2.2.3.1. Tổ chức HTTT ựể kiểm soát chi phắ
Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu
Hệ thống cơ sở dữ liệu ựể kiểm soát chi phắ gồm có dữ liệu thu nhận từ hệ thống dự toán chi phắ của doanh nghiệp và các báo cáo chi phắ thực hiện. KTQT chi phắ so sánh quá trình thực hiện chi phắ với dự toán ựã lập nhằm xác ựịnh thông tin về chi phắ chênh lệch. Các thông tin này ựược phản ánh trên các báo cáo phản ánh chi phắ chênh lệch như Báo cáo biến ựộng chi phắ sản xuất; Báo cáo phân tắch nguyên nhân biến ựộng chi phắ sản xuất; Báo cáo phân tắch phương án kinh doanh; Báo cáo phân tắch dự án ựầu tư.
Hệ thống phương pháp ựể phân tắch chi phắ
Phương pháp phân tắch chi phắ chênh lệch
Một trong những phương pháp ựược các nhà quản trị sử dụng ựể kiểm soát chi phắ là phương pháp phân tắch chi phắ chênh lệch. Chi phắ chênh lệch là những khoản chi phắ khác biệt giữa phương án ựề xuất (ựịnh mức và dự toán chi phắ) so với hiện trạng (chi phắ thực hiện). Những khoản mục chi phắ không chịu tác ựộng bởi phương án ựề xuất không phải là chi phắ chênh lệch và có thể bỏ qua. Thông tin về chi phắ chênh lệch sẽ ựược nhà quản trị xem xét trên nhiều phương diện: (1) Tại khâu xây dựng ựịnh mức, xây dựng kế hoạch có thể không phù hợp thì cần ựiều chỉnh lại ựịnh mức. (2) Tại khâu thực hiện: kết hợp với các báo cáo chi phắ theo trung tâm trách nhiệm ựể quy trách nhiệm cá nhân, tìm nguyên nhân tại chắnh nơi phát sinh chi phắ. (3) Xác ựịnh trách nhiệm của các bộ phận: chi phắ chênh lệch thuộc kiểm soát của trung tâm trách nhiệm nào.
khi thực hiện chi phắ. Trước khi thực hiện chi phắ: xây dựng ựịnh mức chi phắ tiêu hao và dự toán chi phắ. Trong khi thực hiện chi phắ: kiểm soát ựể chi phắ thực hiện trong ựịnh mức. Sau khi thực hiện chi phắ: phân tắch sự biến ựộng của chi phắ ựể biết nguyên nhân tăng, giảm chi phắ mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau. Việc kiểm soát sự biến ựộng của chi phắ ựược thực hiện thường xuyên trong kỳ.
Báo cáo phân tắch biến ựộng chi phắ có thể chi tiết hóa theo sơ ựồ 2.9:
Sơ ựồ 2.9: Phân tắch biến ựộng chi phắ
Báo cáo phân tắch biến ựộng các khoản mục chi phắ nhằm ựánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch ựể làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phắ phát sinh. Khi tổ chức thiết lập thông tin về chi phắ biến ựộng cần căn cứ trên hai nội dung: khối lượng sản xuất có hoàn thành nhiệm vụ ựược giao không? Chi phắ sản xuất thực tế có vượt qua chi phắ kế hoạch hay không? Sau ựó tiến hành phân tắch các biến ựộng về lượng và biến ựộng về giá.
Biến ựộng chi phắ = Chi phắ thực tế - Chi phắ kế hoạch (2.12)
Biến ựộng về lượng = (Lượng thực tế - Lượng ựịnh mức) ừ Giá ựịnh mức (2.13) Trong ựó biến ựộng về lượng phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phắ ựể sản xuất ra một sản phẩm ựã thay ựổi như thế nào.
Biến ựộng chi phắ Biến ựộng BP sản xuất Biến ựộng đP sản xuất chung Biến ựộng đP bán hàng, QLDN Biến ựộng BP bán hàng, QLDN Biến ựộng CP NVL TT Biến ựộng CP NC TT Biến ựộng BP SXC
Biến ựộng về giá = (Giá thực tế - Giá ựịnh mức) ừ Lượng thực tế (2.14) Trong ựó biến ựộng về giá phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phắ ựể sản xuất ra một sản phẩm ựã thay ựổi như thế nào.
Phân tắch biến ựộng chi phắ và tìm hiểu nguyên nhân ảnh hưởng của các nhân tố ựến biến ựộng chi phắ sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn cụ thể và chắnh xác ựể từ ựó có các quyết ựịnh ựúng ựắn và kịp thời ựể hạn chế rủi ro tao ựiều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp kiểm soát chi phắ.
Phương pháp kiểm soát chi phắ thông qua các trung tâm quản lý chi phắ.
Một phương pháp khác cũng có thể xem xét tới là kiểm soát chi phắ thông qua các trung tâm quản lý chi phắ. Trung tâm quản lý chi phắ là nơi tập hợp chi phắ và gắn với một ựơn vị tắnh phắ. Trong doanh nghiệp sản xuất, trung tâm quản lý chi phắ có thể là một phòng ban, một dây chuyền sản xuất, một bộ phận cụ thể hoặc có thể là một nhân viên. Việc phân chia chi phắ ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phắ sẽ tạo ựiều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phắ dễ dàng hơn, qua ựó cung cấp thông tin về chi phắ phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tắnh và kiểm soát chi phắ hoạt ựộng của nó thì chúng ta mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phắ. để có thể kiểm soát chi phắ thông qua các trung tâm chi phắ, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mã số chi phắ với hai loại mã chi phắ sau:
+ Một mã riêng cho mỗi trung tâm quản lý chi phắ dùng ựể xác ựịnh bất kỳ khoản chi phắ nào phát sinh trong trung tâm ựó.
+ Một mã riêng cho mỗi loại chi phắ hay nhóm các chi phắ dù cho chúng phát sinh bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.
Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phắ và mã số của từng loại chi phắ sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác ựịnh ựã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phắ cụ thể nào ựó tại một trung tâm chi phắ bất kỳ và cứ như vậy có thể quản lý ựược chi phắ trong toàn doanh nghiệp.
2.2.3.2. Tổ chức phân tắch chi phắ ựể ra quyết ựịnh kinh doanh ngắn hạn
Tổ chức cơ sở dữ liệu phân tắch
Sau khi lập dự toán chi phắ, kiểm soát quá trình phát sinh chi phắ thực hiện, KTQT chi phắ sẽ sử dụng các phương pháp phân tắch chi phắ ựể ra các quyết ựịnh kinh doanh. Việc phân tắch chi phắ ựể ra các quyết ựịnh kinh doanh ựược thực hiện một cách linh hoạt tùy theo từng tình huống cụ thể nảy sinh trong thực tiễn hoạt ựộng kinh doanh.
Phân tắch chi phắ ựể ra quyết ựịnh kinh doanh ngắn hạn ựược thực hiện trên cơ sở dữ liệu chi phắ thực hiện ựã thu thập có sự phân loại thành ựịnh phắ và biến phắ. đối với các chi phắ hỗn hợp, trước khi phân tắch cần sử dụng các phương pháp cực ựại, cực tiểu hoặc phương pháp bình phương nhỏ nhất ựể phân tách thành ựịnh phắ và biến phắ.
Hệ thống phương pháp sử dụng phân tắch chi phắ ựể ra quyết ựịnh kinh doanh ngắn hạn
Phương pháp phân tắch Chi phắ - Sản lượng - Lợi nhuận (CVP)
Phân tắch CVP là việc phân tắch mối quan hệ tác ựộng qua lại giữa các yếu tố chi phắ (gồm có tổng ựịnh phắ và biến phắ), khối lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu sản phẩm tiêu thụ và giá bán sản phẩm nhằm có ựược các quyết ựịnh ựúng ựắn về các sản phẩm sản xuất và tiêu thụ [12,157].
Các khái niệm Lãi trên biến phắ là chênh lệch giữa doanh thu và biến phắ, số dư ựảm phắ trước hết dùng ựể trang trải ựịnh phắ và sau ựó những gì còn lại mới là lợi nhuận.
Lãi trên biến phắ = Doanh thu - Biến phắ
Tỷ lệ Lãi trên biến phắ = Lãi trên biến phắ / Doanh thu Lợi nhuận thuần = Lãi trên biến phắ - định phắ
điều này cho thấy sau ựiểm hoà vốn doanh nghiệp sẽ không phải bù ựắp cho phần chi phắ cố ựịnh ựã ựược bù ựắp bởi các sản phẩm hoà vốn của doanh nghiệp. Do vậy, cứ mỗi sản phẩm tiêu thụ sau ựiểm hoà vốn, doanh nghiệp sẽ thu ựược lợi nhuận bằng phần chênh lệch giữa giá bán ựơn vị với biến phắ ựơn vị của sản phẩm
ựó. Doanh nghiệp dễ dàng tắnh ựược lợi nhuận khi có sự thay ựổi sản lượng sản phẩm tiêu thụ cũng như dễ dàng xác ựịnh ựược sản lượng tiêu thụ cần thiết ựể ựạt ựược lợi nhuận dự kiến. đối với doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ nhiều loại sản phẩm với cơ cấu biến phắ, ựịnh phắ khác nhau, kế toán quản trị chi phắ sẽ phân tắch ảnh hưởng của cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ tới ựiểm hòa vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp nhằm giúp các nhà quản lý lựa chọn cơ cấu sản phẩm tối ưu.
∑ Chi phắ cố ựịnh Sản lượng hoà vốn =
Lãi trên biến phắ bình quân ựơn vị (2.15)
∑Chi phắ cố ựịnh Doanh thu hoà vốn =
Tỷ lệ lãi trên biến phắbình quân (2.16)
∑Chi phắ cố ựịnh + LN dự kiến Sản lượng ựạt LN dự
kiến = Lãi trên biến phắ bình quân ựơn vị sản phẩm (2.17) Một vấn ựề khó khăn khi áp dụng phương pháp phân tắch CVP là ựòi hỏi các chi phắ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải ựược phân loại thành ựịnh phắ và biến phắ mà thực tế hầu như các doanh nghiệp hiện nay không phân loại ựược. Bên cạnh ựó, bản thân phương pháp phân tắch CVP cũng có ựiểm hạn chế, ựó là phân tắch phải ựặt trong những ựiều kiện giả ựịnh nhất ựịnh như giá bán phải như nhau ở mọi mức ựộ của sản lượng tiêu thụ, biến phắ ựơn vị không thay ựổi với bất kỳ số lượng ựược sản xuất là bao nhiêu,... Vì vậy, mặc dù phân tắch CVP có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc khai thác khả năng của doanh nghiệp, là cơ sở trong việc ựưa ra các quyết ựịnh về chắnh sách giá cả, chiến lược sản phẩm, mở rộng hoặc thu hẹp thị trường, kế hoạch sử dụng tài sản nhàn rỗi... nhằm mục tiêu tối ựa hoá lợi nhuận nhưng trên thực tế lại chưa ựược sử dụng rộng rãi trong việc ựưa ra các quyết ựịnh quản trị.
Phương pháp phân tắch thông tin thắch hợp.
Phương pháp này là một quy trình chọn lọc, ựơn giản hoá thông tin các phương án ựể cung cấp thông tin ngắn gọn, phù hợp, nhanh chóng và có trọng tâm cho chọn lựa một phương án kinh doanh [2,33] và sau ựó dựa trên việc nhận diện các thông tin thắch hợp ựể ra các quyết ựịnh kinh doanh ngắn hạn. Tiêu chuẩn về
mặt kinh tế của việc chọn các quyết ựịnh ngắn hạn là phương án ựó phải ựem lại lợi nhuận cao nhất (doanh thu lớn nhất hoặc chi phắ thấp nhất). Bên cạnh ựó, các quyết ựịnh ựều liên quan ựến tương lai và có sự so sánh giữa các phương án khác nhau. Do vậy, thông tin thắch hợp sẽ là các thông tin về chi phắ và doanh thu liên quan ựến các phương án kinh doanh ựang ựược xem xét ựồng thời các thông tin này phải có tắnh khác biệt giữa các phương án và phải là các thông tin liên quan ựến tương lai (chi phắ chìm phải ựược loại bỏ). Áp dụng phương pháp phân tắch thông tin thắch hợp cần ghi nhận một ựiều quan trọng là những thông tin thắch hợp trong một tình huống quyết ựịnh này không nhất thiết sẽ thắch hợp trong tình huống khác hay nói cách khác các tình huống khác nhau sẽ sử dụng thông tin thắch hợp khác nhau ựể quyết ựịnh.
Tổ chức hệ thống báo cáo chi phắ ựể ra quyết ựịnh kinh doanh ngắn hạn
để phục vụ cho mục ựắch sử dụng nội bộ của các nhà quản trị doanh nghiệp trong phân tắch CVP, doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo cách ứng xử của chi phắ. Báo cáo này phải thể hiện ựược ba chỉ tiêu chắnh là Doanh thu, Lãi trên biến phắ và Lợi nhuận thuần. (Phụ lục 20,21)
để phân tắch thông tin thắch hợp, doanh nghiệp phải nhận dạng ựúng và ựầy ựủ các thông tin thoả mãn là thông tin thắch hợp. Các thông tin ựó có thể là các thông tin về doanh thu, ựịnh phắ, biến phắ,... Thiết lập Bảng phân tắch thông tin thắch hợp cho các phương án so sánh. (Phụ lục 23). Thông tin thắch hợp ựược sử dụng trong một số quyết ựịnh ngắn hạn như sau:
Quyết ựịnh chấp nhận hay từ chối ựơn ựặt hàng
Quyết ựịnh này thường gặp trong trường hợp ngoài những sản phẩm ựang tiêu thụ công ty nhận ựược thêm các ựơn hàng với mức giá thấp hơn giá thông thường. Nếu ựơn hàng ựó vẫn trong phạm vi năng lực sản xuất của doanh nghiệp thì dựa vào chi phắ biến ựổi của ựơn hàng ựể quyết ựịnh (vì ựơn hàng ựó không phải chịu chi phắ cố ựịnh). Nếu ựơn hàng ựó vượt khỏi năng lực sản xuất của doanh nghiệp, cần cân nhắc chi phắ cơ hội bị mất ựi nếu bỏ các ựơn hàng khác và nhận ựơn hàng này.
Quyết ựịnh mua ngoài hay tự sản xuất
Thông tin thắch hợp cho quyết ựịnh này ngoài chất lượng của chi tiết sẽ mua còn là thông tin về chi phắ. Nguyên tắc chung là nếu chi phắ sản xuất các chi tiết lớn hơn chi phắ mua ngoài thì nên mua và ngược lại. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần tắnh ựến chi phắ cơ hội nếu không tự sản xuất thì các bộ phận hiện ựang sản xuất các chi tiết này sẽ như thế nào? Chi phắ cố ựịnh ựã ựầu tư cho bộ phận này cũng phải ựược ựưa vào tổng chi phắ của phương án ựể so sánh.
Quyết ựịnh bán ngay hay tiếp tục chế biến
Thông tin thắch hợp cuả quyết ựịnh này là lãi (lỗ) tăng thêm nếu tiếp tục chế biến. Chỉ tiêu này ựược xác ựịnh bằng cách xác ựịnh chênh lệch giá bán của bán thành phẩm ở ựiểm rẽ (ựiểm bán) và giá bán của thành phẩm cuối cùng. So sánh với chi phắ sản xuất phát sinh của quá trình chế biến thêm và ựịnh phắ tiết kiệm ựược nếu bán ngay chi tiết. Nếu phương án nào cho lợi nhuận cao hơn sẽ ựược lựa chọn.
Lãi (lỗ) tăng thêm do tiếp tục chế biến = Chênh lệch giá bán thành phẩm và giá bán chi tiết
- Chi phắ của quá trình chế biến thêm - định phắ tiết kiệm ựược nếu ngừng chế biến
(2.17) định giá bán sản phẩm
Chiến lược ựịnh giá cho sản phẩm hay dịch vụ là một phần quan trọng trong các hoạt ựộng marketing hỗn hợp (Marketing Mix) nhưng thường ắt ựược các doanh nghiệp quan tâm ựúng mức. Có nhiều phương pháp ựịnh giá bán của sản phẩm trong ựó ựịnh giá dựa trên chi phắ sản xuất là cách doanh nghiệp nhìn vào cấu trúc chi phắ sản phẩm của mình ựể ựịnh giá, sau ựó xác ựịnh tỷ lệ lợi nhuận mong muốn rồi cộng thêm vào chi phắ ựể hình thành giá bán. Chi phắ tạo nền cho việc ựịnh giá sản phẩm. Với khối lượng sản phẩm càng lớn, công ty càng trở nên hiệu quả hơn thực hiện ựược lợi thế quy mô do ựó chi phắ bình quân giảm xuống.
Giá bán = Chi phắ + Chi phắ ừ Tỷ lệ % cộng thêm (2.18)
Chi phắ theo công thức trên có thể là chi phắ biến ựổi hoặc chi phắ ựầy ựủ của sản phẩm sản xuất.
Cách ựịnh giá này giúp doanh nghiệp ựảm bảo mức lợi nhuận trên mỗi sản phẩm bán ra, nhưng nó chỉ thắch hợp hơn với các doanh nghiệp lớn sản xuất quy mô
lớn hoặc những doanh nghiệp hoạt ựộng trên một thị trường chủ yếu bằng giá. Còn trong thị trường tự do, phần lớn giá bán ựược xác ựịnh thông qua sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Trong những thị trường này, hình thức ựịnh giá cộng thêm vào chi phắ ựã không còn thắch hợp nữa. Trước ựây, các nhà sản xuất có thể tung sản phẩm ra thị trường với tốc ựộ nhanh chóng và tạo sự ựộc quyền khi ựổi mới sản phẩm. Nhưng ngày nay, sự ựộc quyền này chỉ là ngắn hạn và không ổn ựịnh.
Xác ựịnh giá chuyển nhượng nội bộ
Quyết ựịnh này ựược ựặt ra khi có các bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp cung cấp sản phẩm cho nhau. Việc ựịnh giá chuyển nhượng nội bộ phải ựảm bảo ựược các yêu cầu như: bù ựắp ựược chi phắ sản phẩm của bộ phận có giá sản phẩm chuyển giao, ựảm bảo lợi ắch chung cho toàn doanh nghiệp. đồng thời khuyến khắch các bộ phận tiết kiệm chi phắ, nâng cao vai trò và trách nhiệm quản lý cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Giá chuyển nhượng nội bộ có thể ựược xác ựịnh