5.2.1. Các yếu tố cơ sở
Các yếu tố cơ sở của quá trình đàm phán bao gồm: mục tiêu, môi trường, vị thế trên thương trường, bên thứ ba và người tham gia đàm phán. Nhóm yếu tố cơ sở có ảnh hưởng lớn đến quá trình và bầu không khí đàm phán. Ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau lên toàn bộ quá trình đàm phán và các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán. Một yếu tố có thể có ảnh hưởng tích cực ở giai đoạn này, nhưng lại ảnh hưởng tiêu cực ở giai đoạn khác. Ảnh hưởng tích cực có nghĩa là tiết kiệm thời gian và làm cho quá trình đàm phán tiến triển thuận lợi, còn ngược lại, ảnh hưởng tiêu cực gây cản trở và trì hoãn quá trình đàm phán.
5.2.1.1. Các mục tiêu
Mục tiêu được xác định là điều mà các bên mong muốn đạt được vào giai đoạn cuối của đàm phán. Chúng thường được phân loại thành các mục tiêu chung, mục tiêu mâu thuẫn và mục tiêu hỗ trợ. Ví dụ: các bên có quyền lợi chung trong việc đạt được một giao dịch thành công như cả hai bên đều mong muốn. Cùng lúc quyền lợi của họ có thể mâu thuẫn vì lợi nhuận của một bên lại là chi phí cho bên kia. Về các quyền lợi bổ trợ, người mua trong các giao dịch quốc tế quan tâm tới việc có được công nghệ thích hợp để xây dựng cơ sở hạ tầng. Mặt khác, người bán lại muốn thâm nhập một thị trường cụ thể và kì vọng vào công việc kinh doanh trong tương lai tại thị trường đó và ở các nước lân cận. Các mục tiêu chung và mục tiêu bổ trợ tác động trực tiếp và tích cực tới quá trình đàm phán, trong khi các mục tiêu mâu thuẫn có tác động tiêu cực. Các tác động đó tới lượt mình lại ảnh hưởng tới bầu không khí và kết quả đàm phán. Cơ hội cho một thỏa thuận sẽ giảm đi các mục tiêu mâu thuẫn chiếm ưu thế trong quan hệ giữa các bên và sẽ tăng lên khi các mục tiêu chung và bổ trợ chiếm ưu thế.
5.2.1.2. Môi trường
Môi trường gồm các yếu tố chính trị, xã hội và cấu trúc hạ tầng xã hội có liên quan đến cả hai bên đối tác. Trong đàm phán quốc tế, sự khác biệt về môi trường giữa các bên luôn cản trở quá trình đàm phán. Các bên sẽ khó tiếp xúc nhau khi không quen biết và có nền tảng văn hóa, chính trị... khác nhau. Một số đặc điểm của môi trường có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán, trong khi một số đặc điểm khác lại tác động trực tiếp đến không khí đàm phán, cấu trúc thị trường tác động đến bầu không khí đàm phán.
5.2.1.3. Vị thế trên thị trường của các bên
Vị thế trên thị trường là một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán, số lượng người mua và người bán trên thị trường sẽ xác định số phương án lựa chọn có được cho mỗi bên, và tới lượt nó, số phương án lựa chọn này lại tác động tới
sức ép của đối tác trên thị trường. Quá trình đàm phán và vị thế thương lượng của người mua và người bán có thể bị tác động nếu một trong hai bên có thể độc quyền trên thương trường.
5.2.1.4. Bên thứ ba
Phần lớn các cuộc đàm phán trong kinh doanh đều cóbên thứ ba như: chính phủ, đại lý, nhà tư vấn và nhà tiêu thụ. Các bên này có thể ảnh hưởng tới quá trình đàm phán vì họ có mục tiêu khác nhau. Thông thường, chính phủ luôn tác động đến người mua và người bán thông qua mục tiêu bổ trợ như: cơ sở hạ tầng, cơ hội việc làm, chính sách quản lý ngoại hối hay những mối quan hệ giữa các quốc gia có liên quan.
5.2.1.5. Nhà đàm phán
Các nhà đàm phán tác động đến quá trình đàm phán bằng kinh nghiệm và kỹ năng đàm phán của chính họ. Nhà đàm phán có hai mục tiêu phải phấn đấu thực hiện gồm: (1) Tăng lợi chung và tăng cường sự hợp tác giữa các bên; (2) Tối đa hóa lợi ích của mình và đảm bảo một thỏa thuận có giá trị đối với chính phía họ. Nhân cách của người đàm phán cũng có vai trò quan trọng, đặc biệt khi thiếu thông tin về đối tác hoặc xuất hiện thế găng (tình huống bế tắc) trong đàm phán. Người có nhân cách tốt là người có khả năng làm cho người khác thấy được vị thế của mình, dễ tiếp cận với đối tác và tạo cho họ niềm tin, đồng thời đánh giá đúng được vị thế của đối tác. Tuy nhiên, kỹ năng của nhà đàm phán phụ thuộc vào mục tiêu với con người và nghề nghiệp của họ. Các nhà đàm phán có chuyên môn kỹ thuật thường chú trọng các vấn kỹ thuật, trong khi các nhà kinh doanh lại cho rằng còn nhiều vấn đề khác quan trọng hơn như: lợi nhuận, chi phí...
5.2.2. Bầu không khí đàm phán
Mối quan hệ được phát triển trong suốt quá trình đàm phán giữa các bên được thể hiện bởi bầu không khí đàm phán. Bầu không khí có tầm quan trọng đặc biệt đối với toàn bộ quá trình đàm phán. Bầu không khí và quá trình đàm phán có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau ở mỗi giai đoạn đàm phán. Bầu không khí đàm phán chính là “môi trường” để các bên tiếp xúc với nhau, hiểu nhau, đánh giá hành vi của nhau và đặc tính của quá trình đàm phán. Bầu không khí đàm phán giúp các bên nhận thức được thực tế. Trong đàm phán, nhận thức được thực tế quan trọng hơn chính bản thân ở mỗi giai đoạn. Ở giai đoạn tiền đàm phán, bầu không khí hợp tác bao trùm vì trong giai đoạn này các bên đang cố gắng tìm kiếm các giải pháp chung. Trong các giai đoạn tiếp theo, đặc tính của bầu không khí đàm phán có thể thay đổi. Các đặc tính đó bao gồm: xung đột/hợp tác, ưu thế/lệ thuộc và những kì vọng.
5.2.2.1. Xung đột/hợp tác
Sựtồn tại của cả xung đột và hợp tác là đặc tính cơ bản của quá trình đàm phán. Một mặt, các bên có một số lợi ích chung khi tìm kiếm giải pháp cho vấn đề mà cả đôi
bên đều quan tâm. Mặt khác, mâu thuẫn về lợi ích có thể phát sinh khi chi phí của một bên lại là thu nhập của bên kia. Mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán phụ thuộc vào mục tiêu của các bên tham gia đàm phán. Một số mối quan hệ mang tính bổ trợ nhiều hơn so với các mối quan hệ khác. Mức độ xung đột hay hợp tác trong các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán thường phụ thuộc vào các vấn đề cần giải quyết, còn mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán lại phụ thuộc vào việc các bên giải quyết các vấn đề. Xung đột đôi khi xảy ra do sự hiểu lầm giữa đôi bên chứ không hề có xung đột thực sự. Các bên càng ít hiểu biết về nhau, nguy cơ xảy ra những xung đột do hiểu lầm càng cao. Mỗi quy trình đàm phán, thậm chí ở các giai đoạn khác nhau của cùng một quá trình đàm phán đặc trưng bởi một mức độ hợp tác và xung đột khác nhau.
5.2.2.2. Ưu thế/lệ thuộc
Ưu thế hay lệ thuộc là một đặc tính cơ bản khác của quá trình đàm phán, có liên hệ mật thiết với mối quan hệ quyền lực thực tế, chịu ảnh hưởng bởi giá trị của quan hệ với bên đối tác và phương án lựa chọn của họ. Các yếu tố cơ sở, ví dụ như vị thế trên thương trường, có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ ưu thế/lệ thuộc. Khả năng kiểm soát được mối quan hệ phụ thuộc vào ưu thế về nhận thức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và khả năng tiếp cận thông tin của các bên. Chú ý, ưu thế là đặc tính của mối quan hệ, không phải là thuộc tính của nhà đàm phán. Trong thực tế, ưu thế có mối liên hệ chặt chẽ với sự lệ thuộc. Do đó, ưu thế sẽ cân bằng nếu các bên cảm nhận có thế mạnh ngang nhau và sẽ mất cân bằng nếu các bên cảm thấy có ưu thế hơn hoặc một bên bị lệ thuộc vào bên kia.
5.2.2.3. Kỳ vọng của các bên tham gia đàm phán
Có hai loại kỳvọng là: kỳ vọng dài hạn về khả năng và giá trị của việc kinh doanh trong tương lai. Những kỳ vọng này càng lớn, các nhà đàm phán càng dễ có xu hướng thỏa hiệp trong cuộc đàm phán hiện tại. Các kỳ vọng này liên quan đến mục tiêu trước mắt của cuộc đàm phán.
Quyết định của các bên tham gia đàm phán và tiếp tục của mỗi giai đoạn nói lên kỳ vọng sẽ đạt được kết quả tốt. Điều này thúc đẩy các bên tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các kỳ vọng tăng lên và thay đổi trong giai đoạn của quá trình đàm phán.
5.2.3. Yếu tố quá trình đàm phán
Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế được chia làm ba giai đoạn khác nhau. Mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán liên quan đến một phần cụ thể của quá trình và bao gồm toàn bộ cách làm việc và tiếp xúc của bất kỳ bên nào khi tham gia đàm phán thực hiện trong giai đoạn đó. Các bên tiếp xúc với nhau để trao đổi thông tin trong mỗi giai đoạn. Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ kết thúc khi các bên quyết định chuyển sang giai đoạn kế tiếp hoặc quyết định từ bỏ đàm phán nếu họ thấy việc tiếp tục đàm phán không có
ý nghĩa. Trong giai đoạn tiền đàm phán, các bên cố gắng hiểu nhu cầu của nhau. Việc đó được thực hiện thông qua thu thập thông tin và cuộc họp không chính thức. Giai đoạn đàm phán liên quan tới cuộc đàm phán trực diện và giai đoạn hậu đàm phán là giai đoạn khi các bên đã thỏa thuận xong các vấn đề có liên quan và tiến hành soạn thảo, ký kết hợp đồng. Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, khi nghiên cứu về quá trình đàm phán cần chú ý 3 yếu tố. Ngoài việc nghiên cứu theo 3 giai đoạn như đã trình bày ở trên, còn phải xem xét các yếu tố văn hóa và chiến lược. Các yếu tố này sẽ đóng vai trò khác nhau của quá trình đàm phán.
5.3. PHƯƠNG THỨC, PHƯƠNG PHÁP VÀ PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN5.3.1. Phương thức đàm phán 5.3.1. Phương thức đàm phán
Đàm phán nói chung và đàm phán trong kinh doanh nói riêng, người ta thường sử dụng một trong ba phương thức đàm phán chủ yếu: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán gặp gỡ trực tiếp.
5.3.1.1. Đàm phán qua thư tín
Đàm phán qua thư tín là phương thức đàm phán được sử dụng phổ biến trong kinh doanh. Phương thức này thường là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì giao dịch lâu dài. So với phương thức gặp gỡ trực tiếp, đàm phán qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí. Các quyết định đưa ra thường được cân nhắc kỹ lưỡng và tranh thủ được nhiều ý kiến của tập thể. Bên cạnh đó, đàm phán qua thư tín có thể trao đổi đồng thời với nhiều khách hàng, khéo léo dấu được ý đồ của mình, đảm bảo tính lịch sự, chính xác.
Tuy nhiên, sử dụng phương thức này có nhược điểm là chậm trễ, dễ bỏ lỡ cơ hội, khó biết được ý đồ thật của đối tác vì thế sẽ không ứng xử linh hoạt. Ngày nay, người ta thường dùng thư tín điện tử là hình phổ biến và chủ yếu.
5.3.1.2. Đàm phán qua điện thoại
Phương thức đàm phán qua điện thoại hiện nay cũng được sử dụng như một hình thức khá phổ biến. Nó đảm bảo tính khẩn trương, kịp thời. Tuy nhiên, chi phí cho đàm phán qua điện thoại cao hơn so với đàm phán qua thư tín. Thông thường, đàm phán qua điện thoại chỉ được sử dụng trong những trường họp trao đổi nhanh. Do đó, người ta cũng kết hợp đàm phán qua điện thoại với các hình thức khác.
5.3.1.3. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp là phương thức đàm phán đặc biệt quan trọng để các bên gặp gỡ và trao đổi các điều kiện đặt ra. Trong quá trình gặp gỡ, các bên có thể trực tiếp tìm hiểu tâm lý và phản ứng của đối tác thông qua nhiều dấu hiệu khác nhau. Từ đó, có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của đối tác qua nhiều hình thức cụ thể khác
nhau, tạo điều kiện cho các bên giải thích cặn kẽ quan điểm cũng như mong muốn của mình. Qua đó, các bên có thể tìm ra giải pháp tối ưu dung hoà lợi ích giữa các bên.
Tuy nhiên, đây cũng là phương thức đàm phán khó khăn và phức tạp nhất. Đàm phán trực tiếp thường tốn kém cho các khoản chi phí đi lại, đón tiếp. Nói chung, đàm phán trực tiếp đòi hỏi tốn nhiều công sức, tiền bạc và thời gian của cả hai bên nên phải biết khai thác triệt để nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
5.3.2. Phương pháp đàm phán
Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:
Bảng 5.1. Các phương pháp đàm phán
Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng Đàm phán nguyên tắc
Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác
Mục tiêu Đạt được thỏa thuận Giành được thắng lợi Giải quyết công việc một cách hiệu quả
Nhượng bộ Nhượng bộ để tang tiến quan hệ để tăng tiến trong công việc
Yêu cầu bên kia nhượng bộ Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ Thái độ Ôn hòa Cứng rắn Ôn hòa với người, cứng rắn
với công việc
Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác Không tín nhiệm đối tác Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán Lập trường Dễ thay đổi lập trường Giữvững lập trường Trọng điểm đặt ở lợi ích
không ở lập trường
Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên kia Cùng tìm kiếm lợi ích chung Điều kiện
thỏa thuận
Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận
Để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận
Cả 2 bên cùng có lợi Phương án Tìm ra phương án đối tác
có thể chấp nhận
Tìm ra phương án mà mình chấp thuận
Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn Kiên trì Kiên trì muốn đạt được
thỏa thuận
Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì với tiêu chuẩn khách quan
Biểu hiện Hết sức tránh tính nóng nảy Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên
Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận
Kết quả Khuất phục trước sức ép của đối tác
Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ
Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép
5.3.3. Phong cách đàm phán
Trong quá trình đàm phán tuỳ từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán mà ta có thể sử dụng linh hoạt các phong cách đàm phán.
Phong cách cạnh tranh là các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều hướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia một cách dứt khoát và không hợp tác.
Phong cách này được sử dụng khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng. Khi bắt đầu đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình, nếu yêu cầu được đáp ứng nên giải quyết dứt khoát trong thời gian ngắn. Trường hợp thứ hai sử dụng cạnh tranh khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được. Mọi thành viên đàm phán nhận thức rõ vấn đề ngay trước khi tiến hành đàm phán. Khi gặp các vấn đề nảy sinh đột xuất, không lâu dài trong đàm phán cũng có thể dùng phong cách cạnh tranh. Sử dụng phong cách cạnh tranh trong cả trường hợp khi mục tiêu của hai bên đề ra là chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy.
Phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc, đúng chỗ rất có lợi thế. Phong cách này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của chủ thể và các thành viên đoàn đàm phán. Mặt hạn chế là không duy trì được quan hệ lâu dài giữa các đối tác và dễ bị bế tắc trong đàm phán.
5.3.3.2. Phong cách hợp tác
Phong cách hợp tác là sự tin tưởng, dứt khoát, trong đó cả hai bên hoặc các bên