Hệ thống thông tin dự toán chi phắ là hệ thống thông tin chi phắ hướng tới tương lai ựược cấu thành bởi hệ thống ựịnh mức chi phắ và hệ thống dự toán chi phắ. Hệ thống ựịnh mức chi phắ gắn với từng ựơn vị yếu tố chi phắ và ựược sử dụng như một công cụ kiểm tra thông qua việc so sánh chúng với chi phắ thực tế từ ựó làm nổi rõ những vấn ựề cần quan tâm. Hệ thống dự toán chi phắ có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ tổ chức hoạt ựộng nào bởi vì nó cung cấp thông tin có hệ thống về toàn bộ kế hoạch chi phắ cho hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tới; là cơ sở quan trọng ựể phân tắch, so sánh với kết quả thực hiện, qua ựó phát hiện ra nhân tố khác biệt ựể có biện pháp ựiều chỉnh kịp thời; Hệ thống dự toán chi phắ kết hợp toàn bộ hoạt ựộng của doanh nghiệp bằng kế hoạch của từng bộ phận khác nhau, nhờ vậy ựảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống ựịnh mức chi phắ và hệ thống dự toán chi phắ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong ựó hệ thống ựịnh mức chi phắ là một trong những cơ sở ựể dự tắnh chi phắ trong tương lai ựồng thời thông qua việc kiểm soát dự toán ựánh giá ựịnh mức xây dựng ựã phù hợp với thực tế chưa ựể có cơ sở xây dựng ựịnh mức mới hoàn chỉnh.
2.2.1.1. Hệ thống ựịnh mức chi phắ
Trước hết phải hiểu ựịnh mức chi phắ là gì? đó là chi phắ ựơn vị dự tắnh, ựược xây dựng ựể làm tiêu chuẩn cho từng yếu tố chi phắ căn cứ trên giá tiêu chuẩn và mức sử dụng tiêu chuẩn về nguồn lực.
Quá trình xây dựng ựịnh mức chi phắ là một công việc vừa ựòi hỏi năng lực chuyên môn vừa ựòi hỏi tắnh trách nhiệm cao của người xây dựng ựịnh mức. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả ựã ựạt ựược. Trên cơ sở ựó kết hợp với những thay ựổi về ựiều kiện kinh tế, về ựặc ựiểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật ựể ựiều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. Thực tế cho thấy trách nhiệm xây dựng các ựịnh mức chi phắ không chỉ thuộc về nhân viên kế toán quản trị mà cả những nhà kỹ thuật, nhà quản trị hiểu biết về hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ựể cung cấp thông tin cần thiết về thiết kế kỹ thuật, giá, các chi phắ chung,...
Phương pháp xây dựng ựịnh mức chi phắ
Quá trình xây dựng ựịnh mức chi phắ có thể áp dụng một trong hai phương pháp là phương pháp phân tắch số liệu lịch sử và phương pháp phân tắch nhiệm vụ [5], [12].
Phương pháp phân tắch số liệu lịch sử dựa vào chi phắ thực tế phát sinh kỳ trước, ựiều chỉnh các số dự tắnh kỳ này trên cơ sở những thay ựổi của giá và sự thay ựổi của công nghệ trong quá trình sản xuất. Phương pháp này tuy ựơn giản, ắt tốn kém nhưng ựộ chắnh xác của ựịnh mức không cao vì chỉ cần có một sự thay ựổi nhỏ về cách thức sản xuất cũng có thể làm cho chi phắ lịch sử không phù hợp. Hơn nữa chỉ áp dụng ựược ựối với các loại sản phẩm truyền thống.
Phương pháp phân tắch nhiệm vụ tập trung vào xác ựịnh dòng chi phắ ựể sản xuất sản phẩm. Phương pháp này ựòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật ựể xác ựịnh chắnh xác lượng nguyên vật liệu, nghiên cứu thời gian thao tác công việc ựể xác ựịnh lao ựộng hao phắ cần thiết ựể sản xuất từng loại sản phẩm trong ựiều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Phương pháp phân tắch nhiệm vụ áp dụng hữu hiệu khi có sự thay ựổi về quy trình công nghệ sản xuất hoặc phải xây dựng ựịnh mức chi phắ cho các sản phẩm mới. Tuy nhiên chi phắ ựể xây dựng ựịnh mức lại khá cao do trải qua nhiều công ựoạn và phải có sự phối kết hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể vận dụng kết hợp cả hai phương pháp trên khi xây dựng ựịnh mức tuỳ theo các tình huống cụ thể.
2.2.1.2. Hệ thống dự toán chi phắ
Dự toán chi phắ là quá trình tắnh toán chi tiết chi phắ cho kỳ tới, nhằm huy ựộng và sử dụng tối ựa nguồn lực theo các mục tiêu ựã ựề ra. Có hai dạng dự toán là dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt. Dự toán tĩnh là dự toán chi phắ cho một mức hoạt ựộng dự kiến. Trên thực tế, mức hoạt ựộng dự kiến hiếm khi trùng với mức hoạt ựộng thực tế do vậy số liệu của dự toán tĩnh rất ắt sử dụng cho công tác so sánh và kiểm soát chi phắ mà chỉ sử dụng trong việc lập kế hoạch. Dự toán linh hoạt là dự toán chi phắ cho nhiều mức hoạt ựộng có thể xảy ra. Vì thế, dự toán linh hoạt rất hữu ắch cho việc so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán ở các mức ựộ hoạt ựộng nhằm kiểm soát các hoạt ựộng xảy ra.
Hoạt ựộng SXKD của doanh nghiệp gồm nhiều quá trình có liên quan mật thiết với nhau như quá trình thu mua, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ. định kỳ doanh nghiệp tiến hành lập dự toán tổng quát bao gồm tập hợp các dự toán chi tiết cho tất cả các quá trình của hoạt ựộng SXKD của doanh nghiệp. Trong ựó, một bộ phận dự toán quan trọng là Dự toán chi phắ SXKD gồm có các loại: Dự toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phắ nhân công trực tiếp, Dự toán chi phắ sản xuất chung, Dự toán chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá vốn hàng bán. Các dự toán này ựều ựược lập trên cơ sở ựáp ứng nhu cầu tiêu thụ và sản xuất trong kỳ.
Phương pháp xây dựng dự toán chi phắ
Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm hoặc phương pháp tỷ lệ ựể tiến hành xây dựng các dự toán chi phắ.
Phương pháp thống kê kinh nghiệm sử dụng chi phắ thực tế ựã ựược tập hợp các kỳ trước ựó, làm cơ sở ựể ước tắnh tổng dự toán chi phắ cho kỳ hiện tại. Sử dụng phương pháp này cần ựánh giá mức ựộ tương ựồng của các hoạt ựộng ựược so sánh ựể ựiều chỉnh các dự toán chi phắ. Quá trình lập dự toán chi phắ ựược tiến hành từ tổng thể ựến chi tiết nên còn ựược gọi là phương pháp dự toán từ trên xuống. Ưu ựiểm của phương pháp này là thực hiện nhanh chóng nhưng thường ắt chắnh xác hơn các phương pháp dự toán từ dưới lên.
Phương pháp tỷ lệ là phương pháp lập dự toán cho từng công việc, dựa trên các nguồn lực sử dụng và tỷ lệ phân bổ của các nguồn lực bị hao phắ cho công việc ựó. Chẳng hạn chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp thì tỷ lệ phân bổ là 100%. Tổng dự toán chi phắ ựược thực hiện từ dự toán chi phắ cho từng công việc cụ thể. Do vậy, phương pháp này còn ựược gọi là phương pháp lập dự toán từ dưới lên. Kết quả của phương pháp này thường chắnh xác và tin cậy.
Tuy nhiên, tác giả cho rằng cho dù thực hiện phương pháp nào thì việc lập dự toán chi phắ sản xuất kinh doanh cũng bắt ựầu từ việc tổng hợp thông tin thực hiện như tình hình thực hiện dự toán năm trước, các ựịnh mức tiêu chuẩnẦ kết hợp với các thông tin hiện hành như kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, giá cả các yếu tố ựầu vào, diện tắch mặt bằng thực hiện sản xuất, sự biến ựộng cung - cầu của sản phẩm ựầu ra trên thị trườngẦ trên cơ sở ựó sẽ lập nên một hệ thống bảng dự toán chi phắ sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh.
Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu ựể lập dự toán chi phắ
để tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phắ, quá trình lập dự toán phải ựược thực hiện theo một quy trình nhất ựịnh bắt ựầu từ việc thu thập thông tin ựầu vào ựến phân loại, sắp xếp và cuối cùng là tổng hợp theo từng chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý.
Việc thu thập thông tin ựầu vào của các dự toán chi phắ ựược hiểu là việc xác ựịnh hệ thống cơ sở dữ liệu sử dụng ựể lập dự toán chi phắ của kỳ kế hoạch. Mục ựắch của việc thu thập thông tin ựầu vào là hình thành bộ dữ liệu ựầy ựủ cho việc ựịnh hướng và dự báo các hoạt ựộng SXKD của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch làm căn cứ cho việc lập dự toán. Thông tin này ựược cung cấp từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp như bộ phận kỹ thuật, bộ phận thị trường, bộ phận chiến lược kinh doanh,... Chất lượng công việc thu thập thông tin ựầu vào sẽ quyết ựịnh tắnh sát thực và hữu ắch của dự toán ựược lập.
Hệ thống cơ sở dữ liệu cho dự toán chi phắ gồm:
Ớ Các mục tiêu của kỳ kế hoạch như: chắnh sách bán hàng, phát triển sản phẩm, mục tiêu thị phần, nhu cầu nhân lực,...
Ớ Báo cáo ựánh giá thực hiện dự toán chi phắ của kỳ trước
khẩu, tỷ giá hối ựoái, các chắnh sách hỗ trợ của Nhà nước ựối với doanh nghiệp Ớ Thông tin dự báo hoạt ựộng SXKD kỳ này như dự kiến mức tăng doanh thu, chi phắ dành cho quảng cáo tiếp thị sẽ tăng bao nhiêu phần trăm, tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu, dự kiến vốn vay,...
Bộ phận dự toán là nơi nhận và xử lý các dữ liệu trên ựể thiết lập và cung cấp các thông tin về ựịnh mức, dự toán trong kỳ kế hoạch.
Tổ chức lập hệ thống báo cáo dự toán chi phắ
Theo ựịnh kỳ ựã xác ựịnh, doanh nghiệp tiến hành lập dự toán chi phắ sản xuất kinh doanh bao gồm tập hợp các dự toán chi tiết cho các giai ựoạn từ mua hàng, sản xuất ựến tiêu thụ. Trình tự lập dự toán chi phắ ở các doanh nghiệp khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau nhưng ựể có những dự toán chi phắ có cơ sở và có tắnh thống nhất cao, các dự toán nên ựược chuẩn bị từ cấp cơ sở lên bởi các lý do sau:
Một là: Các cấp quản lý của doanh nghiệp ựều tham gia vào quá trình lập dự toán thì sẽ có trách nhiệm trong quá trình thực hiện.
Hai là: Dự toán chi phắ do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan ựến hoạt ựộng của bộ phận thường chắnh xác, có ựộ tin cậy cao do vậy có khả năng thực hiện ựược.
Ba là: do ựược tham gia vào quá trình dự toán nên quản trị cấp bộ phận sẽ thực hiện kế hoạch chủ ựộng hơn và khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ cao hơn. Sơ ựồ 2.4 mô tả trình tự lập dự toán chi phắ ở doanh nghiệp:
Sơ ựồ 2.4: Trình tự lập dự toán chi phắ từ cơ sở
Hội ựồng quản trị Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận
Hệ thống dự toán SXKD hàng năm của doanh nghiệp bao gồm những bản dự toán riêng biệt nhưng có quan hệ qua lại lẫn nhau. Các dự toán chi phắ nằm trong tổng thể hệ thống ựó. Các dự toán chi phắ ựều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. đây là căn cứ ựể ựịnh hướng về sản lượng sản xuất ựồng thời là cơ sở dự kiến về chi phắ bán hàng, chi phắ QLDN trong kỳ kế hoạch.
Sơ ựồ 2.5 mô tả tổng thể dự toán ngân sách của doanh nghiệp.
Sơ ựồ 2.5: Dự toán chi phắ trong tổng thể hệ thống dự toán SXKD
Sơ ựồ 2.5 cho thấy dự toán tiêu thụ là nhân tố tác ựộng toàn bộ dây chuyền xây dựng dự toán chi phắ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có mối quan hệ 2 chiều giữa dự toán chi phắ bán hàng, QLDN và dự toán tiêu thụ bởi vì các chi phắ này sẽ phụ thuộc vào mức tiêu thụ và ngược lại mức tiêu thụ sẽ phần nào phụ thuộc vào chi phắ mà doanh nghiệp phải tiêu dùng cho việc quảng cáo và khuyến mãi.