Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không phù hợp trong môi trường công sở.
Chúng ta có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/Chị… thân mến, kính gửi…
Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên chúng ta hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.
Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại. Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải...”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc...”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn...”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn email không thể sửa chữa được.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
+ Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý: không viết in hoa. + Sau dấu chấm câu (.) luôn viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa. + Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau. + Dấu ngoặc đơn ( ), nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng. + Hai từ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
+ Viết đủ ý hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý. + Chia đoạn nếu viết dài.
+ Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.