2.2.4.1. Các phương thức tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phắ
để có thể tiến hành ựược các phương pháp, kỹ thuật của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ nhằm cung cấp kịp thời, ựầy ựủ các thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp về tình hình chi phắ, doanh thu, hiệu quả từng bộ phận; cung cấp kịp thời ựầy ựủ các thông tin thực hiện, chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực hiện; phục vụ cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, ựiều hành và ra quyết ựịnh giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp sản xuất cần phải ựược tổ chức hợp lý.
Căn cứ vào ựiều kiện cụ thể của mình, các doanh nghiệp có thể tổ chức kế toán theo một trong các mô hình sau:
Mô hình kết hợp: Loại mô hình này ựược sử dụng ở hầu hết các nước, ựặc biệt là ở Mỹ và các nước áp dụng kế toán Mỹ. đây là mô hình gắn kết hệ thống kế toán quản trị chi phắ với hệ thống kế toán theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phắ sản xuất và tắnh giá thành, kế toán bán hàngẦ Kế toán viên theo phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả nội dung kế toán tài chắnh và nội dung kế toán quản trị chi phắ. Theo ựó, môt số thông tin chi phắ ựược thu thập và báo cáo trên các báo cáo kết quả hoạt ựộng kinh doanh và bảng cân ựối kế toán, một số thông tin chi phắ khác ựược trình bày trên các báo cáo ựặc biệt cung cấp cho nhà quản trị bên trong doanh nghiệp như phân loại chi phắ thành biến phắ và ựịnh phắ, lập báo cáo kết quả hoạt ựộng kinh doanh theo số dư ựảm phắ, lập các dự toán chi phắ theo phần hành,... Mô hình này sẽ tiết kiệm chi phắ tổ chức vận hành bộ máy kế toán nhưng hiệu quả không cao vì kế toán quản trị và kế toán tài chắnh tuân thủ những nguyên tắc khác nhau.
Mô hình tách biệt: Loại mô hình tổ chức KTQT này áp dụng chủ yếu ở Cộng hòa Pháp và những nước thực hiện theo kế toán Cộng hòa Pháp. Là mô hình tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phắ riêng biệt với hệ thống kế toán tài chắnh trong phòng kế toán. Kế toán tài chắnh tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, quy ựịnh của Nhà nước, trong khi ựó kế toán quản trị ựược coi là công việc riêng của doanh
nghiệp, các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thông hoá thông tin một cách chi tiết nhằm cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý và tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo phục vụ cho mục tiêu quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:
Về chứng từ kế toán: ngoài việc sử dụng hệ thống chứng từ chung, KTQT chi phắ còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ nội bộ trong doanh nghiệp
Về tài khoản kế toán: các tài khoản KTQT chi phắ ựược xây dựng thành hệ thống riêng, có ký hiệu riêng, nội dung ghi chép cũng có những ựặc ựiểm khác với kế toán tài chắnh
Về sổ kế toán: KTQT chi phắ xây dựng hệ thống sổ kế toán riêng phục vụ cho việc ghi chép các nghiệp vụ thuộc KTQT
Về báo cáo kế toán: các báo cáo KTQT ựược lập riêng dưới dạng báo cáo dự toán sản xuất, báo cáo lỗ lãi từng bộ phậnẦNgoài các chỉ tiêu quá khứ, các chỉ tiêu thực hiện kế toán quản trị còn thiết lập các cân ựối dự toán, kế hoạch.
Mô hình này áp dụng phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Với mô hình này kế toán quản trị chi phắ sẽ phát huy ựược tối ựa vai trò chức năng của mình, tuy nhiên doanh nghiệp sẽ phải trả rất nhiều chi phắ ựể vận hành mô hình này.
Mô hình hỗn hợp: Là mô hình kết hợp giữa hai mô hình nêu trên, trong ựó tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phắ giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo mô hình kết hợp. Theo tác giả, mô hình hỗn hợp có tắnh linh hoạt và khả năng cung cấp thông tin cao, nhưng doanh nghiệp cũng phải ựầu tư tương ựối lớn ựể tổ chức vận hành bộ máy và tổ chức thực hiện công tác kế toán.
Tác giả nhận thấy rằng, dù lựa chọn mô hình nào, ựể bộ máy vận hành hiệu quả thì công tác lựa chọn, sắp xếp nhân sự thực hiện các phần việc của mình có vai trò quan trọng. Một trong những cách thức phổ biến ựể tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phắ là tổ chức theo chức năng của hệ thống kế toán quản trị chi phắ gồm các bộ phận: bộ phận dự toán, bộ phận phân tắch biến ựộng chi phắ và bộ phận phân tắch chứng minh quyết ựịnh quản trị. Các bộ phận này có thể bố trắ những nhân viên kế toán quản trị riêng hoặc kiêm nhiệm những phần công việc của kế toán chung tùy theo mô hình tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp. Trong ựó bộ phận Dự toán
sẽ tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp xây dựng các dự toán chi phắ cho các kế hoạch hoạt ựộng của doanh nghiệp. Bộ phận phân tắch sẽ so sánh, ựánh giá các kết quả hoạt ựộng thực tế so với dự toán, phân tắch tìm ra nguyên nhân chênh lệch nếu có, ựồng thời ựánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc sử dụng chi phắ. Bộ phận phân tắch chứng minh quyết ựịnh quản trị sẽ thu thập những thông tin phù hợp ựể hỗ trợ, tư vấn các nhà quản trị trong quá trình ra quyết ựịnh.
2.2.4.2. Tổ chức cơ sở vật chất ựể thực hiện công việc KTQT chi phắ
Quá trình xử lý thông tin kế toán quản trị chi phắ cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do ựó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tắnh và các phần mềm xử lý thông tin hoạt ựộng sản xuất kinh doanh tự ựộng hoá là rất cần thiết trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị. Vắ dụ như phần mềm quản trị ERP (Enterprise Resource Planning), ựây là một hệ thống thông tin hoàn chỉnh kết nối toàn bộ hoạt ựộng sản xuất của doanh nghiệp theo mô hình Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, phần mềm giúp cho thông tin giữa các bộ phận ựược thông suốt, sản xuất không bị ngừng hay không kịp tiến ựộ do lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận không kịp thời. ERP giúp hợp nhất thông tin của nhiều bộ phận của một doanh nghiệp trong một hệ thống máy tắnh thống nhất. đứng trên quan ựiểm xem xét một hệ thống, ta có thể coi phần mềm ERP là một ứng dụng gồm nhiều phân hệ ựược sử dụng với mục ựắch tạo ra một HTTT hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý, ựiều khiển hoạt ựộng sản xuất kinh doanh. Thay vì việc sử dụng các cơ sở dữ liệu tách biệt của các bộ phận khác nhau ựể thiết lập các HTTT riêng biệt như thông tin nhân sự, thông tin tài chắnh, kế toán, thông tin về tình hình lưu kho,... mọi người trong doanh nghiệp có thể cùng truy cập tới các nội dung thông tin của công ty theo một quyền truy cập thông tin ựược xác ựịnh bởi người quản trị.
đây là ựiều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tiền ựề áp dụng kế toán quản trị chi phắ và kế toán quản trị chi phắ chỉ có thể áp dụng, tác ựộng tắch cực, hiệu quả với ựiều kiện xử lý thông tin hiện ựại.