3.2.5.1. Tổ chức thu nhận thông tin ban ựầu
Thông tin ban ựầu về chi phắ thực hiện phát sinh trong các doanh nghiệp may ựược thu nhận thông qua các chứng từ phản ánh các hao phắ phát sinh tại doanh nghiệp. Các loại chứng từ này ựều ựược tuân thủ theo chế ựộ chứng từ ban hành theo chế ựộ kế toán tại quyết ựịnh số 15/2006/Qđ-BTC gồm có các chứng từ sau:
(1) Chứng từ phản ánh chi phắ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Phiếu Xuất kho, Hoá ựơn các loại, Bảng phân bổ chi phắ CCDC (trong trường hợp phân bổ nhiều lần), Bảng phân bổ vật liệu - CCDC
(2) Chứng từ phản ánh chi phắ nhân công: Hợp ựồng giao khoán và Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, Bảng phân bổ tiền lương
(3) Chứng từ phản ánh chi phắ TSCđ: Bảng phân bổ khấu hao, Bảng kê chi phắ sửa chữa TSCđ kèm theo các chứng từ liên quan (Biên bản nghiệm thu, Giấy ựề nghị thanh toán...), Bảng phân bổ chi phắ sửa chữa lớn TSCđ.
(4) Chứng từ phản ánh chi phắ dịch vụ mua ngoài: Hoá ựơn các loại, Biên lai thu thuế, phắ, lệ phắ
khoản, Giấy Báo Nợ.
(6) Chứng từ phản ánh kết quả sản xuất: Bảng kê số lượng sản phẩm dở dang, Bảng kê số lượng sản phẩm hoàn thành.
Kết quả khảo sát cho thấy không có doanh nghiệp nào trong mẫu ựược chọn hoàn toàn tự thiết kế mẫu chứng từ cho phù hợp công tác quản trị chi phắ. Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong các doanh ngiệp căn cứ chủ yếu dựa vào hệ thống chứng từ mẫu của do chế ựộ kế toán và các văn bản pháp luật khác ban hành. điều này cho thấy việc vận dụng chứng từ ở các doanh nghiệp vẫn còn mang tắnh máy móc, chưa sáng tạo ựể phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin ở ựơn vị. Với các chứng từ ban ựầu ựược thu thập như trên ta có thể nhận thấy mục ựắch của kế toán chi phắ cũng chỉ có thể cung cấp các thông tin phục vụ yêu cầu của kế toán tài chắnh, chưa ựủ thông tin ban ựầu ựể thiết lập các báo cáo phân tắch chi phắ phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Do kế toán chi phắ chỉ tiếp nhận các chứng từ về chi phắ từ các bộ phận kế toán có liên quan khác nên quá trình tổ chức thu nhận thông tin ban ựầu về chi phắ ựược thực hiện như sau:
Kế toán các phần hành khác Kế toán chi phắ Kế toán trưởng
Kế toán TSCđ Bảng phân bổ khấu hao Kế toán vật tư Bảng phân bổ vật liệu -
CCDC Kế toán tiền
lương
Bảng phân bổ tiền lương
Kế toán khác
Hoá ựơn các loại, Biên lai thu thuế, phắ, lệ phắ Thông kê phân
xưởng Bảng kê số lượng SPDD, hoàn thành - Sổ chi tiết CP - Bảng kê tập hợp CPSX - Thẻ tắnh giá thành
- Báo cáo phân tắch CP - Tổng hợp và phân tắch giá thành - Xác ựịnh phân tắch KQKD
Sơ ựồ 3.9: Quy trình tổ chức thu nhận thông tin ban ựầu tại các DN may 3.2.5.2. Tổ chức hạch toán chi phắ sản xuất thực tế
Chi phắ sản xuất thực tế ựược tập hợp trên các tài khoản chi phắ. Kết quả tổng hợp trên các phiếu ựiều tra cũng như các doanh nghiệp ựược phỏng vấn trực tiếp cho thấy các doanh nghiệp may ựều áp dụng chế ựộ kế toán theo quyết ựịnh số 15/2006/Qđ-BTC. Theo ựó các tài khoản chi phắ ựược theo dõi tách biệt theo các khoản mục chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp, chi phắ sản
xuất chung, chi phắ bán hàng, chi phắ QLDN. Các tài khoản này ựược mở riêng cho từng ựối tượng tập hợp chi phắ thể hiện trên Sổ chi tiết chi phắ sản xuất. điều này cho thấy việc tập hợp chi phắ thực tế ở các doanh nghiệp may ựược thực hiện khá rõ ràng theo các khoản mục.
Theo kết quả ựiều tra, 100% các doanh nghiệp ựược ựiều tra có ựối tượng tập hợp chi phắ sản xuất là các ựơn ựặt hàng hoặc theo phân xưởng sản xuất (vắ dụ: phân xưởng may1, phân xưởng may 2Ầ). điều này cũng phù hợp với hai phương thức tổ chức sản xuất phổ biến trong doanh nghiệp may là sản xuất theo ựơn ựặt hàng hoặc tự sản xuất, tiêu thụ. Không có doanh nghiệp nào tập hợp chi phắ theo các hoạt ựộng tạo ra sản phẩm.
đối với các ựơn ựặt hàng: ựược các doanh nghiệp áp dụng ựối với các ựơn hàng gia công CMT và các ựơn hàng FOB. Các ựơn hàng sẽ ựược giao cho một hoặc nhiều phân xưởng sản xuất và thực hiện từ công ựoạn ựầu tiên (cắt) cho ựến công ựoạn cuối cùng (ựóng gói). Chi phắ sẽ ựược tập hợp theo các ựơn ựặt hàng trên các tài khoản chi phắ ựược mở chi tiết cho các ựơn ựặt hàng. Cuối tháng không có ựánh giá sản phẩm dở dang. Chi phắ cho sản phẩm dở ựược hạch toán lũy kế trên tài khoản Chi phắ SXKD dở dang.
đối với sản xuất hàng loạt: được áp dụng ở các doanh nghiệp lớn có tổ chức sản xuất theo hình thức ODM tức là doanh nghiệp tự thiết kế, sản xuất và tiêu thụ (như nhãn hàng thời trang cao cấp Viettien, Mahattan của Tổng Công ty Việt Tiến; nhãn hàng thời trang cao cấp Novelty, Mattana của Tổng Công ty may Nhà Bè,...) Mỗi phân xưởng sản xuất gồm một hoặc hai dây chuyền sản xuất. Mỗi nhãn hàng ựược tổ chức sản xuất trên một dây chuyền sản xuất. Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tập hợp chi phắ theo quá trình sản xuất, ựối tượng tập hợp chi phắ là phân xưởng, ựối tượng tắnh giá thành là các lô sản phẩm của phân xưởng ựó. Theo ựó, chi phắ ựược tập hợp theo từng khoản mục trên các tài khoản chi phắ phát sinh tại từng phân xưởng sản xuất. Cuối tháng tiến hành ựánh giá sản phẩm dở dang. Với lý do sản phẩm may có tỷ trọng chi phắ nguyên vật liệu cao (70-80%) nên hầu hết các doanh nghiệp ựược hỏi ựều lựa chọn phương pháp ựánh giá sản phẩm dở dang theo phương pháp chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp.
Các chi phắ trực tiếp (chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp) ựược tập hợp chi tiết cho từng ựối tượng tập hợp chi phắ là các ựơn hàng, lô sản xuất trên các Sổ chi tiết chi phắ sản xuất. Tuy nhiên, trong một số trường hợp như các loại phụ liệu (thẻ bài, cúc, chỉẦ) phải tiến hành phân bổ chi phắ cho từng ựối tượng trước khi vào sổ chi tiết.
Chi phắ sản xuất chung ựược tập hợp theo từng phân xưởng trên Sổ chi tiết chi phắ sau ựó ựến cuối kỳ sẽ phân bổ cho từng ựối tượng chịu chi phắ theo tiêu thức phù hợp. Nhìn chung, sản xuất chi phắ chung ở các doanh nghiệp may thường ựược tập hợp theo từng phân xưởng theo ựịnh kỳ hàng tháng, sau ựó tổng chi phắ sản xuất chung tập hợp ựược sẽ tiến hành phân bổ cho các ựơn hàng, sản phẩm trong phân xưởng ựó. Tiêu thức phổ biến ựể phân bổ chi phắ sản xuất chung cho các ựối tượng chịu chi phắ ựược các doanh nghiệp may hiện nay lựa chọn là chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp (31%), chi phắ nhân công trực tiếp (55%). Một số doanh nghiệp có quy mô vừa như Công ty CP Dệt may Hoàng Thị Loan, Công ty CP May Hưng Yên, Công ty CP May Hòa Bình,Ầviệc phân bổ chi phắ chung chỉ mang tắnh tương ựối dựa theo tỷ lệ cơ cấu của giá thành ựịnh mức. Trên thực tế, việc theo dõi tách biệt chi phắ sản xuất chung cố ựịnh và chi phắ sản xuất chung biến ựổi hầu như không ựược thực hiện.
Bảng 3.6 minh họa Bảng phân bổ chi phắ sản xuất chung cho ựơn hàng số 15. đơn hàng ựược hoàn thành tháng 8/2012.
Bảng 3.6 Bảng phân bổ chi phắ sản xuất chung
đơn ựặt hàng số 15
Chi phắ phân bổ cho các ựối tượng (ựồng)
TT Chi phắ SXC Mức phân bổ QD&G27 QCK69 ẦẦ 1 NVL gián tiếp 0,052 55.574.500 13.117.130 2 Sửa chữa 0,021 24.700.162 5.829.800 3 CP nhân viên PX 0,0432 73.236.400 17.285.558 4 CP khấu hao 0,162 164.142.000 38.741.600 5 Chi phắ khác 0,096 108.450.000 25.597.000 Tông 426.103.062 100.571.088
Thông tin về chi phắ sản xuất ựược cung cấp hàng tháng theo các yếu tố chi phắ như chi phắ nguyên vật liệu, chi phắ nhân công,Ầ qua các Báo cáo theo yếu tố chi phắ và phạm vi báo cáo là theo từng phân xưởng sản xuất. Cơ sở ựể lập các Báo cáo này là Sổ chi tiết chi phắ sản xuất.
Do mỗi ựơn hàng, mỗi lô sản phẩm may có những tiêu chuẩn riêng về thiết kế, màu sắc, chất liệu vật liệu nên nguyên liệu ựầu vào luôn luôn là nguyên vật liệu mà không phải là bán thành phẩm. Vì vậy, các doanh nghiệp không tiến hành tắnh giá thành cho bán thành phẩm. đối tượng tắnh giá thành ựược các doanh nghiệp xác ựịnh là các sản phẩm hoàn thành. Phương pháp tắnh giá thành ựược các doanh nghiệp sử dụng là phương pháp tổng hợp chi phắ.
đối với các ựơn ựặt hàng theo phương thức CMT hoặc OEM/FOB:
Tổng chi phắ sản xuất cho ựơn hàng Giá thành ựơn vị =
Số lượng sản phẩm của ựơn hàng
(3.1) đối với các lô sản phẩm ựược sản xuất theo quá trình: Căn cứ vào tổng chi phắ sản xuất phát sinh thực tế trong tháng và giá thành ựịnh mức của từng loại sản phẩm, kế toán tiến hành xác ựịnh giá thành thực tế của sản phẩm theo trình tự sau:
Tổng giá thành thực tế của tất cả các lô SP hoàn thành = Giá trị SPDD ựầu kỳ + Tổng CPSX phát sinh trong kỳ - Giá trị SPDD cuối kỳ (3.2)
Tổng giá thành thực tế của tất cả các lô SP hoàn thành
Giá thành thực tế
từng lô SP = Tổng GT ựịnh mức của tất cả các lô SP hoàn thành ừ GT ựịnh mức từng lô SP (3.3.) Trong ựó: GT ựịnh mức lô từng SP = GT ựịnh mức của sản phẩm ừ Số lượng sản phẩm hoàn thành từng lô (3.4)
Mỗi loại sản phẩm ựược lập một thẻ tắnh giá thành, sau ựó giá thành của tất cả các loại sản phẩm hoàn thành trong tháng ựược báo cáo trên một bảng tổng hợp.
3.2.5.3. Tổ chức hạch toán chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp may, chi phắ bán hàng và chi phắ doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng chi phắ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (khoảng 6-8% tổng chi phắ sản xuất kinh doanh) do doanh nghiệp chủ yếu là sản xuất gia công cho các ựơn hàng nước ngoài theo các hợp ựồng FOB. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp có sản xuất hàng tiêu thụ nội ựịa như Tổng Công ty May 10, Tổng Công ty May Việt Tiến, Tổng Công ty May Nhà Bè cần phải tổ chức hệ thống các cửa hàng bán lẻ nội ựịa trong khi giá thuê mặt bằng hiện tại là rất cao thì tỷ trọng chi phắ ngoài sản xuất gồm chi phắ bán hàng, chi phắ QLDN sẽ cao (ựối với các doanh nghiệp này, tỷ trọng là 12% tổng chi phắ sản xuất kinh doanh)
Chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp ựược theo dõi chi tiết trên các Sổ chi tiết chi phắ trên toàn doanh nghiệp. Sổ chi tiết chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp ựược mở theo mẫu S36-DN với các cột chi tiết cho từng yếu tố chi phắ hoặc mở chi tiết theo các tài khoản ựối ứng có thể ựối chiếu với số liệu có liên quan của các phần hành kế toán khác. Chi phắ ựược tập hợp chung trên TK 641 và TK 642 toàn doanh nghiệp và sẽ ựược kết chuyển về TK 911 ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh. Báo cáo chi phắ ựược cung cấp hàng tháng ở các doanh nghiệp may ựược khảo sát là các Báo cáo theo yếu tố chi phắ và phạm vi báo cáo là toàn doanh nghiệp. Cơ sở ựể lập các Báo cáo này là Sổ chi tiết chi phắ.