5.4.6.1. Tự tìm hiểu kế hoạch của đối phương
Trong giao dịch giữa người bán/người mua, có những yếu tố bề mặt làm ảnh hưởng đến đàm phán. Bởi vậy, trước khi đàm phán, cần có sự phân tích kỹ lưỡng những kế hoạch của đối phương.
Một phương pháp khác để phát hiện kế hoạch của đối phương, ngoài việc thu lượm và phân tích thông tin như: họ mua sản phẩm vì giá, chất lượng, vì điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng hay vì các yếu tố khác. Nắm được cách nhìn của đối phương là quan trọng vì nó sẽ giúp tăng cường lợi thế của các nhà đàm phán khi đàm phán các điều khoản cụ thể của thỏa thuận.
5.4.6.2. So sánh mục tiêu với đối phương
Khi bước vào đàm phán, mỗi bên đều mang theo mục đích và những mục tiêu cụ thể. Trong trường hợp cơ bản nhất, bên bán bao giờ cũng bán với giá cao nhất, bên mua bao giờ cũng muốn mua với giá thấp nhất so với giá trị của hàng hoá. Ngay trong trường hợp cơ bản này đã có sự khác biệt giữa các bên. Vì vậy, trong chuẩn bị đàm phán, việc so sánh mục tiêu của các bên là một đòi hỏi tất yếu.
Đương nhiên, trong thực tế, việc tìm hiểu mục tiêu của đối phương không chỉ được thực hiện trong quá trình thu lượm thông tin về đối phương. Trong nhiều trường hợp, chúng ta không thể xác định được toàn bộ mục tiêu của đối phương trước khi đàm phán bắt đầu, nghĩa là có một số mục tiêu của đối phương chỉ hiện lên trong bản thân quá trình đàm phán. Thậm chí một số mục tiêu mà trong suốt quá trình đàm phán chúng ta cũng không phát hiện ra.
Mặc dù vậy, càng phát hiện ra nhiều mục tiêu của đối phương càng tạo ra nhiều lợi thế để đi đến thoả thuận/ký kết hợp đồng. Sau khi có các điều kiện, chúng ta tìm cách giải bài toán sao cho có đáp số tích cực. Liệt kê các mục tiêu chính yếu và thứ yếu, dự tính những nhượng bộ có thể và các điều khoản mong muốn của các bên. Trên cơ sở đó, chúng ta tìm các yếu tố chung về quyền lợi cho các bên, những yếu tố này tạo thành khu vực tiềm năng cho các thoả thuận có thể đạt được.
5.4.6.3. Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín
Như đã trình bày ở trên có những mục tiêu của đối phương không bao giờ được bộc lộ. Những mục tiêu này đôi khi chỉ liên quan đến phía đối phương mà không làm trở ngại đến quá trình và kết quả đàm phán.
Tuy nhiên, không phải lúc nào các mục tiêu giấu kín cũng là chuyện vô hại. Ví dụ, một đơn vị kinh doanh đồng ý giao hàng với một giá rất hạ. Đương nhiên, mua được hàng với giá thấp là điều thuận lợi cho ta tại thời điểm ký kết. Nhưng có thể ta gặp khó khăn sau này, ví dụ, hàng không được giao đúng hạn, hàng không đạt phẩm chất, doanh nghiệp đó có thể phá sản trước khi giao hàng.
Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín không phải là chuyện đơn giản. Vì thế, để có thể phát hiện được các mục tiêu này, ngoài việc điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin, nhà đàm phán đôi khi còn phải dùng đến độ nhạy cảm của mình để phát hiện ra điều không ổn trong cách tiếp cận vấn đề của mình, của đối phương và xử lý kịp thời.
5.4.6.4. Tìm hiểu quyền hạn của đối phương
Có những cuộc đàm phán tưởng như đã đi đến kết quả bỗng nhiên trở thành một phiên họp trù bị khi đối phương tuyên bố xin ý kiến chấp thuận của cấp trên của họ. Để tránh những chuyện như vậy, phải tìm hiểu quyền hạn của đối phương.
Có những nhà đàm phán có đủ quyền quyết định nhưng họ vẫn bảo lưu quyền xin ý kiến cấp trên, trước một thoả thuận đạt được, họ có thể sửa đổi theo hướng có lợi cho họ. “Sếp của tôi không chấp nhận đề nghị này, nhưng nếu các ngài nâng lên (hoặc giảm xuống) một chút, tôi đảm bảo ta vẫn duy trì được thoả thuận” là tuyên bố thường thấy khi gặp phải các nhà đàm phán kiểu này.
Một số kiểu giao dịch thương mại yêu cầu phải có văn bản trù bị làm cơ sở cho đàm phán. Tầm quan trọng của văn bản trù bị có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định tiến hành đàm phán. Nội dung chính của văn bản trù bị bao gồm các đề xuất, giải pháp. Đề xuất, giải pháp phải thỏa mãn yêu cầu sau:
+ Tính chính xác về lập luận và số liệu; + Tính đầy đủ nhưng ngắn gọn;
+ Tính thuyết phục; + Tính thực tế; + Tính sáng tạo;
+ Tính nhất quán giữa lập luận và con số; + Tính phong phú về số liệu;
+ Tính phù hợp giữa nội dung và phong cách trình bày;