có khả năng sử dụng diễn giải theo quan điểm của người nhận. Việc sử dụng diễn giải sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của giao tiếp kinh doanh. Muốn vậy, người gửi phải phân tích từng cá nhân trong một nhóm người nhận; tránh truyền đạt thông điệp theo lối chủ quan; cần tập trung vào người nhận, trung thực và thẳng thắn trong giao tiếp.