Thư xin việc, cũng như bản lý lịch mà bạn sử dụng trong chiến dịch tìm việc của mình phải đạt tiêu chuẩn về sự phù hợp, chính xác, rõ ràng và súc tích. Thư xin việc nên ngắn gọn, một cách tổng quát không quá nửa trang hay một trang. Như đã đề cập từ trước, nghiên cứu công ty và học hỏi về tổ chức trước khi viết thư và bản lý lịch. Phân tích cho người đọc, sử dụng quan điểm của người nhận, áp dụng những nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh và làm theo những hướng dẫn trong chương 6 cho một thông điệp thuyết phục. Một số mẹo vặt sau đây tóm tắt những điều nên và không nên của thư xin việc.
Sử dụng giấy A4, có cùng chất lượng và màu giấy như đã sử dụng cho phần lý lịch của bạn và không bao giờ sử dụng đồ dùng văn phòng của người chủ hiện giờ của bạn. Sử dụng bao thư 9-12 inches để tránh tình trạng gấp thư và bản lí lịch. Nhiều tổ chức scan những bức thư cũng như những bản lý lịch. Gấp giấy có thểgây ra hiện tượng máy scan bỏ những chữ nằm trên đường gấp.
Một thư xin việc nên viết địa chỉ gửi đến một người cụ thể. Nếu bạn cần tên, gọi cho tổ chức để hỏi tên và địa chỉ của người nhận mà bạn gửi bức thư. Thư nên chuẩn bị một cách riêng biệt; ngay cả thư xin việc chung được gửi đến những nhà tuyển dụng khác cũng không nên photo.
Một chương trình soạn thảo văn bản trên máy tính có thể giúp bạn chuẩn bị nhiều lá thư xin việc và chèn vào những thông tin khác nhau cho từng thư. Đọc và sửa thư xin việc một cách cẩn thận ở các mục như tên người nhận, tổ chức, và địa chỉ. Nhớ phải đề cập đến bản lý lịch đính kèm. Giữ những bản copy của thư và bản lí lịch để gửi cho từng nhà tuyển dụng. Lời khuyên chung:
+ In với máy in laser: chữ đen, phông chữ Arial hay Times Roman, cỡ chữ 12, giấy trắng.
+ Trang trình bày sạch sẽ, chuyên nghiệp, văn bản rõ nghĩa, dễ đọc. + Mô tả xác thực rõ ràng những thành tích.
+ Sử dụng kiểu thư.
+ Không sử dụng chữ viết tắt.
+ Tránh những mẹo và tỏ ra hài hước.
+ Khoảng cách giữa 2 đoạn nên bằng độ cao hai dòng. + Viết đúng chính tả, đúng ngữ pháp.
+ Tránh những thuật ngữ chung chung và mơ hồ như vân vân...
+ Sử dụng tên với lời chào; nếu không, sử dụng một dòng tiêu đề với mẫu thư đơn giản.
+ Không sử dụng đồ dùng văn phòng (giấy, bút, phong bì...) từ trường hay công ty nơi bạn làm việc hay đã từng làm việc.
+ Không coi nhẹ những phẩm chất của bạn và nói một cách tiêu cực về những công việc, giám sát viên hay đồng nghiệp khác.
+ Không nói “Tham khảo những yêu cầu đã nêu trên”. Điều này không cung cấp bất cứ thông tin nào mà nhà tuyển dụng không biết.
+ Không photo thư hay bản lý lịch, và không gấp thư.
+ Không khẩn khoản yêu cầu sự đồng cảm; đơn xin phải dựa vàonhững năng lực phù hợp với yêu cầu công việc.
+ Nhấn mạnh những thành tích quan trọng sử dụng gạch đầu dòng. + Xác định lại chính xác tên người nhận và tiêu đề.
+ Chờ đến buổi phỏng vấn để thương lượng về tiền lương.