5.4.5.1. Tiêu chí tuyển chọn nhân sự
(1) Tiêu chí chuyên môn. Phương châm là đàm phán về lĩnh vực chuyên môn nào thì cần chuyên gia thuộc lĩnh vực chuyên môn ấy. Thêm vào đó, phần lớn các cuộc đàm phán đòi hỏi các kiến thức và kỹ năng chuyên môn về luật, kế toán và văn bản. Thông thường, người ta hạn chế quá trình chọn nhân sự theo những chức năng được coi là hàng đầu trong đảm bảo thành công của đàm phán. Người ta cũng mời một số chuyên gia để tham gia vào một số công đoạn trong quá trình đàm phán khi cần, để tránh thành lập những đoàn đàm phán trong đó có những thành viên chịu trách nhiệm trong phạm vi hẹp.
(2) Tiêu chí tính cách. Đây là tiêu chí quan trọng thứ hai sau tiêu chí chuyên môn nhưng hay bị xem nhẹ, thậm chí một người được coi là có tính khí rất khó chịu nhưng lại vẫn được chọn vì lý do chuyên môn. Đàm phán là một quá trình hướng vào con người, là cuộc thảo luận chia sẻ quyền lợi, không phải là một cuộc họp chuyên môn. Chọn sai người nhiều khi gây ra những thiệt hại không đáng. Vì vậy, nên chọn những người biết ứng xử nhạy bén, khôn khéo, biết lúc nào phát biểu, lúc nào ngồi nghe. Hết sức tránh những người có định kiến cá nhân, những người ít có khả năng phát hiện, khai thác lợi thế chợt hiện, chợt mất trong quá trình đàm phán. Để tận dụng khả năng chuyên môn của
những chuyên gia có tính cách không phù hợp với đòi hỏi về tính cách nhà đàm phán thương mại, ta có thể xin tư vấn chuyên môn của họ trong quá trình chuẩn bị đàm phán hoặc ngay cả trong khi đàm phán, thậm chí cả sau khi đàm phán kết thúc.
(3) Tiêu chí tổ chức. Tiêu chí cơ cấu tổ chức là tiêu chí không tránh khỏi khi chọn nhân sự cho đàm phán, nhất là ở các đơn vị lớn ở phòng ban chức năng nơi kết quả đàm phán có thể có những tác động nhất định. Đương nhiên, nhữngphòng ban có quan hệ trực tiếp tới kết quả đàm phán cần có một hoặc hai thành viên tham gia đoàn đàm phán. Tuy nhiên, quan tâm đến đàm phán còn có những ban nhóm bảo vệ quyền lợi của họ trong đàm phán nhưng thực chất họ muốn tham gia đàm phán đơn thuần chỉ vì ganh đua hoặc bực bội vì không được tính đến trong danh sách phái đoàn. Ta hãy quan tâm đến người bật đèn xanh của họ trong cơ cấu lãnh đạo của đơn vị. Song cũng cần lưu ý rằng, ta lên kế hoạch cho một phiên đàm phán chứ không phải cho một cuộc tập họp quần chúng các phe phái.
(4) Tiêu chí chiến lược. Một phái đoàn lớn các tác động tâm lý đối với đối phương như một sự biểu dương sức mạnh. Để đối phó, đối phương cũng biểu dương lại bằng một phái đoàn các chuyên gia của họ. Nếu đối phương là phía chúng ta có thể đàm phán dễ hơn với những phái đoàn nhỏ, hoặc nhỏ nữa, trên cơ sở một - một, không nên thành lập một phái đoàn lớn. Cuối cùng, có những cuộc đàm phán do bản chất của vấn đề đàm phán, đòi hỏi tính bảo mật. Trong tình huống này, ta phải cố gắng giảm số lượng đoàn tới mức thấp nhất.
(5) Tiêu chí chỉ tiêu. Tiêu chí này được áp dụng khi các bên có thỏa thuận trước về số lượng thành viên của mỗi đoàn. Để có lợi thế, chúng ta tính sẽ gặp ai qua bàn đàm phán để trên cơ sở đó ta chọn thành viên của đoàn mình. Ngoài vấn đề chỉ tiêu, các vấn đề khác như cơ sở hậu cần tại địa điểm đàm phán hoặc khoảng cách cũng là một vấn đề ảnh hưởng đến số lượng đoàn viên của phái đoàn.
5.4.5.2. Những tiêu chí để chọn trưởng đoàn
Trưởng đoàn là nhà lãnh đạo đoàn đàm phán. Trưởng đoàn là người có tính cách mạnh hỗ trợ cho thành công của đoàn đàm phán. Những tiêu chí sau đây có thể chọn trưởng đoàn đàm phán:
+ Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng; + Khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành một tập hợp; + Khí chất nền nã;
+ Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình; + Có khả năng làm cho người khác tin tưởng vào mình; + Có khả năng phân biệt thật, giả.
Thêm vào đó, trưởng đoàn phải là người chiếm được lòng tin hoàn toàn của cấp trên, được cấp trên uỷ quyền hay thay mặt mình phát biểu trên bàn đàm phán với đối
phương. Xét theo quan điểm tính cách nhìn nhận từ đối phương, cũng nên chọn một trưởng đoàn có tính cách cho phép giao tiếp tốt đối với phía bên kia.
5.4.5.3. Địa điểm cho đàm phán
Có lý luận cho rằng, các loài động vật có khả năng tự bảo vệ cao nhất khi chúng hoạt động trên vùng lãnh thổ của chúng. Con người cũng là loài động vật sống theo phân vùng lãnh thổ và cũng có những khả năng tương tự trên vùng lãnh thổ của mình. Vì vậy, địa điểm đàm phán tốt nhất đối với nhà đàm phán là những nơi anh ta cảm thấy gần gũi và quen thuộc, để có thể ăn ngủ đều đặn, thao lược thoải mái, tìm nguồn chuyên gia dễ dàng và tham khảo ý kiến của cấp trên thường xuyên.
Trái lại, khi bị đổi nơi làm việc, con người sẽ chịu tác động xấu về thể chất và tinh thần, do những thay đổi đột ngột trong thói quen. Thậm chí, việc đi nhà tắm cũng trở thành vấn đề khi ta đến chỗ người lạ. Hay chỉ việc đi đến nơi quy định cũng làm mất nhiều năng lượng thể chất và tinh thần.
Tuy vậy, đàm phán ở một địa điểm khác nơi làm việc hàng ngày cũng tạo cho nhà đàm phán những thoải mái riêng. Đó là cơ hội để mắt thấy, tai nghe, đôi khi là cơ hội du lịch nhỏ nhoi trong những ngày nghỉ cuối tuần hay giữa các phiên họp. Trong lúc gay cấn, có thể từ chối trả lời vì lý do không mang theo tài liệu đầy đủ.
Đàm phán là một công việc nặng nhọc. Khi đàm phán ở nơi xa, nhà đàm phán cần đến trước phiên họp ít nhất là 24 giờ để có thời gian lấy lại sức.